"Los procesos heredados para reclamar gastos están anticuados y son una molestia para todos"

Entre tickets de comidas, gastos en taxi y viajes empresariales, muchas compañías pierden el panorama completo del total de gastos en el incurren. De hecho, según un estudio de Pleo, la solución inteligente de gastos para empresas -y desde 2022 unicornio-, menos de la mitad de las organizaciones aseguran tener una buena visibilidad del conjunto de sus gastos y un 38% lo achaca al exceso y complejidad de las herramientas financieras.

Con cerca de 40 empleados en España y clientes como Acciona, Galp y ThyssenKrupp, Pleo ya se ha hecho un nombre entre las plataformas que buscan dar una solución a este problema y “democratizar el acceso a la tecnología contable como palanca para impulsar la eficiencia y el desarrollo de las empresas de todos los tamaños”, en palabras de Álvaro Dexeus, responsable de la compañía para el sur de Europa.

"La gestión de gastos es una de las tareas que más recursos malgasta en las empresas españolas"

“La gestión de gastos es una de las tareas que más recursos malgasta en las empresas españolas. Cuando los procedimientos de pago y de gestión de los gastos no están automatizados, los procesos se alargan y aumentan las posibilidades de que se produzcan errores”, explica Dexeus, quien asegura que solo 3 de cada 10 empresas utilizan un sistema digital de gestión de gastos. 

Esto no solo genera pérdidas, sino que también pone una gran presión sobre los trabajadores. Por un lado, el personal de finanzas gasta una media de 5,4 horas al mes en perseguir y tramitar recibos, y los empleados, en el 90% de los casos, cubren los gastos de trabajo con dinero personal y tienen que esperar hasta el siguiente cobro para recuperarlo. “Cada una de estas batallas solo se puede ganar si se adoptan modelos digitales para pagar los gastos relacionados con el trabajo”, afirma Dexeus.

Adiós al libro contable

“Los procesos heredados para reclamar gastos están anticuados y son una molestia para todos”, sentenció el responsable de Pleo. Esto, sumado a un contexto económico incierto, en el que las empresas están enfocadas en reducir costes y ser lo más eficiente posible, “automatizar la gestión de los costes es una tarea clave para lograr ese objetivo. La digitalización de la gestión de los gastos permite a las empresas ahorrar costes de forma directa, mayor visibilidad sobre los gastos y una previsión más precisa”.

Con su solución homologada por la Agencia Tributaria y compatible con diversos sistemas contables, Pleo permite a las empresas tener una visibilidad completa de sus gastos, gracias a la vista de administrador que permite revisar en tiempo real las compras de la plantilla, y reducir las tareas manuales con la digitalización instantánea de recibos, que son categorizados y analizados automáticamente. Además, Pleo cuenta con sus propias tarjetas, permite gestionar el dinero adelantado por los empleados y puede generar informes de control de KPI claves para la empresa. 

"La automatización de los procesos no sólo permite acceder a los datos en tiempo real, sino que también avanzar en eficiencia y calidad"

“La automatización de los procesos no sólo permite acceder a los datos en tiempo real siempre que se necesiten, sino que también puede ayudar a avanzar en eficiencia y calidad. En muchas ocasiones, las empresas que siguen ligadas a estos procesos manuales, simplemente no tienen tiempo de buscar nuevas opciones, y a menudo las descartan por ser complejas y costosas, pero eso no tiene por qué ser así. Al adoptar una solución de gastos inteligente, las empresas pueden automatizar los detalles de la gestión de gastos y ganar en eficiencia y poder dedicar el tiempo a impulsar el crecimiento del negocio”, explicó Dexeus.

Además, insistió, “Pleo también cuida de la salud mental del empleado, ya que según nuestro último estudio, el 70% de los trabajadores encuestados en España que tienen gastos de empresa adelanta su propio dinero para fines empresariales, desembolsando más de 105 euros de media por transacción”. El mismo estudio arrojó que al 50% de los empleados les estresa tener que incurrir en gastos de la empresa de su bolsillo a la hora de gestionar sus propias finanzas, e incluso el 60% afirmó que, por esta razón, no han podido hacer frente a una obligación financiera personal.

La crisis llama a un cambio de enfoque

Dexeus afirmó que “el mercado español fue la primera apuesta de Pleo por el sur de Europa” y en los ocho años que llevan funcionando, la región ha tenido un enorme crecimiento, con 25.000 clientes y 800 empleados repartidos en siete oficinas por toda Europa. “Hemos alcanzado el estatus de unicornio. Hemos atravesado un período de crecimiento enorme y muy rápido, gran parte de la cual procede de España, lo que demuestra la necesidad de un producto como el nuestro”, añadió.

"Hemos atravesado un período de crecimiento enorme y muy rápido, gran parte de la cual procede de España"

Aún así, no han estado exentos de las consecuencias del complejo escenario económico mundial, que los obligó a “actuar con la diligencia debida y a revisar nuestras prioridades y estrategia ante el cambiante panorama empresarial. Eso significó reposicionar algunos de nuestros equipos para centrarnos en mercados y oportunidades clave que nos permitieran seguir prestando el mejor servicio posible, y suprimir otros en los que estábamos reduciendo nuestro enfoque como empresa. Lamentablemente, esto afectó al 15% de nuestros empleados”, dijo.

Pero Dexeus ve la luz al final del túnel. “En 2021 vimos cómo los usuarios de Pleo se duplicaban, al tiempo que los volúmenes de las transacciones se triplicaron en comparación con 2020. A nivel global, queremos seguir mejorando y optimizando nuestro producto, para poder ofrecer el mejor servicio a todas las empresas con las que operamos”.

“Nos encontramos en un momento de incertidumbre para las empresas y ahora es más crucial que nunca que controlen los gastos innecesarios y obtengan una visibilidad completa y en tiempo real para que puedan realizar previsiones precisas y no solo capear este periodo, sino encontrar oportunidades para crecer y prosperar”, concluyó Dexeus.