El business intelligence se convierte en uno de los pilares de la construcción
Weber Cemarksa agiliza el análisis de su información y sus decisiones de negocio
La empresa Weber Cemarksa, dedicada desde hace más de 35 años a fabricar materiales para la construcción, ha mejorado el análisis de sus datos y, de este modo, sus decisiones de negocio al apostar de pleno por el business intelligence.
La compañía Weber Cemarksa, dedicada a la fabricación de morteros industriales desde los años setenta, tiene once centros de fabricación en toda España. El gran volumen de información que maneja y las limitaciones de las herramientas ofimáticas que utilizaba llevaron a sus responsables de informática a buscar una aplicación para el análisis de datos y la extracción de información útil para el negocio. Como explica Gabriel Olcina, director de sistemas de información de Weber Cemarksa, “necesitábamos disponer de una herramienta rápida y fácil de utilizar que permitiera analizar los niveles de stocks y consumos de materias primas desde diferentes perspectivas”. La empresa seleccionó para ello las soluciones de business intelligence (BI) basadas en la tecnología AQL de QlikView.
Evolución del proyecto
Según Olcina, después de la implantación de SAP en 2004, “el siguiente paso era implantar una herramienta analítica avanzada en la empresa para dar salida al gran volumen de información que el nuevo ERP generaba. Nos preocupaba la generación constante de queries contra SAP y la duplicación de esfuerzos para conseguir una misma información. Esto nos llevó a elaborar un proyecto de BI que liberara al usuario final del trabajo de la elaboración de la información para dedicarse sólo al análisis de la misma”.
La duración de este proyecto es de dos años (abarca 2005 y 2006). “Preferimos introducir la herramienta de manera gradual –asegura Olcina–, en vez de plantearlo como un gran proyecto corporativo. De momento, estamos consiguiendo un gran resultado, en parte gracias a la colaboración de los usuarios, ya que éstos tienen que definir sus indicadores de gestión y diseñar el cuadro de mando. El departamento de sistemas se encarga de materializar el diseño y crear la estructura de información”.
El director de sistemas asegura que antes de seleccionar QlikView, analizaron otros proveedores. “Habíamos trabajado con la herramienta de datawarehose de Informix (IBM) y posteriormente con Business Warehouse de SAP, pero nunca las llegamos a utilizar al completo, pues su complejidad no estaba en consonancia con nuestras necesidades, ya que ni la estructura de información que tenemos es muy complicada, ni el volumen de datos demasiado alto. Así que preferimos simplificar la infraestructura: una buena base de datos corporativa (SQL Server) y un cliente final que permitiera al usuario visualizar y analizar la información a la carta”.
Una vez seleccionada la herramienta, la probaron durante dos meses, sometiéndola a pruebas de rendimiento e intentando reproducir sus informes más complejos. “Lo conseguimos en tiempo récord, muy lejos de lo que tardamos anteriormente con Excel o con Business Warehouse. Incluso la adoptamos como herramienta interna del departamento de sistemas para controlar los gastos, las inversiones, el parque informático etc. Su relación calidad/coste era muy buena y nos permitía obtener resultados rápidamente. Además, la formación es inmediata si se domina Windows, lo que abarata los costes de implantación. Tampoco necesitamos consultoría externa”, indica Olcina.
En un primer lugar, la solución se implantó en el departamento de Servicio a Clientes para controlar los niveles de stocks y las coberturas. Más tarde, se implantó en el área de Ventas y Producción. “Los usuarios de la solución abarcan todo el espectro, desde el director general o directores de área, hasta jefes de venta, pasando por los administrativos de servicios a clientes. Son todos los que necesitan analizar y extraer información para su trabajo”.
Retos
El coste del proyecto ha sido básicamente el de las licencias, ya que tanto la consultoría como el desarrollo se han realizado de forma interna. “Siempre que sea posible, apostamos por usar recursos internos. En este caso, el know-how obtenido en la implantación de SAP ha sido fundamental para identificar rápidamente las fuentes de información y ha sido utilizado para desarrollar los cuadros que tenemos”, añade Olcina.
