Ocho formas sorprendentes con las que el teletrabajo ayuda a las empresas

El aumento del teletrabajo es posiblemente el mayor cambio en la forma de trabajar desde la introducción del PC en red. Sin embargo, sigue habiendo muchas incógnitas: ¿cuándo acabará el trabajo a distancia por la pandemia? No lo sabemos; ¿qué porcentaje de los que ahora trabajan desde casa volverán a hacerlo en la oficina? No lo sabemos; ¿Es el teletrabajo, en conjunto, bueno para las empresas? ¿O es malo? Nadie se pone de acuerdo.

Pero hemos aprendido muchas cosas, no solo sobre el teletrabajo, sino también sobre el trabajo de oficina, y sobre toda la forma de hacer negocios en las últimas décadas. Gracias a lo que hemos aprendido, los negocios funcionarán mucho mejor en el futuro.

He aquí las ocho formas en que el trabajo a distancia ha mejorado los negocios, al enseñarnos a trabajar mejor juntos:

1. Las herramientas de gestión de equipos, proyectos y tareas son mejores que la MBWA

Es sorprendente que, en el siglo XXI, la mayoría de los gerentes, jefes de departamento, jefes de equipo y jefes de proyecto sigan practicando el MBWA (management by wandering around), es decir, midiendo la productividad de los empleados, en parte, mirando a las personas para ver si parecen estar trabajando.

Solo hay un problema: en los llamados ‘empleos del conocimiento’ cualquiera que esté sentado frente a un ordenador parece estar trabajando, incluso si está comprando en Amazon o publicando fotos de gatos en Facebook. Cualquiera que mire por la ventana parece estar holgazaneando, aunque esté sumido en sus pensamientos pensando en la próxima idea millonaria para su empresa.

Algunas empresas están experimentando con la nueva tecnología MBWA de empresas como iMonitorSoft y EfficientLab, que utilizan cámaras, sistemas que registran pulsaciones y software que captura las pantallas de los ordenadores para asegurarse de que los empleados se concentran en las tareas. En la mayoría de los casos, ésta no es una receta para retener a los mejores talentos. La gente no quiere que sus empresas vigilen sus hogares y familias, y muchos se sienten lo suficientemente seguros como para buscar empleo en otro lugar. Y las herramientas de vigilancia de los trabajadores a distancia son fáciles de derrotar.

La intuición pospandémica es correcta: es mejor centrarse en el trabajo entregado que en las conjeturas de observación. Productos como Asana, Basecamp, Trello, Jira, Podio, Taskworld, Monday.com y otros combinan la vigilancia de tareas individuales y de equipo centrada en el tiempo de finalización, en lugar de "están escribiendo mucho".

2. La confianza cero es indispensable para la seguridad

La carrera imprevista hacia el trabajo remoto al comienzo de la pandemia de COVID-19 el año pasado amplió radicalmente la superficie de ataque para las organizaciones de todo el mundo. En concreto, las oficinas montadas en las casas de los empleados suelen incluir muchas aplicaciones en muchos dispositivos utilizados por muchos usuarios (miembros de la familia e invitados) que acceden a la misma red, a veces compartiendo dispositivos.

El modelo de seguridad de confianza cero (zero trust) es una idea llamativa en estas circunstancias. La confianza cero es una arquitectura en la que cada dispositivo, aplicación y usuario debe ser verificado y autorizado individualmente en función del recurso al que se accede.

Lo que también es cierto es que la confianza cero es necesaria ahora en las oficinas, incluso en aquellas con fuertes defensas perimetrales y buena seguridad física. Ha hecho falta un trabajo a distancia generalizado para dejarlo claro.

3. Vivir en una ciudad cara para acceder a un trabajo bien pagado es un desperdicio

Una de las razones por las que los trabajadores del conocimiento se trasladan a las grandes ciudades es que, históricamente, es allí donde se encuentran los trabajos mejor pagados. Y el coste de la vida es mucho más alto de media en las ciudades con empleos bien pagados. Lo que tiene más sentido para todos es que los empleados vivan donde quieran y que las empresas paguen menos.

