El eterno proyecto

¡ Aleluya ! Se ha completado por fin el proyecto de data warehouse y ha sido presentado a una comunidad de usuarios deseosa y expectante . Pero no hay que celebrarlo aún . Siguen pendientes algunos desafíos, que, según algunos, podrían ser incluso los más difíciles . Aunque es cierto que hay motivo para una celebración, también es el momento de analizar de manera realista las responsabilidades a largo plazo más importantes que se asumieron y que ahora se presentan con urgencia .

También es cierto que, como dice el Data Warehousing Institute, si surge un problema después de la implementación " suele atribuirse a un error cometido hace mucho tiempo . Por ejemplo, porque no se demandó una participación suficiente de los usuarios . O porque no se obtuvo el apoyo de un patrocinador de alto nivel . Y así sucesivamente . No obstante, muchos de los problemas y desafíos que surgen son inevitables o, paradójicamente, la consecuencia de un trabajo bien hecho .

A continuación se presentan algunos consejos de directores y consultores de Tecnología de la Información sobre cómo abordar el hecho sorprendente -e inevitable- de que un data warehouse nunca está terminado .

Desafío número 1: la empresa cambia

Toda empresa cambiará; lo que significa, naturalmente, que el data warehouse de esa empresa deberá cambiar con ella . Después de todo, la verdadera finalidad de un data warehouse es ofrecer un puente entre las urgentes necesidades de información de una compañía y los contingentes de datos que están disponibles de manera rápida e inmediata . Y ambas cosas cambian todos los días . Las primeras señales de aviso suelen consistir en una acumulación cada vez mayor de peticiones de modificación pendientes . La solución está en implementar procesos para atender a estas peticiones . En la organización de Sistemas de Información las personas tienden a estar impulsadas y condicionadas por la tecnología y por los datos, mientras que la mayor parte del mantenimiento de un data warehouse viable está determinado y dirigido por procesos . La cuestión a resolver después de la implementación es atender a la demanda de modificaciones continuas y necesarias .

Y conviene estar preparado también para los desafíos que surgirán como consecuencia del éxito . Si comienza uno a verse inundado por demandas adicionales, podría ser precisamente porque se ha realizado el trabajo extraordinariamente bien . La mejor forma de hacer frente a esto es imaginar lo que va a suceder y planificar en consecuencia .

Desafío número 2: la tecnología cambia

Los avances en tecnología que permiten una mayor productividad, eficiencia y ahorro de costos podrían forzar cambios necesarios . Las empresas viven en un momento de rediseño constante . Aunque se pueda anticipar de alguna manera que este rediseño tendrá eventualmente lugar, en realidad no se sabe cuál va a ser su verdadera amplitud . Hay nuevas tecnologías y nuevas herramientas que han adquirido ya madurez y que no estaban siquiera disponibles hace un año . Es necesario revisar la forma en que se están haciendo las cosas .

Desafío número 3: mantener interesados a los empleados de SI

La necesidad de un mantenimiento permanente da lugar a un desafío importante: mantener a las personas de la organización de Sistemas de Información interesadas en el proyecto . Cuando se emprende inicialmente el desarrollo, todo el mundo se siente naturalmente entusiasmado con las nuevas herramientas y tecnologías con las que están trabajando . Pero eso cambia una vez que se entra en la modalidad de mantenimiento . Aunque los mejores y los más brillantes desean crear el data warehouse, eso no significa necesariamente que quieran ocuparse de su mantenimiento .

Una de las posibles soluciones a este problema pasa por reasignar funciones continuamente y llevar a cabo una formación cruzada entre empleados de diferentes funciones dentro del departamento de Sistemas de Información . Hay que plantear desafíos constantemente a la gente para que aprendan cosas nuevas .

Desafío número 4: los usuarios se quejan de su complejidad

Todos los responsables de Sistemas de Información saben perfectamente que los usuarios mantienen una perspectiva diferente sobre lo que es fácil de utilizar . No es extraño invertir muchos millones de pesetas y muchos años de trabajo para desarrollar una aplicación que los usuarios no quieren " ni tocar " una vez completado el trabajo .

En el caso de los data warehouses, se ha comprobado que esta animadversión de los usuarios se debe generalmente a una combinación de insuficiente formación práctica a causa de la presión por implementar el data warehouse en el plazo previsto, a la ausencia de los informes mensuales en papel a los que estaban acostumbrados y de los que dependían tradicionalmente, y al hecho de no estar familiarizados con el concepto de un interface determinado ni con la creación de consultas de datos eficientes .

Es importante que las personas en el área de Sistemas de Información no sobreestimen la facilidad de uso de una herramienta de software desde una perspectiva de usuario, aunque esto es más fácil de decir que de hacer, ya que quienes trabajan en tecnología utilizan esas herramientas a diario y pierden la noción de lo extrañas que podrían ser para las personas no iniciadas . Existe una tendencia a obligar al usuario a utilizar las herramientas más productivas, interesantes y potentes que puede ofrecer el mercado . Por el contrario, lo más conveniente podría ser suministrarles una versión de los datos con los que están familiarizados . Para las personas en el área de Sistemas, esto podría ser un inconveniente, ya que significa un paso atrás . También significa que si los usuarios están acostumbrados a leer informes mensuales en papel, deberá seguirse suministrándoselos, de manera que dispongan de una " ruta de migración " fácil y dirigida a la nueva forma automatizada -y enormemente más eficiente- de acceder a los datos clave . En otras palabras, si no se les da un puente que les permita ir desde donde están hasta donde se quiere que lleguen, posiblemente nunca cruzarán a ese nuevo mundo .

La idea no es dar a cada uno una herramienta para que busque en los montones de datos de clientes que se están reuniendo, sino suministrar información relevante de manera mucho más económica y eficiente .

Desafío número 5: datos alterados o no sincronizados

Se trataría del peor escenario de todos: los usuarios están acudiendo en tropel al data warehouse, pero las respuestas que reciben a sus consultas carecen de utilidad y sentido para ellos . Así, pierden la confianza, se muestran recelosos, y el data warehouse termina por morir . Cuando surge una cuestión de credibilidad, el problema es muy grave .

Aunque podría suceder que los datos fueran correctos, el problema podría estar en definiciones inadecuadas de los datos o en una renovación mal sincronizada de los datos del almacén procedentes de sistemas diversos .

Esto podría convertirse en una pesadilla política si el almacén estuviera poblado con datos procedentes de sistemas departamentales . Si los patrocinadores comerciales del proyecto no se encuentran al nivel organizacional adecuado, y no hay instalado un proceso para la renovación de datos a nivel de empresa, habrá que enfrentarse a problemas políticos y no técnicos como pudiera parecer en un principio .

Se trata de un problema grave . ¿ Qué hacer si hay datos potencialmente corruptos en un data warehouse terminado ? La única solución está en realizar una auditoría detallada, exhaustiva y penosa .

Habrá que volver al sistema de origen, y no sólo examinar los datos originales sino también analizar de qué forma están s