En cuanto a las dificultades, según el responsable, éstas han sido escasas, al implantarse el proyecto de forma gradual y en función de necesidades reales, priorizando cuadros de mando para personas que no tienen tiempo para elaborar ellos la información. “Hay que destacar que este proyecto es fruto de un trabajo en equipo entre los diferentes departamentos de la empresa y el de sistemas de información”, añade.
Radiografía TIC
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Al margen del ERP, Gabriel Olcina, director de sistemas de información de Weber Cemarksa, asegura estar particularmente orgulloso de su sistema de información comercial remoto, llamado e-comercial y desarrollado por el departamento de sistemas. “Utilizando una PDA, nuestros más de 60 comerciales tienen cada día información sobre sus clientes, ventas, precios, etc. lo que les ayuda en su gestión diaria. Con la misma herramienta, pueden introducir datos sobre el mercado que después se consolidan en la base de datos corporativa para posteriores análisis”, asegura.
Entre los proyectos que esperan lanzar este año, Olcina destaca el desarrollo de una nueva versión de e-comercial. “Empezamos a trabajar con el sistema en 2001 y ya es hora de mejorarlo. Por otra parte, seguiremos trabajando en el análisis de la información desarrollando más cuadros de mando con QlikView y enriqueciendo nuestros análisis de mercado, añadiéndoles la representación geográfica a través de mapas”.
Olcina asegura que la inversión anual de Weber Cemarska en TIC es variable. “No acostumbramos a invertir grandes cantidades, pues intentamos recurrir a la consultoría interna”. Este año, la empresa invertirá unos 100.000 euros, parte de los cuales servirán para renovar un área del parque informático, mejorar sus instalaciones y comprar licencias. “No es una gran cantidad, teniendo en cuenta los más de 200 usuarios que tenemos, pero no siempre nuestras compras pasan por una inversión significativa. En el caso de las PDAs, por ejemplo, preferimos utilizar contratos de renting que nos garantizan continuidad y regularidad en el gasto”.
La compañía Weber Cemarksa, dedicada a la fabricación de morteros industriales desde los años setenta, tiene once centros de fabricación en toda España. El gran volumen de información que maneja y las limitaciones de las herramientas ofimáticas que utilizaba llevaron a sus responsables de informática a buscar una aplicación para el análisis de datos y la extracción de información útil para el negocio. Como explica Gabriel Olcina, director de sistemas de información de Weber Cemarksa, “necesitábamos disponer de una herramienta rápida y fácil de utilizar que permitiera analizar los niveles de stocks y consumos de materias primas desde diferentes perspectivas”. La empresa seleccionó para ello las soluciones de business intelligence (BI) basadas en la tecnología AQL de QlikView.
Evolución del proyecto
Según Olcina, después de la implantación de SAP en 2004, “el siguiente paso era implantar una herramienta analítica avanzada en la empresa para dar salida al gran volumen de información que el nuevo ERP generaba. Nos preocupaba la generación constante de queries contra SAP y la duplicación de esfuerzos para conseguir una misma información. Esto nos llevó a elaborar un proyecto de BI que liberara al usuario final del trabajo de la elaboración de la información para dedicarse sólo al análisis de la misma”.
La duración de este proyecto es de dos años (abarca 2005 y 2006). “Preferimos introducir la herramienta de manera gradual –asegura Olcina–, en vez de plantearlo como un gran proyecto corporativo. De momento, estamos consiguiendo un gran resultado, en parte gracias a la colaboración de los usuarios, ya que éstos tienen que definir sus indicadores de gestión y diseñar el cuadro de mando. El departamento de sistemas se encarga de materializar el diseño y crear la estructura de información”.
