Gestión de documentos por imagen en banca

La Tecnología de Imagen permite incorporar a los sistemas de información de la empresa los documentos que tradicionalmente han circulado por las empresas en forma de papel. Esto se efectúa almacenando en los ordenadores y periféricos adecuados (generalmente discos ópticos) la imagen digitalizada de dichos documentos, que se obtiene mediante un escáner. Una vez que el documento ha sido digitalizado, éste puede ser visualizado en pantalla, sacado en papel mediante impresora, enviado por fax, etc. La variedad de aplicaciones es inmensa, ya que todas estas operaciones sobre los documentos pueden estar perfectamente integradas con la informática ya existente en la empresa.

Un complemento de la tecnología de imagen son los sistemas de Reconocimiento Automático de Caracteres (OCR), que posibilitan la captura directa de datos de la imagen. Los sistemas OCR han pasado por varias generaciones. La primera incluye la lectura mecanizada de inscripciones o marcas realizadas en formatos fijos (OCR A y B, CMC7, etc.) ampliamente utilizados hoy en día en Banca (proceso de cheques, letras, etc.) La fiabilidad de estos sistemas es muy alta, así como su velocidad. El problema reside en su rigidez, ya que sólo aceptan formatos fijos en posiciones fijas. Más adelante aparecieron los sistemas OCR omnifont, capaces de reconocer con mucha más flexibilidad escritura mecánica realizada con cualquier tipo de letra. También están disponibles sistemas, basados en técnicas de Redes Neuronales, con los que se logra una fiabilidad más que aceptable reconociendo escritura manual, especialmente números. Se esperan grandes avances en el futuro en los sistemas OCR, que aprovechando la gran potencia del hardware actual sean capaces de ofrecer un reconocimiento aún más flexible rápido y fiable.

Experiencia de BBV en Tecnología de Imagen

El BBV es uno de los bancos pioneros en Tecnología de Imagen en nuestro país, contando ya con experiencia y aplicaciones concretas en cada una de las tres áreas citadas. A continuación se describen los proyectos más significativos abordados recientemente, todos ellos llevados a cabo por Keon.

Gestión de Expedientes de Compras con Imagen. BBV cuenta con un Departamento de Compras centralizado, que atiende las necesidades del propio Banco y de otras entidades del Grupo. El sistema de imagen planteado da respuesta a dos requerimientos básicos: dotar al departamento de un sistema de archivo y recuperación de documentos rápido y flexible, y mecanizar los procedimientos en que se basa su actividad. Hay que tener en cuenta, además, la existencia de una aplicación tradicional de compras instalada en un ordenador externo al sistema de imagen.

Para cubrir todas las necesidades expuestas, se ha diseñado un sistema de imagen combinado con workflow basado en el sistema KeonDoc, como puesto de trabajo único del personal del Departamento. Desde este puesto se podrá acceder a la documentación de los expedientes y a la aplicación externa, de acuerdo a la actividad que se esté llevando a cabo en cada momento.

Una primera fase de definición y análisis ha servido para determinar y racionalizar los procedimientos empleados en el Departamento, llegando a una estandarización por tipo de procedimientos: Procesamiento de Pedidos, Procesamiento de Contratos, Renovación y Seguimiento de Contratos, etc. A continuación, se ha determinado, para cada actividad de Procedimiento, los datos a aportar al usuario, los documentos necesarios, acceso a la aplicación (pantalla concreta) y la presentación de toda esta información. Asimismo, se ha definido la información que ha de introducir el usuario, que determinará el resultado de la actividad para el sistema (aprobado, pendiente, etc.) Una vez definidos los procedimientos y las actividades que los componen, el sistema es capaz de gestionar automáticamente la realización de las distintas áreas sobre todos los expedientes que se van generando, permitiendo asimismo al supervisor del departamento analizar on-line la carga de trabajo existente, el estado de cada expediente y su historia pasada.

Gestión de Normativa Interna mediante Base de Datos Documental. Una de las áreas de más clara aplicación de la Tecnología de Bases de Datos Documentales en BBV es la de Gestión de Normativa Interna. La normativa de operación la genera en BBV una unidad especial dentro del Departamento de Organización. Las normas y comunicaciones eran distribuidas hasta ahora en papel a todo el personal interesado, dependiendo del tipo de norma. El gasto de impresión, copiado y distribución de toda esta normativa es impresionante, y hace que un sistema de acceso que lo evite tenga una rápida amortización. La aplicación resuelve, por un lado, la problemática propia de la unidad de normativa (situada en Bilbao) y, por otro, la del acceso a la información de las normas por medio de todos los terminales de teleproceso y pantallas 3270 conectadas al Host central (un IBM 3090 situado en Madrid)

La unidad de normativa cuenta con cinco puestos de trabajo, y el sistema instalado (KeonSearch) proporciona facilidades para la edición de las normas, que desde hace dos años se realiza totalmente en procesador de texto, el almacenamiento mediante imagen de la documentación asociada y el acceso a la Base de Datos de Normativa. Se eligió BRS como Base de Datos Documental, por su potencia y flexibilidad, integración con otras aplicaciones (en este caso, imagen) su modulo de Tesauro, etc.

El sistema central, que da servicio de búsqueda textual de documentos (no de imagen) a todos los usuarios del host, se implementó sobre un potente servidor Unix con BRS, conectado a canal de host y comunicado con éste vía TCP/IP. Así pues, en la actualidad todos los usuarios de host en BBV tienen la posibilidad de conectarse a la aplicación Normativa y buscar de forma rápida (en base al término o términos que deseen) la información que necesitan.

Tratamiento e Impresión de Recibos por Imagen. El tratamiento de recibos que entran al banco en forma de papel, y su envío a los clientes, es una tarea intensiva en mano de obra, a la que la tecnología de imagen puede aportar ahorro y aumento de eficiencia. El proceso de recibos incluye muchos pasos y tareas como captura de datos, marcaje y clasificación, envío a oficinas para resolución de incidencias, envío de datos al host para el procesado de transacciones, etc. Además, el tiempo invertido en el proceso tiene claras implicaciones económicas, ya que implica adelantar o retrasar el cobro por parte del Banco. El Tratamiento de Recibos mediante Imagen en BBV da respuesta a varias de estas tareas:

- Con el escaneo inicial de los recibos y su marcado con un número de recibo, se logra el truncamiento de éstos, de forma que todo el proceso posterior se realiza sobre las imágenes.