La gestión del gasto del empleado: un viejo problema que necesita nuevas soluciones

Los departamentos contables y financieros de las medianas empresas están bajo presión para incrementar la eficiencia, controlar los costes y anticiparlos en un entorno económico impredecible. No obstante, cuando se trata de gestionar gasto del empleado, la presión se apoya en herramientas básicas como Excel, siguiendo un procesamiento manual de facturas y tickets. Esta manera de gestionar los gastos personales de un trabajador consume mucho tiempo y recursos organizativos en un proceso que no aporta control ni visibilidad sobre el dispendio, y que da lugar en muchos casos a un sinfín de imprecisiones y errores.

Actuando como moderador, Alberto Bellé, principal analyst de IDG Research, señaló que la gestión de los gastos del empleado constituye un viejo problema que necesita nuevas soluciones. “Hemos atravesado por situaciones nuevas que no conocíamos como la pandemia, y el propósito de esta reunión no es otro que aprender unos de otros". Introduciendo los elementos del debate, Fernando Maldonado, principal analyst de IDG Research, hizo alusión al proceso de investigación que está llevando a cabo en torno al momento en que se encuentra la gestión del gasto del empleado en la empresa digitalizada. “Desde un punto de vista económico, la situación de la pandemia pasará o no, pero sí hemos de reconocer que nos encontramos en una situación impredecible y en un proceso inflacionista que incrementa unos costes que son difíciles de repercutir en el cliente. De manera que tenemos que ser más eficientes”.

Para Maldonado, esta situación está provocando en los departamentos financieros que haya una demanda de más información por parte del negocio para ver cómo van evolucionando esos costes y saber en qué situación se encuentran.

A la pregunta acerca de los principales retos que plantea a la parte financiera el proceso de los gastos de los empleados –investigación llevada a cabo por IDG Research–, Maldonado señaló que el 50% de las empresas consultadas responde que el primer desafío coyuntural se concentra principalmente en la necesidad de estar controlando constantemente previsiones sobre cuáles van a ir los costes, en un proceso que ha de ser actualizado de manera permanente. Las consecuencias derivadas de este farragoso recorrido, según datos recogidos por el analista, es que "aproximadamente un tercio de los departamentos financieros de las organizaciones consultadas reconoce que su nivel de digitalización es muy bajo”. 

"Un tercio de los departamentos financieros de las organizaciones consultadas reconoce que su nivel de digitalización es muy bajo"

“Si pasamos a controlar con mayor minuciosidad la gestión del gasto del empleado –continuó Maldonado– vemos cómo se dispara la ausencia de digitalización que hace que mucha de la gestión se lleve a cabo de forma manual, dando lugar a que afloren toda una serie de retos. Desde IDG Research hemos identificado tres: el primero tiene que ver con el retardo entre el momento en que se produce el gasto hasta que éste se registra y la empresa lo reconoce, lo cual impide realizar una gestión proactiva y obtener esa información actualizada que nos está pidiendo el negocio”.

El segundo aspecto tiene que ver con la fiabilidad de la información, según el analista, porque cuando manejamos papel suelen cometerse más errores en el momento en el que pasamos el dato manualmente de aquí a allí. “Yo diría que el entorno queda inmerso en un proceso un tanto caótico”. La tercera problemática asociada a la gestión del gasto del empleado es la idea del coste entendido en dos sentidos: en términos de dedicación a la hora de estar siguiendo a ese empleado para que traiga los comprobantes de esos gastos, mientras que la falta de digitalización se suple con dedicación y horas, persiguiendo al empleado por parte del departamento financiero en una situación que se convierte en ingrata y que mina también la relación interpersonal.

“Claramente, la solución pasa por conseguir alcanzar esa digitalización y una mayor automatización. Aquí también nos encontramos muchas veces con la paradoja que el enemigo a batir es el Excel. Esta aplicación, que hasta ahora nos ha sido más o menos útil, resulta muy difícil de desterrar dado que no aporta la operatividad y eficiencia a la hora de hacer una gestión mucho más proactiva y dinámica de los gastos del empleado”, añadió.

Experiencias

Haciendo mención a problemáticas que cambian la vida de las empresas como el caso de la pandemia, Alberto Solá, CIO de Witte y Solá, explicó que el departamento financiero de su compañía ha tenido que pasar de realizar presupuestos anuales a trimestrales “porque no teníamos el objetivo tan claro con respecto a la situación con la que nos habríamos de enfrentar, mientras que realizándolo de trimestre en trimestre hemos comprobado que resulta más fácil prever los acontecimientos. Con respecto al manejo de Excel he de señalar que siempre hay un listado que el sistema no proporciona porque las variables van cambiando de manera constante”. Centrándose en cómo realiza Witte y Solá la gestión del gasto de los empleados, Alberto Solá indicó que llevan a cabo procesos internos a través de un BPM, que se asegura de que cuando un proceso empieza éste ha de acabar. 

