El BI asegura una mejor toma de decisiones
Descubra 5 errores en los que no debe caer
Cualquiera que haya comprado alguna vez en algún hipermercado, habrá sentido la frustración que puede producir tener información instantánea sobre el inventario. El dependiente asegura “el ordenador dice que debería haber dos de esos, pero no puedo decirle dónde están. Y el sistema no me deja pedir más porque indica que todavía tenemos productos en stock”.
Como consumidor, seguramente se dé media vuelta y vaya directamente a la competencia para satisfacer su necesidad. El equivalente en el entorno empresarial sería algo parecido a esto: un cliente llama para pedir 12.000 euros en productos. Al buscar en el sistema de información sobre empresas, el encargado ve que el pedido excede el límite de crédito autorizado de 10.000 euros para ese cliente. Deniega la orden y su empresa pierde un antiguo cliente, que se dirige directamente a su competidor más cercano.
Esta situación invita inequívocamente a una reflexión: ¿qué pasa aquí? Poner información más actual y precisa en manos de los trabajadores de cara al público puede traducirse en mejores y más rápidas decisiones estratégicas. Pero si se le da la vuelta, una pequeña cantidad de información puede, y a menudo suele, resultar ser más dañina que positiva, según afirman los expertos.
En algunos casos, los trabajadores tienen acceso a los datos pero no se les da ningún tipo de información útil sobre cómo usarlos para tomar buenas decisiones. En otros casos, se dispone de los datos pero no de la autoridad para tomar decisiones, forzando a menudo a que los trabajadores sean poco más que portadores de malas noticias. Al mismo tiempo, las empresas están adoptando sistemas de BI (business intelligence) como herramientas clave para tomar cada vez más decisiones cotidianas. Para ello le descubrimos cinco problemas que debería evitar.
Pérdidas de información
La ausencia de un único conjunto de definiciones para las actividades de la empresa es la primera causa del fracaso de la BI, afirman los expertos. Sin un lenguaje común, la confusión es inevitable. El inventario es el ejemplo por antonomasia. Si el encargado del almacén incluye en él equipamiento obsoleto e inservible, no habrá ninguna posibilidad de que el éste sea preciso. La información financiera es otro ejemplo. Normalmente las finanzas es responsabilidad del equipo financiero, pero el equipo de la cadena de suministros es quien en realidad gestiona la mayor parte de la información, lo que provoca que sea esencial que haya una comunicación recíproca y un acuerdo absoluto en términos comunes.
Los analistas coinciden en que una de las mejores formas de asegurar la consistencia de los datos es crear un único equipo de BI compuesto por expertos técnicos en TI y personal perteneciente a varias divisiones o departamentos de la empresa. Al combinar los datos de los distintos sistemas departamentales se logra un datawarehouse integrado que proporciona a los usuarios una visión global de todos los datos de un cliente. Por tanto, una división dedicada al BI con componentes técnicos y de negocio es una opción que asegura el éxito en el tratamiento de la información.
Trabajadores abandonados a su suerte
Según los usuarios, algunos proveedores de software argumentan que sus herramientas analíticas y de BI son tan intuitivas, amigables y fáciles de usar, que da la falsa impresión de que no existe ninguna curva de aprendizaje asociada con BI.
En muchos casos, el software BI por sí mismo puede ser fácil de utilizar, aunque los usuarios no tengan ni idea de cómo usarlo para mejorar su forma de trabajar. La reivindicación de estos es que los proveedores insisten en que facilitan el acceso a la información, pero no informan a sus usuarios de cómo pueden manejarla.
Un ejemplo puede ser una cadena de tiendas de alcance internacional cuyos encargados de almacén reciben un balance de pérdidas y ganancias cada mes. Además de tener la información, se debe formar a estos encargados para que la usen en su beneficio, que puedan indagar y resolver los problemas que se muestran en dichos balances. Por ejemplo, si los costes laborales son particularmente altos un mes, un encargado de almacén puede tener acceso a los datos que le dicen quién ha trabajado y cuándo, cuántas horas se trabajaron, cuántas horas extra hicieron falta, quién se puso enfermo e incluso qué tiempo hizo. Toda esta información está en el sistema. Lo que se necesita es formar a los usuarios para que puedan encontrarla, hacer comparaciones, descubrir patrones e iniciar los cambios pertinentes.
