La transición al siglo XXI

Llegó el momento de congratularse . Se han puesto a punto todos los sistemas internos para el próximo milenio . Se ha comprobado todo y, en comparación con el resto del sector, uno se siente confiado en haber superado con holgura los plazos . ¿ Ha llegado la hora del champán de celebración ? Difícilmente . Incluso las empresas y organizaciones que ejecutan proyectos del año 2000 ( Y2K ) perfectamente y al pie de la letra serán susceptibles de sufrir efectos secundarios u " ondas de choque " externas . Los proveedores, firmas colaboradoras, clientes y otros terceros que no afronten cuidadosamente sus propios problemas del año 2000 pueden causar un caos en su compañía .

Para evitar verse perjudicado por este efecto de onda, los directores del proyecto Y2K están volviendo su mirada hacia fuera de las paredes de la empresa, para examinar y analizar cadenas de suministro, bases de clientes y otras entidades externas . ¿ Estarán preparados a tiempo ? ¿ Cuáles son sus planes ? ¿ En qué punto se encuentran en el proceso ? ¿ Podrán continuar su actividad comercial en el año 2000 ? " . Son preguntas que se plantean muchas empresas . Es necesario dedicar una cantidad de recursos importante a plantear estas cuestiones respecto a los proveedores y otras firmas colaboradoras .

Esa investigación del cumplimiento externo con las normas deberá tener lugar en paralelo con los esfuerzos de corrección internos, y debe ser gestionada con el mismo cuidado . Además, la direccion senior debe comprender que el problema del año 2000 no está sólo en el propio centro de proceso de datos . Está en todas las compañías con las que se hacen negocios . Esto significa que el apoyo exterior es crucial para aislar y proteger a la propia empresa frente a los daños de las repercusiones externas .

Los expertos en el problema del año 2000 recomiendan seguir seis pasos .

Hacer inventario

Lo mismo que el proyecto del año 2000 se inicia realizando un inventario para determinar cuánta codificación relativa a fechas existe, las investigaciones sobre el cumplimiento externo con las normas comenzarán con un análisis de las entidades externas con las que se mantienen actividades, y de su importancia relativa para las propias operaciones . Aunque nadie desea pasar por alto a los proveedores no críticos, hay que concentrarse en los más importantes . No hay tiempo ni recursos suficientes para trabajar con todos ellos . Hay que realizar el mismo tipo de pruebas y priorización que se realizan internamente en la propia empresa . Y también aquí es aplicable el principio conocido de que un 80 por ciento de los ingresos proceden de un 20 por ciento de los clientes, y que un 80 de los proveedores críticos proceden de un 20 por ciento de los proveedores y vendedores .

Investigar

La comunicación con entidades externas se inicia generalmente con una petición de información; una carta o una encuesta preguntando sobre el estado del cumplimiento con las cuestiones del año 2000 . Las respuestas a ese tipo de consulta son diversas . Puede no obtenerse respuesta, o recibir una carta poco relevante de un funcionario de categoría inferior . El Gartner Group dice que el porcentaje de respuestas recibidas puede ser de sólo un 10 por ciento . Y, de los que responden, menos de un 50 por ciento son precisos en su respuesta . No es que estén intentando mentir; simplemente, no tienen aún información . Gartner recomienda adoptar una estrategia después de haber elaborado una lista de las firmas colaboradoras y proveedores de más alto nivel . Entonces se calcula un presupuesto de viajes, se toma un avión y se comienza a visitarlos . Hay que observarlos directamente, y preguntarles cómo les van las cosas en relación con el año 2000 . Si comienzan a mirarse las manos y titubear, es seguro que habrá problemas .

Colaborar

Al colaborar con otras compañías, pueden producirse enfrentamientos . Nadie desea quedar bloqueado con un proveedor único que no está haciendo bien las cosas . De todas formas, tanto los analistas como los directivos de TI afirman que un enfoque de colaboración es el único camino para el éxito .

Seguir el progreso

Incluso cuando están siendo monitorizadas estrechamente, algunas firmas colaboradoras o proveedores pueden no estar resolviendo con la rapidez necesaria sus problemas del año 2000 . Identificar a los retrasados requiere un plan de mediciones .

Crear planes de contingencias

Desafortunadamente, el número de otras empresas colaboradoras con luz roja podría ser mayor de lo que desearía cualquier director de sistemas de información . Un escenario así requiere planes de contingencia . Si un proveedor no puede mantener su actividad en el mundo que vendrá a continuación del año 2000, ¿ qué otros habrá que puedan hacerlo ? Hay que comenzar a establecer alternativas tan pronto como surgen sospechas sobre un vendedor crítico .

En opinión de la mayoría de los ejecutivos de TI, es inevitable que algunas relaciones de largos años se derrumben bajo las presiones del año 2000 . Por su parte, el Gartner Group, observa una posibilidad algo más optimista: este problema podría dar lugar a una mejor comunicación dentro de la cadena de suministro, y a más relaciones de colaboración, pero sólo si se presta una atención cuidadosa a las repercusiones del problema .

Probar y verificar

Incluso las firmas colaboradoras que parezcan tener bajo control sus problemas del año 2000 deberán ser observadas al aproximarse el nuevo milenio . La filosofía de actuación de muchos directores de sistemas de información se deriva de un antiguo consejo de Ronald Reagan en relación con el cumplimiento de las normas de control de desarme por parte de la Unión Soviética: confiar, pero verificar . La única forma en que puede determinarse si un proveedor ha tenido éxito en resolver los problemas del año 2000 es realizar pruebas junto con él . Las palabras no cuentan . Los hechos comprobados sí .

No dejarse inundar

¿ Cuál será entonces la prioridad en la comprobación del cumplimiento con el proyecto 2000 por los proveedores externos ? La preocupación por estas repercusiones externas deberá ser tan importante como cualquier otra . Hay dos términos que se repiten de forma recurrente en las discusiones sobre el efecto de las repercusiones externas: comunicación y colaboración . Las empresas deben trabajar estrechamente con las firmas comerciales con las que tienen relaciones y mantener un diálogo permanente para evitar verse perjudicadas por errores de otros en relación con el año 2000 . El trabajo requerido es similar a una cruzada educacional . Si uno se ha educado a sí mismo sobre el peligro, el paso siguiente será educar a los proveedores, y después hacer que ellos eduquen a los suyos . Todo el mundo está en alguna parte de la cadena de suministro de algún otro .