"Ahorramos hasta el 90% del tiempo que los empleados dedican a informes de gastos o compras"

Aires de tormenta azotan a la economía mundial y las empresas prevén un complejo 2024 para sus finanzas. Por eso, la mayoría ya se está preparando con planes estratégicos, reestructuraciones y recortes de personal, aunque el objetivo es el mismo: reducir los costes a mínimos. En este contexto, Expensya busca posicionarse como una solución a este problema, con su plataforma integral de gestión de gastos corporativos que promete una reducción de éstos de un 7% de media. 

Según un estudio de la compañía, un 65% de las compañías continúan gestionando los desembolsos de sus equipos con Excel, herramienta que parece de la Edad de Piedra si se le compara con fintechs como Expensya que ya integran tecnologías de automatización, inteligencia artificial (IA) y lenguaje natural en sus soluciones.

Justamente la utilización de estas herramientas básicas por parte de las empresas fue lo que encendió la bombilla de Karim Jouini y Jihed Othmani, dos ex ingenieros de software de Microsoft. “Realmente odiábamos gestionar nuestros informes de gastos. Cuando nos fijamos en el mercado en 2014, los informes de gastos eran un viejo problema con un montón de soluciones existentes que no están abordando las necesidades del mercado, lo que significaba que las empresas seguían utilizando Excel y siendo infelices con lo que tenían”, contó Jouini, CEO de Expensya, a ComputerWorld. 

"Nuestra tecnología de procesamiento de facturas está clasificada como la mejor de Europa en precisión y velocidad"

Fue así que en 2014 decidieron fundar Expensya en Francia, para abordar todas esas necesidades y problemáticas que las soluciones de ese entonces no estaban atacando. “Nos expandimos a Iberia, a Alemania, a Austria, etc. Hoy equipamos a más de 6.000 empresas en Europa, en su mayoría empresas europeas que desplegamos globalmente [como Volvo y H&M], y cerca de un millón de empleados utilizan la solución”, concretó.

En España, la compañía trabaja mayoritamente con empresas medianas o filiales españolas de multinacionales, como Santander y BBVA. A nivel global, la compañía ha atraído la mirada de Medius, proveedor de automatización de cuentas por pagar, que ha anunciado su intención de adquirirla en lo que sería una de las mayores operaciones en la región de Medio Oriente y Norte de África.

En entrevista con ComputerWorld, Jouini develó los entresijos de su tecnología y profundizó en la estrategia de la compañía para seguir expandiéndose a nivel internacional.

¿Cómo funciona la solución y qué tecnologías aplican? 

La solución es bastante sencilla. Tenemos una aplicación móvil, que es la entrada para el empleado y que le permite digitalizar todos sus informes de gastos. Además de la aplicación móvil, también emitimos una tarjeta de crédito de empresa que va con Expensya, que te permite como empleado utilizar directamente el dinero de la empresa si se te permite, en el escenario adecuado. Es una tarjeta inteligente que sólo funciona en función de tu perfil. Así que digamos que Laura viaja a España durante una semana y pide 800 euros, la tarjeta sólo funcionará en España, sólo por 800 euros, sólo durante esa semana. Y luego tenemos la aplicación web, que permite a los empleados usar el ordenador, pero también a los contables y encargados de finanzas.

El principal escenario que tenemos en el sistema es que yo pago con la tarjeta, llega el recibo, le saco una foto al recibo y nuestra tecnología de inteligencia artificial (IA) leerá el recibo en un par de segundos y dirá qué contiene, pero también dirá si la empresa puede reclamar los impuestos, dirá si creemos que es un fraude, dirá si [el gasto] está en la política de la empresa o no, y aplicará todas las normas. Después de capturar el gasto, éste pasará a un flujo de trabajo, de modo que mi jefe, mi contable, etc., podrán revisarlo, aprobarlo, reembolsarlo o no, y luego pasará al ERP. 

En un contexto de incertidumbre económica, en el que el control de costes se está convirtiendo en una de las prioridades de las empresas, ¿cuáles son los principales retos de los departamentos financieros en la gestión de la información contable?  

Tiene muchos retos ser director financiero en medio de una crisis. Pero en concreto, los retos que tienen es, primero, cómo mantengo la empresa en funcionamiento mientras controlo los gastos que no quiero que se produzcan. Y en el control tienes que ser rápido, no controlar al final del año o al final del trimestre. Con soluciones como Expensya puedes implementar controles en la aplicación, por lo que puedes controlar los fraudes, puedes poner límites -puedes decir que un restaurante son 20 euros, pero si es con clientes entonces son quizás 40, etc-, puedes automatizar todos estos controles. Normalmente vemos que cuando las empresas implantan Expensya su gasto baja aproximadamente un 7% de media debido a todas estas reglas. 