En sus orígenes, el business intelligence permitía a los ejecutivos tomar mejores decisiones a largo plazo. Hoy en día, su alcance debe extenderse a toda la organización, y siguiendo con nuestro ejemplo, dar poderes a los empleados de cara al público para que puedan tomar decisiones y realizar cambios en su trabajo diario.
Ahogarse en los datos
Dar acceso a los usuarios a un sinfín de datos sin definir objetivos concretos, a menudo sólo consigue que divaguen con información fuera de contexto, perdiendo tiempo y dinero. Podríamos ilustrar este problema con la compra utilización de teléfonos móviles en una compañía. Si en una empresa se registran y almacenan los datos relativos a los teléfonos móviles de sus trabajadores, incluida información acerca de los planes de servicio y precios de los operadores, el número de minutos que cada empleado utiliza el móvil y dónde llama, podrá cerrar acuerdos más beneficiosos con los operadores, consiguiendo además de compradores inteligentes, una reducción del coste total de llamadas. Mediante la utilización del BI serán los propios empleados y departamentos los que elegirían sus propios teléfonos, pero para ello se les proporciona detallada información junto con una directiva para usarla con el objetivo de reducir costes, por lo que sólo deben concentrarse en ahorrar dinero y no perder tiempo estudiando los planes de cada operador.
Y esta es una realidad extrapolable a los costes de impresión y compras de vehículos. El sistema de BI registra los costes e información de uso de las distintas impresoras, coches y camiones. Los empleados realizan sus propias decisiones de compra basadas en esta información y en sus necesidades individuales.
Paralizado por los procedimientos
Los expertos aseguran que el business intelligence tiene muy poco que ver con la tecnología y mucho más con la comprensión de cómo funciona el negocio.
Para Henry Morris, analista de IDC, “automatizar no es sólo obtener información. Automatizar está íntimamente ligado a seguir un flujo de trabajo o un cierto número pasos”. La tecnología de BI tiene que adaptarse como un guante al proceso de negocio, el cual deberá revisarse y cambiarse con frecuencia.
Políticas banales
Distribuir los datos por doquier tiene un efecto democratizador que con seguridad trastocará el reparto de autoridad (o la autoridad percibida) especialmente en organizaciones muy jerárquicas. Al aumentar el nivel de transparencia se puede perjudicar a ciertos individuos, pues el dar a la gente más información presupone que realizarán más preguntas. Lo cierto es que la época de “la información es poder” ha pasado a la historia. Ahora el poder lo tiene el que
Como consumidor, seguramente se dé media vuelta y vaya directamente a la competencia para satisfacer su necesidad. El equivalente en el entorno empresarial sería algo parecido a esto: un cliente llama para pedir 12.000 euros en productos. Al buscar en el sistema de información sobre empresas, el encargado ve que el pedido excede el límite de crédito autorizado de 10.000 euros para ese cliente. Deniega la orden y su empresa pierde un antiguo cliente, que se dirige directamente a su competidor más cercano.
Esta situación invita inequívocamente a una reflexión: ¿qué pasa aquí? Poner información más actual y precisa en manos de los trabajadores de cara al público puede traducirse en mejores y más rápidas decisiones estratégicas. Pero si se le da la vuelta, una pequeña cantidad de información puede, y a menudo suele, resultar ser más dañina que positiva, según afirman los expertos.
En algunos casos, los trabajadores tienen acceso a los datos pero no se les da ningún tipo de información útil sobre cómo usarlos para tomar buenas decisiones. En otros casos, se dispone de los datos pero no de la autoridad para tomar decisiones, forzando a menudo a que los trabajadores sean poco más que portadores de malas noticias. Al mismo tiempo, las empresas están adoptando sistemas de BI (business intelligence) como herramientas clave para tomar cada vez más decisiones cotidianas. Para ello le descubrimos cinco problemas que debería evitar.
Pérdidas de información
La ausencia de un único conjunto de definiciones para las actividades de la empresa es la primera causa del fracaso de la BI, afirman los expertos. Sin un lenguaje común, la confusión es inevitable. El inventario es el ejemplo por antonomasia. Si el encargado del almacén incluye en él equipamiento obsoleto e inservible, no habrá ninguna posibilidad de que el éste sea preciso. La información financiera es otro ejemplo. Normalmente las finanzas es responsabilidad del equipo financiero, pero el equipo de la cadena de suministros es quien en realidad gestiona la mayor parte de la información, lo que provoca que sea esencial que haya una comunicación recíproca y un acuerdo absoluto en términos comunes.