Desde la perspectiva de Francisco Baza, director de sistemas de información de Semillas Fitó, el departamento financiero de su compañía ha de hacer frente a la farragosa tarea de recopilar periódicamente una colección de tickets de los gastos realizados por los empleados, a las que acompaña el correspondiente informe en Excel, y rematado por la presencia en papel de los comprobantes grapados detrás del informe. “El proceso que llevamos a cabo es muy manual y ha de ser revisado, cuando se producen irregularidades se gestionan manualmente, y cuando el departamento de RR. HH. da el visto bueno pasa a contabilidad y se registra el gasto. Nuestro departamento comercial está creciendo, estamos incrementando el número de comerciales, y llega un momento en que la situación se hace ingobernable; de manera que tenemos que buscar herramientas que nos ayuden a optimizar el proceso de gestión del gasto de los empleados”. Apelando a la necesidad de inmediatez en el registro y la gestión del dato, Baza apunta a la necesidad de cambiar el modo en el cual se gestionan los gastos de los empleados, especialmente para descargar al departamento financiero de una tarea farragosa y de escaso valor para la organización. 

Joan García, CIO de Brownie, afirmó haber pasado también por el uso de Excel en la gestión de los gastos de los trabajadores. “En la actualidad, estamos utilizando un software de gestión de gastos, pero nos enfrentamos a una falta de inmediatez a la hora de registrar dichos gastos. El hecho de llevar todos los tickets para realizar la liquidación requiere de una serie de pasos. Ello supone un proceso engorroso, de manera que estaría muy bien que, en el momento de hacer el gasto, lo pudiese imputar contra el pago de Visa para ir controlándolo al momento, y no de manera acumulativa. Otro problema que tenemos en la gestión del gasto que no resuelven los aplicativos es la distribución de los centros de costes sean por empresa”. García explicó que ello representa un problema porque los centros de costes pueden variar por departamento por lo que, en muchas ocasiones, estos costes resultan difíciles de clasificar dado que no se integran con el ERP, con lo cual acaban con listados interminables que están poco detallados.

Otra casuística es la que planteó Marta Masdeu, controller de Pue, cuando explicó el procedimiento que sigue su compañía. “El empleado escanea el ticket que ha generado durante ese viaje o visita y lo reporta vía email en un Excel, remitiendo directamente al departamento financiero por correo electrónico el comprobante de un gasto que ha sido generado bien por la Visa de la empresa o bien por remesa. “A día de hoy necesitamos un software que nos ayude a controlar acotando esos tiempos. Siempre que pago por remesa dispongo de esa inmediatez en pasar el dato; pero cuando se trata de un gasto generado por la Visa de empresa el proceso se alarga un poco más en el tiempo y hay que intentar poder gestionarlo, digitalizarlo y olvidarnos del papel ya que los tickets se borran con el paso del tiempo. Por su parte, Ferran Masot, controller de Pue, corroboró las palabras de Masdeu apelando a la necesidad de un sistema de gestión que visibilice y automatice el proceso, y permita prescindir de herramientas que se quedan a medias como Excel.

Los participantes del debate coincidieron en la necesidad de contar con un sistema de gestión que visibilice y automatice el proceso de gestión de gastos de los empleados y que permita prescindir de herramientas como Excel

Una compañía como la que representa Maren Mönter, senior direction administration de Multivac Production Spain, no se había visto empujada a realizar una gestión de los gastos de los empleados hasta hace poco tiempo. “No obstante, desde octubre del año pasado, la actividad de los representantes de la compañía del departamento de producción se ha incrementado. “Los comerciales han comenzado a viajar intensamente y a generar un gran volumen de documentación. Al igual que prácticamente todas las empresas, empezamos a utilizar Excel porque la herramienta de gestión que nos proponían era costosa. En el departamento de ventas empezamos a trabajar con dietas en el servicio técnico, en un proceso en el cual los comerciales pasan los tickets a una administrativa. “Reconocemos que este procedimiento no es el más adecuado por los errores que se pueden cometer al hacerlo manualmente y porque, en muchas ocasiones, la información procesada no era la necesaria. Otro punto de interés para nosotros en la gestión del gasto del empleado se centra en cómo manejar los presupuestos para el trabajador móvil, y en el establecimiento de una política de gastos".

En el otro extremo de la balanza, Mariana Afanador, chief of staff de Grit Ventures, hizo mención de su experiencia con un sistema específicamente desarrollado para controlar y añadir automatización a un sistema como Pleo. “Pleo nos ha solucionado en una gran cantidad y variedad de aspectos relativos al control de los gastos. Para nosotros, lo importante no es tanto la herramienta como saber hacer un uso correcto de la misma, conociéndola a fondo”. Para ello, la directiva señaló que ofrecen formación en Pleo a los nuevos administrativos que contrata Grit Ventures. “Hemos integrado Pleo con nuestro sistema administrativo-contable y hemos conseguido una integración de forma inmediata. Pleo es utilizado por los empleados de manera cotidiana quienes van consumiendo, fotografiando los tickets de gastos y subiéndolos al sistema. De manera que Pleo nos ha resuelto satisfactoriamente la problemática de los tickets. Otro de los beneficios del uso de Pleo es que ahora todos los gastos que se gestionan a través de Pleo son separables por centros de costo, y eso nos permite categorizar de forma muy sencilla de dónde vienen para asignarlos al lugar al que corresponda”.