La segunda parte del control de costes es que, en Europa y específicamente en España, reclamar la devolución de impuestos es arriesgado, porque las normas del IVA son realmente complejas en España. Se necesita que el recibo tenga un formulario específico, tiene que estar archivado en una certificación específica y tiene subreglas específicas en lo que es reclamable y lo que no lo es. Así que con soluciones automatizadas como Expensya las empresas pueden reclamar con un riesgo mucho menor. En realidad la mayoría de las empresas simplemente no reclaman estos impuestos, porque es demasiado arriesgado si no se puede automatizar. Los impuestos que sí se reclaman suelen tener un valor superior al coste de Expensya. Toda esta parte que no reclamas hoy porque es demasiado arriesgada o demasiado compleja o demasiado manual, con sistemas como Expensya puedes reclamarla.

"Obviamente construimos lo necesario para entrar en el mercado español"

¿Qué les diferencia de otras empresas que ofrecen servicios similares?

En primer lugar, es que lo hacemos de forma colaborativa. Hay muchas soluciones que controlan los costes, pero lo hacen basándose en las cuentas del director financiero. Creemos que eso es demasiado tarde, porque ese gasto ya se ha producido, y acostumbrar a los empleados y a los que gastan no es fácil. Así que lo hacemos de forma colaborativa y en tiempo real, de dos maneras. Primero, la tarjeta que entregamos a los empleados les permite controlar los gastos. Tenemos clientes que utilizan nuestras tarjetas para pagar anuncios de Google o para pagar anuncios de Facebook, porque son empresas que hacen marketing online. Con Expensya puedes darle la tarjeta a tu director de marketing y decirle que esto está limitado a 10.000 euros al mes y la tarjeta lo hará, sólo funcionarán los anuncios de Google y sólo por 10.000. Así que esa es la forma de hacerlo, de hacer el control de costes por diseño, desde el principio. Una segunda forma es, cuando la gente hace informes de gastos, puedes implementar todas las políticas en tiempo real, así que tan pronto como el empleado gasta, sabe lo que está en su política y lo que no, a diferencia de hacerlo en el último minuto. 

Ha mencionado que las empresas que usan Expensya logran un 7% de reducción de gastos. ¿Tiene otros resultados del uso de la solución? 

Lo que compartimos es que normalmente entre el 3% y el 5% de todo lo que se gasta es reclamable, pero las empresas no lo hacen. Desde la perspectiva del empleado, les ahorramos entre el 80% y el 90% del tiempo que dedican a gastar, ya sea en informes de gastos o compras.

Ya utilizabais la IA en vuestra solución, pero ahora habéis empezado a utilizar también ChatGPT. ¿Cómo se integra ChatGPT con sus soluciones de IA?

Utilizamos IA especializada en problemas específicos, por lo que actualmente utilizamos GPT sobre todo en problemas nuevos. Y antes de explicar cómo utilizamos GPT en Expensya, es importante ver cómo tecnologías como GPT crean, en mi opinión, un cambio radical en cómo utilizamos los ordenadores. Desde que empezó la informática, quizás en los años 70, la forma de usar un ordenador es que sabías lo que querías hacer y tenías que traducir esas indicaciones a la máquina. Eso era código. Ahora tenemos interfaces más fáciles como Excel, por ejemplo, que permite a más gente automatizar las cosas. Para mí realmente GPT es un paso completamente nuevo donde el lenguaje de programación se convierte en español, básicamente. Y así tu capacidad para interactuar con la máquina se vuelve radicalmente diferente. ¿Cómo aplicamos eso en Expensya? Te daré algunos ejemplos. Antes te hablé de la política de una empresa. Antes, cuando utilizabas Expensya sin estas nuevas tecnologías, las empresas tenían sus documentos de política para tus empleados y aplicaban esas 30 o más páginas añadiendo nuevas reglas, como que los restaurantes cuestan menos de 20 euros, luego añades otra, vas y lo configuras, y así que traduces tus documentos en español a algo para el ordenador. Eso lleva tiempo, desplegamos grandes clientes como un gran banco, y son varios días de trabajo. Con tecnologías como GPT, el tipo de cosas en las que estamos trabajando es permitir que usted nos dé su documento de política y nuestra tecnología lo convertirá automáticamente en configuraciones de Expensya. Hace que tu texto en español se convierta en el lenguaje de programación. Y eso es muy transformador. 

