Más allá de Excel: digitalización para un mayor control y visibilidad de los gastos del empleado

La gestión de gastos de los empleados suele ser un punto de dolor para las compañías que, al depender de soluciones manuales y básicas como Excel, muchas veces pierden noción del gasto total que hacen sus plantillas, desconocen las categorías de esos gastos y tienen dificultades para poner límites y velar por la eficiencia. Esta fue la principal temática que se abordó en un almuerzo realizado este miércoles en Madrid, organizado por IDG Research en colaboración con Pleo, donde líderes empresariales y analistas debatieron en torno a las ventajas de la digitalización y de soluciones automatizadas para tener un control total de esta área de la empresa.

En la cita, empresas como Adgage, Aivora Solutions, Anjana Data, Auren Consultores, Capital Energy, Parclick, Remove Group, Risi, Twenty Four Seven, Viterbit y Botslovers dieron a conocer algunos de estos problemas a la hora de gestionar los gastos de sus empleados y contaron sus necesidades en torno a soluciones digitales para ello, desde sus distintas perspectivas.

El analista principal de IDG Research, Alberto Bellé, sostuvo que “los departamentos contables y financieros se encuentran con que su misión ha cambiado. Estamos en un tiempo muy incierto y hace falta hacer previsiones de ingresos, de gastos, de financiación. Sin embargo, se encuentran con que tienen un cuello de botella, y es que los gastos de los empleados no son digitales, son analógicos, son papeles que hay grapar, leer y meter en un Excel. Esto no sólo les hace perder tiempo y recursos, sino que bloquea la verdadera función que ahora les pide el negocio”.

“Con Pleo, las empresas tienen un back office en tiempo real con todos los gastos, tienen un control total de su tesorería"

 

Carlos Cutillas, senior sales manager de Pleo

Asimismo, el analista principal de IDG Research, Fernando Maldonado, comentó que cada área de la compañía tiene requerimientos diferentes. Por ejemplo, “los directores financieros quieren tener la información en tiempo real, mientras pasan las cosas, y así poder tomar decisiones de forma rápida y en tiempo real”, dijo. También agregó que “hemos estado con responsables de recursos humanos, donde la narrativa ha estado centrada en la experiencia del empleado, y hemos tenido perfiles más tecnológicos, donde el Excel es el enemigo, es un agujero que nos atrapa a pesar de tener nuevas soluciones a mano. Esto nos lastra, porque estamos vinculados a una herramienta que no se integra, que da pie a que se produzcan errores”.

Coincidiendo en este punto, el senior sales manager de Pleo, Carlos Cutillas, alertó que “actualmente las empresas tienen un problema muy grande. Por un lado, con los empleados y la cantidad de tiempo que pierden a la hora de reportar gastos, por otro lado, la empresa con la cantidad de tiempo que le dedican a esta gestión, y finalmente, con la falta de control. Al reportarse el gasto casi a final de mes no tienes un control de tu tesorería, no sabes qué está pasando”.

Por ello, Pleo, con su plataforma de gestión de gastos líder en Europa, ofrece “una solución que le permite al empleado hacérselo muy fácil, que no gaste su dinero, que no pierda el tiempo digitalizando o haciendo hojas de gastos. Tú pagas, le haces una foto al ticket y has acabo”. Cutillas añadió que para las empresas también "es súper sencillo. Ellos tienen un back office en tiempo real con todos los gastos, tienen un control total de su tesorería y, cuando el gasto está revisado, lo pueden exportar automáticamente al sistema de contabilidad, ganando en eficiencia, en ahorro de tiempo y en un mayor control”.

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