El outsourcing, primer paso para implantar empresas virtuales

El outsourcing se presenta como la antesala de la empresa virtual. Esta es una de las principales conclusiones a las que llega un estudio realizado por Arthur Andersen y The Economist Intelligence Unit en el que han participado más de 300 altos ejecutivos norteamericanos y europeos, y más de 50 organizaciones con actividades internacionales. El 85% de los directivos encuestados recurre al outsourcing para alguna una función empresarial, porcentaje que crecerá hasta el 93% en tres años.

Según el estudio de Arthur Andersen y The Economist Intelligence Unit, el fuerte incremento del outsourcing está estrechamente ligado al avance tecnológico. Precisamente es la tecnología la que facilita la puesta en marcha de lo que se conoce como empresa virtual. El análisis realizado muestra una estructura de implantación para conseguir este estado "virtual", es decir, el de empresas -grandes o pequeñas-, ágiles y orientadas al cliente.

Aunque tradicionalmente los procesos de outsourcing se han ligado al mantenimiento de la logística o inmuebles, el estudio afirma que el outsourcing de funciones administrativo-financieras está creciendo. Un 26% de los ejecutivos encuestados recurre a la contratación externa para, al menos, una función de este tipo.

Los responsables del estudio aseguran que el tamaño de la empresa no es un factor determinante a la hora de implantar un proceso de outsourcing, algo que se emplea cada vez más como una estrategia eficaz, y no sólo como un planteamiento a corto plazo diseñado para reducir costes. Y, generalmente, son los ejecutivos más innovadoras los que lideran la decisión de emplear el outsourcing, sobre todo cuando se están considerando procesos importantes, pero no clave, de la empresa.

Según este informe, el outsourcing ofrece seis grandes beneficios: un enfoque estratégico más claro, una mejor asignación de los recursos, disponibilidad de los conocimientos de expertos, información sobre qué empresas desarrollan mejor sus procesos, control de costes a largo plazo, y orientación cliente/proveedor.

Cómo poner en marcha el outsourcing

En el estudio se determina los cinco pasos claves necesarios para llevar a cabo un proceso de outsourcing. En primer lugar, la alta dirección debe determinar qué funciones deben mantenerse en la propia empresa, que son aquellas que proporcionan una ventaja competitiva. Una vez identificadas las funciones clave, todas las demás pueden ser hechas por alguien externo a la empresa. Para identificar las mejores oportunidades para el outsourcing es necesario responder ciertas preguntas, tales como si el outsourcing ayudará a mejorar el enfoque de la gestión, si se ganará en flexibilidad, en alcance y experiencia, cómo afectará en la relación con empleados y clientes, y si es conveniente externalizar toda la función empresarial considerada, o sólo parte de ella. Uno de los puntos básicos es el relativo a los costes, por lo que es indispensable comparar cuánto cuesta realizar esta tarea internamente frente a lo que puede suponer la realización por parte de un proveedor externo.

Una vez que se ha decidido comenzar un proceso de outsourcing, es el momento de seleccionar al proveedor de estos servicios. Según el estudio, esta elección es distinta a la que se hace habitualmente en las decisiones de compra. Para empezar, las empresas deben decidir el tipo apropiado de relación para el objeto del outsourcing, puesto que en bastantes ocasiones se requiere un socio estratégico en vez de un proveedor. La empresa debe evaluar el compromiso del proveedor con el cliente, su nivel de experiencia, y el grado de satisfacción que tienen sus clientes.

Luego es necesario llevar a cabo el proceso de implantación del sistema de outsourcing, teniendo en cuenta que conlleva una transición compleja de los recursos humanos, los procesos y, en algunos casos, de la tecnología. Es fundamental involucrar desde el comienzo, dándole un papel fundamental, al Departamento de Recursos Humanos.

Una vez que se ha seleccionado al proveedor, se debe tener en cuanta que los contratos deben incluir indicadores de calidad del nivel de servicio y las medidas que se aplicarán para optimizar el proceso, algo fundamental para conseguir el mayor beneficio y reducir los riesgos que implica cualquier proceso de outsourcing.