La decisión de externalizar

Un análisis de PENTEO

11 DIC 1998

Por outsourcing se entiende la externalización de uno o más servicios del Departamento de Organización y Sistemas de Información ( DOSI ) . Su aparición en España –con retraso respecto a otros países- fue motivada por la necesidad de las compañías de reducir costes en infraestructura, plantilla, formación, etc . De esta forma, en un principio, la subcontratación recayó en aquellas compañías de outsourcing que ofrecieran sus servicios a menor coste . La mentalidad ha ido evolucionando y actualmente se tienen en cuenta otros aspectos, como pueden ser la oferta y demanda interna de la compañía, el servicio, la calidad, la respuesta, la simplificación, etc .

El outsourcing se ha convertido en una solución real a las necesidades del DOSI . Según un estudio realizado por EMTI, entre las motivaciones que llevan a las Compañías españolas a plantearse el Outsourcing, cabe destacar la necesidad de abordar cambios bruscos ( 87% ) ; el objetivo de reducción de costes ( 73% ) ; la insatisfacción general de la compañía con los Sistemas de Información ( 43% ) ; la presión comercial de un consultor ( 40% ) ; y la falta de capacidad del equipo ( 20% ) .

Esto se ha traducido en un aumento muy importante en la demanda de outsourcing . Tan sólo el año pasado, el mercado español de outsourcing tuvo una tasa de crecimiento del 38,54%, según SEDISI, con una cifra de negocios de 40 . 427 millones de pesetas, pasando así a ocupar el segundo lugar entre las categorías de Servicios Informáticos, tal como puede observarse en el gráfico adjunto . Sin embargo, no se han disipado todas las dudas o temores de las compañías . Según el estudio de EMTI mencionado anteriormente, los riesgos asumidos por los contratos de outsourcing pueden concretarse en seis puntos: ruptura del contrato por parte del proveedor ( 87% ) ; pérdida de control ( 66% ) ; irreversibilidad de la decisión ( 54% ) ; desvío de costes ( 33% ) ; falta de confidencialidad ( 26% ) ; y pérdida de autonomía ( 19% ) En todas las Compañías encuestadas parecía existir un cierto temor razonable a la situación en que se encontraban .

Satisfacción

Algunos de estos riesgos, así como las posibles ventajas, se hacen patentes al analizar la satisfacción de los usuarios de Sistemas de Información en compañías que están realizando outsourcing . EMTI, en su estudio, hace una comparación entre diferentes aspectos que envuelven al usuario en relación con el servicio, antes y después de su externalización, que resume en el gráfico adjunto . Se observa, después de realizar una operación de outsourcing, una mejora general en la calidad del servicio externalizado, salvo en el caso del soporte a usuario . Esto es debido principalmente a que las diferentes áreas relacionadas con el servicio ( formación, sistemas, desarrollo de aplicaciones, etc . ) , pasan a manos de especialistas . No obstante, aparecen dudas sobre la confidencialidad y seguridad de la información que manejan .

Por lo tanto, para obtener el máximo beneficio del outsourcing, conviene analizar objetiva y detalladamente la necesidades de la compañía para clarificar y concretar aquellos servicios que deben ser externalizados y decidir cómo hacerlo . Hay que examinar qué aplicaciones o procesos de negocio soporta cada uno de los servicios a externalizar, cuál es el nivel actual del mismo y cómo se realiza, la tecnología utilizada, el presupuesto actual que se le dedica, las obligaciones contractuales, así como los objetivos y metas que se desean conseguir con ese servicio . Una vez conocidas cuáles son las necesidades reales de la compañía y los objetivos que se persiguen con cada servicio a externalizar, podrá realizarse una selección más objetiva de las compañías candidatas al outsourcing, y se tendrán más claros los aspectos a negociar en el contrato .

La realización del contrato del Outsourcing implica largas y tensas negociaciones debido a la forma ambigua y poco concreta de este tipo de contratos . Tener claro lo que se tiene, lo que se necesita y hasta dónde se debe, o puede, llegar puede ahorrar tiempo y decepciones en el futuro . En estas negociaciones se debe tener en cuenta, entre otros, aspectos como la duración del contrato, el precio del servicio, las prórrogas al finalizar el contrato, las penalizaciones por incumplimiento y el plan de vuelta atrás .

Beneficios

De forma general, el outsourcing en Tecnologías de la Información cubre las necesidades de las compañías . La mayoría de las empresas encuestadas por EMTI coinciden en que los beneficios que esperaban obtener en la subcontratación de Outsourcing se adecuan, en mayor o menor grado, a los beneficios reales que han conseguido, como puede observarse en el gráfico correspondiente .

El outsourcing puede no suponer el ahorro de costes esperado o una mejora sustancial en los servicios, e, incluso, puede añadir nuevas preocupaciones a las que ya se tenían . No obstante, se consiguen beneficios reales como liberar recursos, acceder a nuevas técnicas, cumplir los plazos previstos y compartir riesgos .

La subcontratación del outsourcing requiere un análisis exhaustivo del servicio a externalizar, valorando objetivamente si la rentabilidad que puede aportar justifica la inversión a realizar .

PENTEO S . A . , compañía especializada en la asesoría independiente en el mercado de las Tecnologías de Información y la Gestión de los Departamentos de Organización y Sistemas de Información .

Evolución del Outsourcing 1993/1997

( en millardos de Pta . )

1993 1994 1995 1996 1997 s% ( 93/97 )

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15,1 16,1 17,3 29,0 40,4 67,54

Desglose del mercado interior bruto de servicios ( en % )

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Desarrollo de software a medida 37 %

Outsourcing 16 %

Mantenimiento software 13 %

Consultoría 13 %

Impl/Migr . Integración 9 %