La tecnología de colaboración evoluciona en el futuro postcovid

Aunque muchas organizaciones ya estaban en el proceso de planificación o implementación de estrategias de transformación digital cuando llegó la crisis de la COVID-19, la pandemia las empujó aún más a acelerar sus esfuerzos. A medida que el teletrabajo se convirtió en la nueva normalidad, y no en la excepción, las empresas se apresuraron a implementar herramientas de colaboración para que los empleados pudieran estar más conectados y seguir siendo productivos desde diferentes ubicaciones.

Ahora, con el regreso a la oficina y el trabajo híbrido, las firmas deben considerar cómo será la colaboración en el mundo pospandémico. En los nuevos lugares de trabajo se está tratando de encontrar el equilibrio adecuado entre la flexibilidad y la garantía de que la tecnología también satisfaga las necesidades de los trabajadores en la oficina, expresa Megha Kumar, vicepresidente de investigación, software, nube y servicios de IDC. “Entonces, cuando se trata de herramientas de colaboración, se están dando cuenta de que necesitan implementar políticas en términos de cómo los empleados se relacionarán entre sí de manera efectiva”.

Las empresas deben asegurarse de que, independientemente de dónde esté su fuerza laboral o qué dispositivos se utilicen, haya un acceso correcto a la información en el momento adecuado, según el experto. Y los proveedores de herramientas están tratando de expandir y mejorar las capacidades de sus productos para satisfacer la demanda. “Deben asegurarse de que los empleados de sus clientes puedan tener las mismas experiencias usando sus herramientas de colaboración en cualquier dispositivo”.

Trabajo híbrido más colaboración es igual a tensión

Existe una tensión en torno a la colaboración cuando se trata del trabajo híbrido, dice Adam Preset, vicepresidente analista de tecnologías de experiencia del empleado de Gartner. Lo que las organizaciones han aprendido es que la tecnología que funciona cuando las personas están totalmente en remoto debe modificarse o cambiarse cuando hay entornos híbridos.

Las reuniones híbridas son un gran ejemplo. Las plataformas de videoconferencia como Zoom, WebEx y Microsoft Teams funcionan bien si todos son remotos y todos aparecen en el mismo tamaño de rectángulo en la pantalla; esto iguala las condiciones de los trabajadores. Las empresas han desarrollado las mejores prácticas y la etiqueta para garantizar que todos puedan participar, como alentar a las personas a tener nuevas ideas a través de los chats, expresa Preset.

“Pero una vez que esa reunión totalmente remota se convierte en una híbrida, las organizaciones vuelven a la dinámica anterior a la pandemia, excepto que ahora solo unos pocos trabajadores están en la sala de reuniones, mientras que otros muchos están en remoto. El anfitrión que podría estar dirigiendo la reunión en la oficina necesita tecnología que le permita ver a todos los que están en remoto lo más cerca posible del tamaño real”. También debe poder ver el contenido y las personas que participan, escuchar a todos y mirar las otras señales digitales que transmiten las personas remotas.

Nuevas herramientas para nuevos tiempos

Las organizaciones también necesitan implementar tecnología que permita la colaboración con trabajadores sin escritorio o de primera línea, como técnicos en el campo, conductores de camiones, trabajadores de almacén, empleados minoristas y personal médico para que se sientan conectados, asevera Josh Bersin, fundador y director ejecutivo de la consultora The Josh Bersin Company.

Los trabajadores sin escritorio a menudo no tienen acceso a la intranet de la empresa, así como a las conferencias telefónicas y sesiones de capacitación que ayudan a los miembros del equipo a mantenerse conectados. Es posible que estos trabajadores no tengan tiempo para asistir a una reunión o que no puedan interrumpir su trabajo para encontrar computadoras de escritorio que ejecuten el último software de colaboración. Por el contrario, suelen utilizar sus propios dispositivos móviles y aplicaciones, que no son muy seguros, para mantenerse conectados.

En consecuencia, las empresas deben centrarse en mejorar la capacidad de los empleados sin escritorio para colaborar con sus compañeros de trabajo, independientemente de dónde se encuentren. Una forma en que las empresas pueden hacer eso es implementando aplicaciones sin escritorio, dijo Bersin.

“Es posible que su empresa no quiera que su teléfono personal sea su sistema educativo porque no es muy seguro”, dijo Bersin. “Pero ahora hay aplicaciones [seguras], como WorkJam , que están diseñadas para comunicaciones de extremo a extremo con personas que no tienen computadoras. Y los grandes proveedores también están tratando de averiguar cómo desarrollar esas aplicaciones”. Microsoft, por ejemplo, ha agregado una serie de características dirigidas a los trabajadores de primera línea a su aplicación móvil Teams en los últimos años.