Otra forma de usarlo es que lanzamos en beta el chatbot para que nuestros clientes lo usen con sus propios empleados. Como empleado normalmente no conoces las diferentes políticas, y a veces necesitas pagar una suscripción a LinkedIn. ¿Cómo lo hago? Así que damos ese chatbot a nuestros clientes, lo despliegan a sus propios empleados en Teams directamente y así los empleados pueden simplemente hacer este tipo de preguntas: 'Voy a viajar, voy a Alemania, ¿cuánto tengo permitido? ¿Cómo reservo? Tengo que suscribirme a LinkedIn. ¿Con quién debo hablar?’. Es alucinante cómo funciona y ahorra mucho tiempo al director financiero y a recursos humanos en la aplicación de políticas y en la formación de los empleados. 

Hay una tercera forma en la que utilizamos la IA, para procesar facturas. Estamos ampliando nuestro procesamiento de facturas para que sea más sutil. Hoy en día nuestra tecnología de procesamiento de facturas está clasificada como la mejor de Europa en términos de precisión y velocidad. Pero nuestros clientes no se conforman con que reconozcamos la factura ABC, sino que quieren saber si ABC es aceptable en su política, y esto suele ser muy sutil: la política dice que no se permite alcohol, pero la factura dice ‘vodka’. Entonces, ¿cómo se hace? Y así empezamos a usar este tipo de tecnología, porque GPT lo reconocerá. 

"Estamos trabajando para que nuestro producto gestione el 100% del gasto de la empresa"

Llegasteis a España en 2018, ¿cómo ha sido la evolución de vuestro negocio en el país desde entonces?

Ha sido un viaje bastante bueno, obviamente construimos lo necesario para entrar en el mercado español, porque tiene algunas singularidades, como que el archivo legal de recibos depende de la región. Así que fuimos y nos certificamos en diferentes regiones y desplegamos la solución. Luego, hemos tenido bastante éxito en las empresas medianas, que ya tienen un cierto nivel de estructura, por lo general por encima de 100 empleados. Todavía tenemos retos por debajo de los 100 empleados, especialmente desde el COVID, que fue duro para la economía española y específicamente para las empresas de menos de 100 empleados, pero realmente creo que tenemos una solución que permite a estas empresas más pequeñas controlar mejor sus gastos y afrontar mejor la crisis. También lanzamos nuestras tarjetas en 2022 y hoy vemos una fuerte tracción en España sobre estas tarjetas.

¿Cuáles son los próximos pasos de Expensya en términos de negocio y tecnología? 

En cuanto a la tecnología, como te he dicho, se trata de cómo utilizar mejor estas IA generativas, ya sea GPT u otra. Creo que se convertirán en algo mainstream. Se trata de cómo las utilizamos para nuestros clientes, pero también de cómo nos aseguramos de tener una mano de obra feliz y capacitada, eso es realmente importante. Estar en un entorno de alto crecimiento no es fácil todos los días para los fundadores y los empleados, por lo que hay una gran cantidad de inversión allí en cómo pueden nuestros empleados utilizar GPT para liderar ese crecimiento de una manera más cómoda. Eso desde el punto de vista tecnológico. 

Desde el punto de vista empresarial, nos estamos acercando al millón de empleados desplegados. Esa cifra parece grande, pero el mercado europeo tiene al menos 100 millones de usuarios potenciales, así que se trata de crecer hacia ese potencial. El segundo eje es que hoy vendemos a empresas que están en España, en la Europa francófona y germanófona. Queremos expandirnos al resto de los mercados europeos, como Italia, Holanda, los nórdicos, etc. Y el tercer eje es puramente de alcance. Hoy en día gestionamos los gastos de los empleados cuando viajan o necesitan gastar algo, gestionamos los gastos de los equipos, por ejemplo, los equipos de marketing que quieren pagar anuncios en LinkedIn, etc., pero aún no gestionamos lo que llamamos gastos corporativos, como el pago del alquiler de una empresa, el pago de piezas que compran para la industria. Aún no lo gestionamos y estamos trabajando para que nuestro producto gestione también ese tipo de gasto, y así este año veremos el 100% del gasto de la empresa.