Tendencias | Noticias | 14 OCT 2009

Suspenso en gestión documental

Al igual que en España, los directivos del resto de Europa no prestan la debida atención al control de los documentos, lo que va en detrimento de sus resultados. Según un estudio presentado por Ricoh, España es, tras Bélgica, el país con el nivel de gobierno documental más bajo por parte de sus empresas.
Computerworld

Ricoh ha presentado un estudio que demuestra que la mayoría de empresas europeas no llevan a cabo un control adecuado de los documentos, lo que va en detrimento de sus resultados y de la agilidad en sus operaciones. El Índice Ricoh de Gobierno Documental, elaborado por Coleman Parkes Research, ha revelado que, a pesar de que la inversión total en gestión de documentos supera actualmente los 14.000 millones de euros anuales en Europa, y que las empresas invierten hasta un 5% de su volumen de negocios anual en este tipo de sistemas, sólo un tercio (39%) de las empresas han puesto en marcha una estrategia de control de documentos para gestionar este aspecto tan importante para sus negocios. En España, la mayor parte de los directivos entrevistados afirma que no hay una necesidad percibida para tener una política de control de documentos.



A pesar de que el 77% de los altos directivos reconoce que si llevasen a cabo un control de documentos más eficaz conseguirían un ahorro de costes, la realidad demuestra que la gestión de los documentos es una actividad esporádica e incontrolada. Sólo el 38% revisa sus costes “a veces”, mientras que hasta un 17% no los revisa en absoluto. En España, a pesar de que un 86% de los directivos afirma que mejorar la política de gestión de documentos provocaría ahorros en el entorno empresarial, tan sólo el 36% de las empresas españolas lo hace, lo que manifiesta un claro descontrol sobre este gasto. Dado que el control de documentos puede generar un ahorro de hasta el 30% , estas alarmantes conclusiones sugieren que muchas empresas están perdiendo innecesariamente la oportunidad no sólo de ahorrar costes, sino también de mejorar la productividad de sus empleados y de fortalecer sus políticas de sostenibilidad.



Otra de las conclusiones del informe es que la responsabilidad del control documental está descentralizada y que no existe un departamento responsable para esta función. La mayoría de los encuestados señala que en sus empresas son varias las personas que se encargan de supervisar las tareas documentales, y un 57% delega dicha responsabilidad a empleados concretos. El 65% afirma que una parte de la responsabilidad se distribuye entre varios responsables de diferentes departamentos, incluidos directores de RR.HH., directores de oficina/centro de trabajo y directores de ventas y marketing.



Cabe destacar que las compañías encuestadas puntúan de un modo negativo a sus empleados en lo que respecta a la gestión e impresión de los documentos. La mayoría considera que sus empleados suelen imprimir documentos innecesarios y no se preocupan por mejorar la gestión de éstos. El 40% de las empresas cree que cada empleado hace lo que quiere a la hora de imprimir y por ejemplo no utiliza la impresión a doble cara, que genera importantes ahorros de papel.



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