El outsourcing como refuerzo

Ciba Aditivos es uno de los pilares de Ciba-Geigy en España. Con grandes necesidades de información, ha subcontratado a Integral Services la adaptación de la herramienta EIS Forest& Trees a las necesidades de la compañía. Con los usuarios como actores principales del desarrollo, el EIS ha cambiado de la noche al día la toma de decisiones en la empresa. Con un departamento de informática propio, el outsourcing se ha convertido para una de las 14 divisiones del grupo en una buena solución para abordar temas propios.

La empresa matriz, Ciba-Geigy, cuenta con un departamento de Tecnologías de la Información formado por 40 personas, que prestan servicio y soporte informático (comunicaciones, hardware y software) a toda la organización. Las necesidades específicas de la división de Aditivos, con un ritmo más evolucionado que el resto, hizo que el departamento de informática del grupo no tuvera ni tiempo ni personal para dedicarse a los proyectos de Ciba Aditivos. "El mercado obliga a buscar soluciones que no encontramos dentro de la empresa, por la dinámica del resto de divisiones. Nos ha obligado a disponer de un IT (grupo de informática) divisional", explica Ricard Fernández, del departamento de Logística de Ciba Aditivos.

La empresa califica el desarrollo externo del EIS como un total éxito. Ello es especialmente relevante después de la primera y "nefasta experiencia" en outsourcing, como califica Fernández la implantación de Windows NT por un proveedor externo que prefiere no citar.

Lo mejor de los EIS es que son "muy vivos y evolucionan constantemente", y Forest & Trees lo permite. Por ejemplo, hacer que sea más rápido, para obtener la información al instante de haber pulsado la tecla del ordenador. Con Integral Services y bajo la responsabilidad informática de Rosa Carrasco, de Ciba, se preparó el proyecto para el desarrollo de un EIS que permitiera la consulta del día a día, de las ventas, de la marcha de la empresa por sectores, por clientes, etc. La compañía ya tenía una idea muy clara de lo que quería, tras haber realizado internamente un desarrollo más sencillo mediante Paradox. Antes, mediante un file transfer mensual, era posible ver las ventas por cliente/producto, evolución de precios, la elaboración de raports y del presupuesto anual. Un proceso que se iniciaba en mayo y finalizaba en noviembre. Con Paradox el inicio se retrasa a julio y, con el EIS, en octubre: es decir, ha permitido obtener mucha más información.

La intención era que la propia compañia desarrollara el proyecto, "pero llegamos a la conclusión de que era mejor subcontratarlo". El outsourcing ha sido necesario "al no tener experiencia en EIS", señala Carrasco. La "seriedad" de Integral Services fue la principal razón para elegirla como participante externo del proyecto EIS. Un detalle especialmente importante para Fernández, quien considera que "el mundo de la informática no es muy serio".

Sin embargo, antes de instalar el EIS era necesario cumplir los requerimientos informáticos establecidos por el grupo a nivel mundial (Windows NT, SQL Server y todo el mundo de Microsoft). "Pero Integral Services no tenía mucha experiencia en SQL Server y también éramos los primeros de la empresa que montábamos Windows NT". De modo que subcontrata su instalación a otra compañía, con un resultado desesperanzador: "Si el proyecto duró ocho meses, casi cinco fueron para poner a punto Windows NT", dice Fernánez, "para que al final tener que solucionarlo internamente. No era indispensable que el EIS funcionara bajo SQL o Windows NT, pero era un requisito que se iba a tener que cumplir en un corto plazo de tiempo. Porque Ciba Aditivos ha realizado drásticos cambios en la arquitectura informática. Primero, de una red Novell pasa a Windows 3.1, con equipos alimentados por el host central Hitachi 8580 con SAP (módulos de ventas, compras y almacén). En la actualidad el sistema se basa en una instalación de 40 equipos bajo Windows NT, que también conecta el almacén de Barberà del Vallès.

Con el EIS ahora implantado, Ciba Aditivos ha conseguido un gran avance en el análisis de la información. El objetivo era conseguir en pantalla la visualización de las ventas (cliente/producto, producto/cliente) a la evolución de precios, almacenar historias de los rapports y de la competencia, la gestión y control de los precios en divisas fijados para los clientes -todos multinacionales-, enviar reports a la central en Suiza, etc.). Tareas como elaborar el presupuesto eran casi imposibles de cumplir antes de la introducción del EIS. "Se ha pasado de una información muy estática, de papel, a una dinámica diaria, sin necesidad de tenerla online, y en una única herramienta", explica Fernández.

La empresa tiene muy claro que el usuario (hasta ahora 15 terminales) es el actor principal del proyecto, dado que es una herramienta para su propio uso. Y por ello ha participado en todas las fases, aportando ideas y necesidades. "Desde una herramienta puede realizar todas las tareas sin que tenga que saber que está conectado a Excel, Word, Powerbuilder, etc. Es totalmente transparente". La introducción del EIS ha significado grandes ahorros para la compañía y una importante mejora en la gestión de la información: desde el control de divisas a la preparación de visitas que hacen los vendedores.

Lo mejor de los EIS es que son "muy vivos y evolucionan constantemente", y Forest & Trees lo permite. Por ejemplo, hacer que sea más rápido, para obtener la información al instante de haber pulsado la tecla del ordenador.

El proyecto se inicia en enero del año pasado, con el análisis funcional, etapa que incluye la creación de la base de datos intermedia. Posteriormente se entra en el desarrollo de pantallas, trabajando conjuntamente con el usuario. Y en septiembre se inicia propiamente el proyecto.

Según Rosa Carrasco, en la ejecución del proyecto no ha habido dificultades técnicas relevantes. Integral Services también se ha ocupado de facilitar la entrada de datos en el EIS como los del presupuesto, competencia, etc., a través de Powerbuilder. Para la responsable de informática, haber subcontratado el proyecto EIS ha sido muy positivo y, sobre todo, "en el departamento ha quedado la experiencia. Si hubiera quedado fuera, sí que sería una desventaja". Otras de las pocas desventajas de la subcontratación son la atadura a una empresa externa y, en el caso de Ciba, la posibilidad de que en el futuro "nos tengamos que desprender del desarrollo al ser dependientes de las decisiones del grupo. Por suerte, es una ventaja ser los únicos que tienen una herramienta similar", dice Fernández.

Este directivo cree que la tendencia de futuro es utilizar la opción del outsourcing para resolver casos concretos: "Los servicios son caros, y más dentro de la empresa". En este sentido, la política del grupo es subcontratar al exterior el desarrollo de soluciones muy específicas e individuales para cada división.

Ventajas del outsourcing

- Facilita el desarrollo ante falta de recursos

- Ahorros en personal

- Permite que el departamento adquiera experiencia

Desventajas

- dependencia del exterior

Ciba Aditivos

- Ventas de 6.000 millones de pesetas en 1995

- 700 clientes

- 300 productos