Los analistas coinciden en que una de las mejores formas de asegurar la consistencia de los datos es crear un único equipo de BI compuesto por expertos técnicos en TI y personal perteneciente a varias divisiones o departamentos de la empresa. Al combinar los datos de los distintos sistemas departamentales se logra un datawarehouse integrado que proporciona a los usuarios una visión global de todos los datos de un cliente. Por tanto, una división dedicada al BI con componentes técnicos y de negocio es una opción que asegura el éxito en el tratamiento de la información.
Trabajadores abandonados a su suerte
Según los usuarios, algunos proveedores de software argumentan que sus herramientas analíticas y de BI son tan intuitivas, amigables y fáciles de usar, que da la falsa impresión de que no existe ninguna curva de aprendizaje asociada con BI.
En muchos casos, el software BI por sí mismo puede ser fácil de utilizar, aunque los usuarios no tengan ni idea de cómo usarlo para mejorar su forma de trabajar. La reivindicación de estos es que los proveedores insisten en que facilitan el acceso a la información, pero no informan a sus usuarios de cómo pueden manejarla.
Un ejemplo puede ser una cadena de tiendas de alcance internacional cuyos encargados de almacén reciben un balance de pérdidas y ganancias cada mes. Además de tener la información, se debe formar a estos encargados para que la usen en su beneficio, que puedan indagar y resolver los problemas que se muestran en dichos balances. Por ejemplo, si los costes laborales son particularmente altos un mes, un encargado de almacén puede tener acceso a los datos que le dicen quién ha trabajado y cuándo, cuántas horas se trabajaron, cuántas horas extra hicieron falta, quién se puso enfermo e incluso qué tiempo hizo. Toda esta información está en el sistema. Lo que se necesita es formar a los usuarios para que puedan encontrarla, hacer comparaciones, descubrir patrones e iniciar los cambios pertinentes.
En sus orígenes, el business intelligence permitía a los ejecutivos tomar mejores decisiones a largo plazo. Hoy en día, su alcance debe extenderse a toda la organización, y siguiendo con nuestro ejemplo, dar poderes a los empleados de cara al público para que puedan tomar decisiones y realizar cambios en su trabajo diario.
Ahogarse en los datos
Dar acceso a los usuarios a un sinfín de datos sin definir objetivos concretos, a menudo sólo consigue que divaguen con información fuera de contexto, perdiendo tiempo y dinero. Podríamos ilustrar este problema con la compra utilización de teléfonos móviles en una compañía. Si en una empresa se registran y almacenan los datos relativos a los teléfonos móviles de sus trabajadores, incluida información acerca de los planes de servicio y precios de los operadores, el número de minutos que cada empleado utiliza el móvil y dónde llama, podrá cerrar acuerdos más beneficiosos con los operadores, consiguiendo además de compradores inteligentes, una reducción del coste total de llamadas. Mediante la utilización del BI serán los propios empleados y departamentos los que elegirían sus propios teléfonos, pero para ello se les proporciona detallada información junto con una directiva para usarla con el objetivo de reducir costes, por lo que sólo deben concentrarse en ahorrar dinero y no perder tiempo estudiando los planes de cada operador.
Y esta es una realidad extrapolable a los costes de impresión y compras de vehículos. El sistema de BI registra los costes e información de uso de las distintas impresoras, coches y camiones. Los empleados realizan sus propias decisiones de compra basadas en esta información y en sus necesidades individuales.
Paralizado por los procedimientos
Los expertos aseguran que el business intelligence tiene muy poco que ver con la tecnología y mucho más con la comprensión de cómo funciona el negocio.
Para Henry Morris, analista de IDC, “automatizar no es sólo obtener información. Automatizar está íntimamente ligado a seguir un flujo de trabajo o un cierto número pasos”. La tecnología de BI tiene que adaptarse como un guante al proceso de negocio, el cual deberá revisarse y cambiarse con frecuencia.
Políticas banales
Distribuir los datos por doquier tiene un efecto democratizador que con seguridad trastocará el reparto de autoridad (o la autoridad percibida) especialmente en organizaciones muy jerárquicas. Al aumentar el nivel de transparencia se puede perjudicar a ciertos individuos, pues el dar a la gente más información presupone que realizarán más preguntas. Lo cierto es que la época de “la información es poder” ha pasado a la historia. Ahora el poder lo tiene el que
