La labor de IT en la modernización de los Recursos Humanos

Tradicionalmente los grandes bloques de la gestión de los RRHH han sido selección/contratación y nómina, acompañados de otras aplicaciones satélite, como pueden ser prevención de riesgos o evaluación del desempeño. Habitualmente, los departamentos de Recursos Humanos cuentan con aplicaciones propias con pocos enlaces con la gestión de la empresa, si exceptuamos los apuntes contables de la nómina. Para IT, existe un gran nicho de mejora si somos capaces de enlazar las actividades de las personas con las operaciones que se desarrollan en la empresa. Intentemos analizar las necesidades que se plantean en RRHH, cómo nuevas aplicaciones hacen posible integrar RRHH y operaciones y cómo podemos hacer participar a entidades diferentes al departamento de RRHH  en el sistema, generando una descarga administrativa y abaratando los costes de la empresa.

¿Qué necesidades tiene el departamento de RRHH?

Mejorar el cierre. La información que llega al cierre de nómina no suele ser fluida. Para hacer un cierre se necesita información de las incidencias laborales, vacaciones, formación, viajes, horas extraordinarias, a compensar, pluses… información que a veces cuesta clasificar. Debemos implementar aplicaciones que alimenten esa información diariamente, que se capture en los departamentos y áreas y que llegue automáticamente a RRHH para su validación (también automática) para el  cálculo del salario. Las ventajas son obvias.

Asegurarse de que se siguen las reglas. Habitualmente RRHH no dirige la actividad de un trabajador, aspecto que  crea problemas. Un jefe de área puede cambiar un turno a un empleado sin el conocimiento del departamento de RRHH, ocasionando un conflicto. RRHH necesita programas de introducción de límites, convenios o políticas de vacaciones y el área necesita programas de planificación de turnos y tareas, gestión de la actividad diaria y cuadros de mando; todo ello integrado para evitar los conflictos. Cada uno con su zona de actuación independiente.

RRHH necesita reducir muchos procesos repetitivos o excesivamente manuales. Por ejemplo, en muchos casos proporcionarles una página web de solicitud de vacaciones solo ocasiona que les demos más trabajo. Por contra,  debemos proporcionarles una aplicación que permita definir unas reglas y periodos de vacaciones y que sea el trabajador quien entable una conversación digital con una App de solicitud y de autorización de vacaciones siguiendo las reglas definidas. El automatismo de solicitud de documentación al trabajador es otro buen ejemplo de un proceso que hace ganar calidad y eficacia al departamento y a la empresa.

¿Qué necesidades tiene la empresa?

Las empresas necesitan sistemas equitativos de análisis de rendimiento de personas y áreas basados en KPI para toda la plantilla, no solo ejecutivos o vendedores. Debemos implementar aplicaciones para evaluación del desempeño deben ser válidas para personas y departamentos y deben permitir la interacción de otros agentes como puede ser un cliente o una encuesta.

Además, una evaluación del desempeño suele ser muy subjetiva por lo que ha de complementarse con los objetivos “reales” alcanzados por personas o departamentos y basarlos en buenas medidas que pueden ser estacionales. Por ejemplo, un agente de seguros puede vender mas pólizas de lunes a jueves, o en verano, o  dependiendo de un tramo horario. Nuestras aplicaciones de actividad diaria deben contemplar la variabilidad de estos objetivos y alimentar esta información.

La empresa también necesita que nuestras aplicaciones de RRHH proporcionen automáticamente y al momento información financiera, a pasado y a futuro, de los movimientos de personas, previsiones, regulaciones de empleo, absentismo y ausentismo, pagos de variable, cierre de plantas o finalización de contratos y para el caso de futuro con escenarios de simulación.

La empresa necesita que sus trabajadores sean móviles, por lo que nuestro trabajo es darles aplicaciones móviles.

¿Qué necesidades tiene el trabajador?

El trabajador necesita la información al momento y en su móvil. Además, puede ayudar a RRHH proporcionando información on line necesaria para el departamento. El clásico portal de atención al trabajador desde ordenador debe ser sustituido por aplicaciones móviles para Smartphone al servicio del trabajador.

Los trabajadores nos piden aplicaciones que permitan gestionar sus vacaciones, notificarnos incidencias previstas para su autorización o notificarnos incidencias reales ante un suceso, un registro diario de su actividad (previsto en breve por ley) o notificar una incidencia en el servicio.

Nos piden aplicaciones que faciliten su actividad diaria, ubicación, tareas, cambios en el horario o material, Epi’s que van a necesitar e incluso saber de antemano con qué compañeros van a trabajar.

A su vez, recibir información de un trabajador supone una gran descarga administrativa y le permite a la empresa poner en marcha políticas de conciliación a un coste muy reducido, como son las aplicaciones de cambio de turno entre trabajadores, los fichajes por móvil, o la incorporación de datos o documentos (CV, hospitalización, títulos…) al departamento de RRHH vía App.

¿Dónde estamos?    

Mejorar el área de RRHH tiene mucho recorrido para IT. En general, en los últimos años y en especial con la llegada del CRM, se ha hecho una gran evolución tecnológica en clientes, no siendo así en RRHH. Con pequeños cálculos es relativamente fácil presentarse en Dirección General y Dirección de RRHH aportando soluciones para esas oportunidades de mejora que hacen ganar calidad, eficacia y prestigio para la empresa, así como satisfacción y atracción de talento de cara a las personas.

El autor de este artículo es José Antonio Sisí, director de Desarrollo en Coprava