Con una plantilla de 1.000 empleados en movimiento, Pedro López, director de recursos humanos de Aspy Prevención, utiliza una aplicación con la que, según aseguró, no se siente del todo contento. “Desde la perspectiva del trabajador que consume, lo interesante es que reciba el dinero rápidamente y de una manera fiable. Para ello, empleamos el sistema de foto a través del móvil y envío, a continuación lo contabilizamos en el momento establecido y lo llevamos a la nube y ya nos hemos quitado de encima el problema de la gestión de los tickets”.  De este modo, Aspy ha eliminado el almacén de armarios que utilizaba para archivar los miles de tickets que grapaba a los expedientes de gastos. “Es cierto que el sistema que empleamos no es automático, pero beneficia al empleado móvil a la hora de no tener que guardar absolutamente todos los comprobantes de manera física”.

Para Jaume Girbau, director financiero de Apli Paper, la complicación en la gestión de los gastos del personal móvil viene dada por la gran variedad y cantidad de productos de su porfolio. “Manejamos mucho producto pequeño y la complicación en nuestra empresa viene dada por el gran volumen de productos y facturas, de las que emitimos del orden de 75.000 al año”. Para gestionar los gastos del personal, Girbau señaló que emplean una aplicación para remitir el gasto a través de una fotografía de móvil, que permite la modificación del importe asignando de manera manual el gasto que ha de ser cargado, y que luego se valida la empresa. “En el momento actual, estamos en un proceso de automatización de las facturas de viajes por agencia, pudiendo establecer las mismas limitaciones que aplicamos en los desplazamientos de viajes. No obstante, echamos de menos el match con la tarjeta de crédito. Por necesidades fiscales hemos de hacer la foto, pero en un momento en que casi todo el mundo paga con Visa, el simple hecho de pasar la tarjeta habría de ser suficiente sin tener que adjuntar la prueba gráfica”.

Visibilidad completa de los gastos minimizando las tareas manuales

Álvaro Dexeus, responsable de Pleo para el Sur de Europa, destacó la intensa actividad que realiza Pleo en el apartado de desarrollo para ofrecer una solución que facilite la vida de las organizaciones en el manejo y digitalización de los gastos de sus empleados, haciéndolo de un modo que otorgue al usuario control, visibilidad y eficiencia en el proceso. Pleo en una firma de software cuya subsidiaria española se estableció en el periodo de pandemia, pero que experimentó un fuerte crecimiento en 2022. Fue la región que más creció y no ha sido un proceso casual: en España, solamente 3 de cada 10 empresas se han digitalizado a nivel de control y gestión de gastos, mientras que, en otros países como Reino Unido, la proporción es de 7 frente a 10, y en EE. UU. es de 9 de cada 10, de manera que la mayoría de organizaciones británicas y norteamericanas ha resuelto digitalmente la gestión de los gastos de sus plantillas. Esta tendencia va a llegar a España próximamente”, aseguró Dexeus. 

Dexeus explicó que, en España, Pleo ha realizado una intensa labor de concienciación en el mercado acerca de cómo resolver problemáticas que, a todas luces, son comunes a la práctica totalidad del colectivo empresarial con casuísticas que se repiten. Asimismo, Dexeus aludió a Excel. “Esta aplicación es nuestro competidor, y las empresas lo utilizan adaptando como pueden a su forma de operar”.

En cuanto a la fuerte expansión de Pleo durante el pasado año, Dexeus señaló que Pleo puede operar como un banco a nivel de tarjetas, al poseer la certificación PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard). Junto con ello, Dexeus se refirió a otra funcionalidad de Pleo: “Es capaz de recuperar el 80% de los tickets que no han presentado factura”.

Por su parte, Juan Carlos Martínez, account executive de Pleo, destacó el factor humano que interviene en el proceso de gestión de los gastos de los empleados. “En todas las casuísticas que hemos visto hoy siempre hay una persona que tiene que estar revisando todos estos gastos. Pleo, desde el inicio, trata de que tanto por la parte del empleado como por la de la empresa se produzca un equilibrio entre administración, finanzas y contabilidad”. Martínez añadió que Pleo es un sistema de uso muy intuitivo, pero es un sistema nuevo, en definitiva, lo cual requiere formación, soporte y una comunicación constante por parte de Pleo con el propósito de ahorrar tiempo y costes.

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