Es un punto de controversia, porque algunos analistas dicen que los trabajadores no deberían ser "penalizados" por el trabajo a distancia. Y eso es cierto si el trabajo a distancia es a tiempo parcial y los empleados siguen teniendo que estar a poca distancia de la sede. Pero si la gente puede vivir en cualquier lugar (en el extrarradio, en pequeñas ciudades rurales, en bosques remotos…) y seguir haciendo su trabajo, se puede romper de una vez la cadena de despilfarro en la que los empleados viven caro para poder permitirse salarios más altos que son necesarios porque viven caro, etc.

4. Las herramientas de comunicación para teletrabajar también son mejores para la oficina

Durante la pandemia nos dimos cuenta de que basar todas las reuniones en encuentros presenciales no era lo ideal. Muchas de esas reuniones favorecían a los que estaban en la sala, y cualquier persona que hablaba por el altavoz era tratada como un ciudadano de segunda clase, una idea tardía o una carga para la reunión.

Las reuniones por vídeo que utilizan Zoom, Microsoft Teams, Slack, BigBlueButton, BlueJeans, Whereby, GoToMeeting, Cisco WebEx, Google Meet y otros ponen a todos en igualdad de condiciones tanto en términos de participación como a la hora de compartir diapositivas, documentos, gráficos y otros contenidos.

En el futuro, tanto si el trabajo es a distancia como si es interno o, más probablemente, híbrido, las herramientas de colaboración la pandemia nos obligó a utilizar mejorarán las reuniones en adelante, ahora que todos estamos acostumbrados a ellas.

5. El teletrabajo es más ecológico que el que se realiza en la oficina

Un nuevo estudio de Alliance Virtual Offices ha descubierto que, de media, cada empleado reduce su huella de carbono anual en más de 2.000 euros al trabajar desde casa. Multiplicado por el número de empleados remotos, permitir el trabajo a distancia es una de las formas más potentes que tienen las empresas para contribuir a la reducción de los gases de efecto invernadero.

6. El trabajo en la oficina es ineficiente

El diario Wall Street Journal informó recientemente de que algunos trabajadores remotos se aprovecharon de la situación consiguiendo un segundo trabajo a distancia, trabajando en dos empleos con cada empleador creyendo que solo trabajaban en uno. (La "situación" a la que me refiero es la existencia del trabajo a distancia sin los sistemas de gestión del rendimiento necesarios para asegurar la productividad). "Muchos dicen que no trabajan más de 40 horas a la semana en ambos trabajos juntos", dice el artículo.

En la medida en que esto sea cierto y esté lo suficientemente extendido como para calificarlo de tendencia revela graves ineficiencias en la forma de gestionar y medir el trabajo. También nos recuerda cuánto tiempo no productivo dedican los empleados a prepararse para el trabajo y a los desplazamientos. El estudio de Alliance Virtual Offices descubrió que los empleados de Nueva York recuperaban el 15,2% de su tiempo al no tener que desplazarse.

7. La mayoría de los viajes de negocios son innecesarios y caros

Con el fenómeno del trabajo a distancia, los viajes de negocios se han visto afectados. Las organizaciones de todo el mundo se dieron cuenta de que se podía ahorrar mucho cuando la mayoría de los viajes de negocios se sustituían por llamadas de Zoom y otras interacciones facilitadas por Internet.

Si bien la gran reducción de los viajes de negocios a partir de la pandemia no está directamente asociada con el teletrabajo después de la crisis sanitaria, son las herramientas que se pusieron de moda (especialmente el hábito de las reuniones de vídeo) las que han demostrado que pueden reemplazar al menos algunos viajes de negocios.

8. El trabajo híbrido es mejor que el trabajo a distancia o en la oficina

La verdad es que algunas personas tienen personalidades o estilos de trabajo que favorecen la colaboración en persona. Otras personalidades anhelan el control y el aislamiento del teletrabajo. Cada tipo prospera en un escenario más que en el otro.

La oportunidad aquí es para los entornos de trabajo híbridos, donde los extrovertidos pueden reunirse en la oficina y los introvertidos pueden trabajar a distancia. Todos pueden utilizar la nueva gama de herramientas de trabajo a distancia. La adecuación del lugar de trabajo optimiza el rendimiento, mejora la retención y la felicidad del personal y mejora la competitividad de la organización.

La conclusión es que no sabemos con exactitud cómo resultarán finalmente las tendencias del trabajo a distancia. Pero sí sabemos que los conocimientos que hemos adquirido al precipitarnos al teletrabajo mejorarán drásticamente la forma de hacer negocios en el futuro.