El director de sistemas asegura que antes de seleccionar QlikView, analizaron otros proveedores. “Habíamos trabajado con la herramienta de datawarehose de Informix (IBM) y posteriormente con Business Warehouse de SAP, pero nunca las llegamos a utilizar al completo, pues su complejidad no estaba en consonancia con nuestras necesidades, ya que ni la estructura de información que tenemos es muy complicada, ni el volumen de datos demasiado alto. Así que preferimos simplificar la infraestructura: una buena base de datos corporativa (SQL Server) y un cliente final que permitiera al usuario visualizar y analizar la información a la carta”.
Una vez seleccionada la herramienta, la probaron durante dos meses, sometiéndola a pruebas de rendimiento e intentando reproducir sus informes más complejos. “Lo conseguimos en tiempo récord, muy lejos de lo que tardamos anteriormente con Excel o con Business Warehouse. Incluso la adoptamos como herramienta interna del departamento de sistemas para controlar los gastos, las inversiones, el parque informático etc. Su relación calidad/coste era muy buena y nos permitía obtener resultados rápidamente. Además, la formación es inmediata si se domina Windows, lo que abarata los costes de implantación. Tampoco necesitamos consultoría externa”, indica Olcina.
En un primer lugar, la solución se implantó en el departamento de Servicio a Clientes para controlar los niveles de stocks y las coberturas. Más tarde, se implantó en el área de Ventas y Producción. “Los usuarios de la solución abarcan todo el espectro, desde el director general o directores de área, hasta jefes de venta, pasando por los administrativos de servicios a clientes. Son todos los que necesitan analizar y extraer información para su trabajo”.
Retos
El coste del proyecto ha sido básicamente el de las licencias, ya que tanto la consultoría como el desarrollo se han realizado de forma interna. “Siempre que sea posible, apostamos por usar recursos internos. En este caso, el know-how obtenido en la implantación de SAP ha sido fundamental para identificar rápidamente las fuentes de información y ha sido utilizado para desarrollar los cuadros que tenemos”, añade Olcina.
En cuanto a las dificultades, según el responsable, éstas han sido escasas, al implantarse el proyecto de forma gradual y en función de necesidades reales, priorizando cuadros de mando para personas que no tienen tiempo para elaborar ellos la información. “Hay que destacar que este proyecto es fruto de un trabajo en equipo entre los diferentes departamentos de la empresa y el de sistemas de información”, añade.
Radiografía TIC
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Al margen del ERP, Gabriel Olcina, director de sistemas de información de Weber Cemarksa, asegura estar particularmente orgulloso de su sistema de información comercial remoto, llamado e-comercial y desarrollado por el departamento de sistemas. “Utilizando una PDA, nuestros más de 60 comerciales tienen cada día información sobre sus clientes, ventas, precios, etc. lo que les ayuda en su gestión diaria. Con la misma herramienta, pueden introducir datos sobre el mercado que después se consolidan en la base de datos corporativa para posteriores análisis”, asegura.
Entre los proyectos que esperan lanzar este año, Olcina destaca el desarrollo de una nueva versión de e-comercial. “Empezamos a trabajar con el sistema en 2001 y ya es hora de mejorarlo. Por otra parte, seguiremos trabajando en el análisis de la información desarrollando más cuadros de mando con QlikView y enriqueciendo nuestros análisis de mercado, añadiéndoles la representación geográfica a través de mapas”.
Olcina asegura que la inversión anual de Weber Cemarska en TIC es variable. “No acostumbramos a invertir grandes cantidades, pues intentamos recurrir a la consultoría interna”. Este año, la empresa invertirá unos 100.000 euros, parte de los cuales servirán para renovar un área del parque informático, mejorar sus instalaciones y comprar licencias. “No es una gran cantidad, teniendo en cuenta los más de 200 usuarios que tenemos, pero no siempre nuestras compras pasan por una inversión significativa. En el caso de las PDAs, por ejemplo, preferimos utilizar contratos de renting que nos garantizan continuidad y regularidad en el gasto”.
