Razones por las que los empleados no quieren utilizar herramientas de colaboración

Hoy en día el ritmo de desarrollo del software de colaboración y la innovación es frenético. Según una investigación de G2 Crowd, una plataforma de revisión del negocio peer-to-peer, el auge de la adopción corporativa no muestra signos de desaceleración en un futuro próximo. Se encontró que más de la mitad de las empresas ya han implementado soluciones de colaboración de equipo de un tipo u otro y que el 31% planea adoptar uno en los próximos dos años.

Pero no todo es tan atractivo como parece. Esto se debe a que estas soluciones funcionan mejor cuando todos los miembros de un equipo las utilizan; pero la evidencia sugiere que muchas empresas luchan por interesar a sus empleados. G2 Crowd descubrió que sólo cuatro plataformas podían presumir regularmente tasas de adopción por encima del 75%, y ningún producto logró la adopción del 100%.

Una razón que explique esto puede ser que, mientras que sí hay empleados que necesiten ciertos paquetes de software para llevar a cabo su trabajo, no hay una necesidad clara para que lo realicen con un software de colaboración. Esa es la opinión de Michael Fauscette, jefe de Investigación de G2 Crowd. Fauscette cree que a la mayoría de los empleados se les debe dar una razón convincente para tomar una nueva herramienta. "Tienes que demostrarles que el producto proporcionará algo de valor", explica el jefe. “Mi consejo es que se debe preguntar uno mismo por qué mis empleados necesitan una herramienta colaborativa. Si no puedes contestar a la pregunta fácilmente entonces te darás cuenta de que el software que has elegido será difícil de vender e igual no deberías de intentar implementarlo.

Una cosa que la investigación de G2 Crowd recogió es que la interfaz de usuario del software de colaboración puede "hacer o romper" la adopción del usuario. Este enfoque aparentemente puede parecer contrario al consejo de Fauscette para demostrar valor, pero el jefe de investigación dice que se trata de persuadir a la gente para cambiar su comportamiento. En muchos casos, esto significa que deje de usar una selección de otras herramientas, así como el correo electrónico, Whatsapp o Twitter. "Herramientas como Twitter en realidad no son simples, pero tienen una interfaz de usuario que es fácil de usar. Intentar que la gente a cambiar no es fácil, por lo que se necesita pasar a una herramienta que ofrezca una interfaz similar y limpia", comenta Fauscette.

Otra razón por la que los usuarios prefieren las herramientas de colaboración con interfaces sencillas es que muchos - probablemente la mayoría - sólo las utilizan para hacer cosas simples, según Alan Lepofsky, analista de herramientas de colaboración especializado en Constellation Research. Lepofsky añade que las funciones de Facebook tienen una gran ventaja sobre otras herramientas de colaboración simplemente porque la mayoría de la gente ya está familiarizada con la interfaz de esta red social. 

Una interfaz de usuario sencilla o familiar puede ser importante para que la gente pruebe una nueva herramienta de colaboración, pero ¿puede hacer que se adhieran a ella? Aquí las empresas se enfrentan a lo que Fauscette denomina el "problema de sobrecarga de correo electrónico 2". En pocas palabras, dice que muchos empleados se atascan bajo el peso de un gran número de correos electrónicos, y pasar a una herramienta como Slack o Hipchat simplemente cambia el problema a una plataforma diferente. En lugar de recibir demasiados correos electrónicos, los empleados se arriesgan a recibir demasiadas notificaciones y mensajes.

La solución a corto plazo podría ser una mejor educación de los usuarios sobre las nuevas herramientas de colaboración y, así, poder asegurarse de que saben cómo filtrar notificaciones y actividades separadas en canales para que no se inunden. Sin embargo, a largo plazo esto puede no ser necesario gracias al mayor uso de inteligencia artificial (IA). Fauscette considera que "si puedo enseñar a una máquina lo que me interesa en diversos contextos, entonces podré filtrar información para mí”.

Fauscette añade que otra razón por la que algunos usuarios no pueden quedarse con la herramienta elegida de una empresa es que su funcionalidad puede ser débil en un área que usan con frecuencia.