La empresa inteligente

La Gestión del Conocimiento se ha convertido en un término de amplio alcance que puede aplicarse a una variedad de productos software y estrategias corporativas. Es por eso que la Gestión del Conocimiento no es exactamente una aplicación, sino más bien un objetivo comercial. Las empresas deben hacer que la información residente en sus bases de datos, servidores de ficheros, páginas Web, correo electrónico y sistemas de planificación de recursos de empresa (ERP) y de gestión de relaciones con clientes (CRM) estén accesibles a todos los empleados que la necesiten, cuando la necesiten y en la forma que la necesiten, reduciendo así el tiempo perdido en buscar datos específicos y permitiendo mejores decisiones comerciales en toda la empresa.

El énfasis en el acceso a la información está conduciendo a la mayoría de las empresas y organizaciones que abordan sus necesidades de Gestión del Conocimiento a comenzar por analizar sus aplicaciones de portal corporativo. Los portales corporativos son excelentes en permitir el acceso a una amplia variedad de fuentes de datos estructuradas y no estructuradas a través de un único interface, generalmente personalizado, basado en el modelo Web. Los portales simplifican el acceso a los datos abriendo ventanas a múltiples fuentes. Sin embargo, al dejar a cargo del usuario final la consolidación y el análisis de los datos, generalmente no alcanzan el objetivo final de Gestión del Conocimiento, que es ayudar a los usuarios finales a adoptar mejores decisiones.
Las soluciones de inteligencia comercial o BI (Business Intelligence) ofrecen las capacidades de análisis en profundidad necesarias para convertir los datos “en crudo” a un conocimiento sobre el que sea posible actuar. Aunque generalmente no son consideradas como soluciones de Gestión del Conocimiento, las aplicaciones de Business Intelligence ofrecen actualmente las herramientas más flexibles, sólidas y potentes para la distribución de informes, análisis de datos y consultas dinámicas de una variedad de fuentes de datos de empresa por los usuarios finales. Los informes y otros datos de salida de conocimiento creados a partir de fuentes de datos de Business Intelligence se distribuyen generalmente a través de aplicaciones tipo portal. Estas capacidades combinadas deberán situar a las aplicaciones de Business Intelligence en la lista de herramientas a considerar por cualquier empresa que esté emprendiendo la implementación de una solución de Gestión del Conocimiento.
Aunque las soluciones de Business Intelligence no son un sustituto de la funcionalidad de los portales corporativos actuales, añaden valor a la estrategia de Gestión del Conocimiento de una empresa mejorando el análisis de los datos inter-departamentales, ofreciendo herramientas de consulta dinámica controladas por el usuario final y suministrando datos de empresa relevantes a una mayor cantidad de consumidores de conocimiento. Las soluciones de Business Intelligence pueden transmitir y extender más allá del firewall el conocimiento que posee la empresa a fin de mejorar el servicio a los clientes y las relaciones con las firmas colaboradoras, y para crear a partir de los propios datos internos de la empresa productos de conocimiento comercializables.

El precio de la inteligencia
Las ventajas de la Inteligencia Comercial tienen un costo. Aunque algunos vendedores de aplicaciones Business Intelligence ofrecen soluciones limitadas para empresas pequeñas a precios que arrancan en los dos millones de pesetas. Las empresas grandes y medianas deberán prever unos costos de implementación iniciales de entre veinte y treinta millones. Estos costos pueden variar dependiendo de la cantidad de usuarios y del vendedor específico, pero en la mayoría de los casos no aumentan en proporción directa con la cantidad de usuarios finales debido a la arquitectura altamente escalable de las soluciones Business Intelligence actuales.
El mantenimiento y otros costos de una solución Business Intelligence relativos a Tecnología de la Información –difíciles de determinar sin considerar una variedad de factores como la cantidad de usuarios y la arquitectura del sistema– serán en general más bajos que los de una solución de generación de informes de empresa similar basada en la distribución de informes estáticos. Gracias a la capacidad de consultas dinámicas de una aplicación Business Intelligence, no se requiere la intervención del departamento de Tecnologías de la Información cuando cambia la necesidad de informes por parte de los usuarios finales; el usuario final tiene poder para modificar las herramientas de generación de informes cuando es necesario.
A pesar del elevado costo de entrada, la mayoría de las empresas grandes y medianas obtendrán un beneficio positivo sobre la inversión mediante una solución Business Intelligence bien planificada e implementada correctamente.

Difundiendo la riqueza
La implementación de una solución Business Intelligence conecta almacenes de datos de empresa previamente separados y existentes en silos de datos departamentales, permitiendo un análisis de estos silos ahora conectados utilizando diversas herramientas de generación de informes y de consulta de datos. Conectar estas diferentes fuentes de datos entre sí y permitiendo a los consumidores de conocimiento consultar y analizar información en múltiples sistemas departamentales ofrece una visión en profundidad de los datos corporativos que puede mejorar extraordinariamente la calidad de las decisiones comerciales.
Cuando las empresas y organizaciones implementan por primera vez capacidades de consulta dinámica encima de un almacén de datos o “data warehouse”, pueden obtener un extraordinario beneficio sobre la inversión. Por ejemplo, permitir a una empresa ver las previsiones de ventas, pedidos y entregas a nivel de compañía puede ofrecer una mejor coordinación entre los planes de envío de pedidos y de entregas para los productos manufacturados. Así, un director de operaciones que observase una baja previsión de ventas para un determinado producto en una región específica podría consultar los planes de entregas para el producto y reajustarlos para que se adaptasen mejor a las ventas previstas.
En algunos casos, una compañía puede evitar retrasar los pedidos en una región cumplimentándolos con un producto que habría quedado sin vender en otra región. Estos ahorros de costos de entrega y almacenamiento pueden ser importantes, especialmente para las empresas que envían productos internacionalmente.
Si se considera a las soluciones Business Intelligence como similares a su predecesor, el sistema EIS (Enterprise Information System), el Business Intelligence podría ser considerado equivocadamente como una herramienta de gestión estrictamente de alto nivel. Sin embargo, además de ayudar a apoyar decisiones importantes, las soluciones Business Intelligence implementadas a diversos niveles en empresas grandes a medianas, permiten unas decisiones diarias pequeñas y consistentemente mejores, que con el tiempo ejercen un impacto significativo sobre el éxito de una empresa.
El objetivo de las soluciones Business Intelligence es poner el conocimiento o imagen global necesaria para mejorar la calidad de pequeñas decisiones en manos de tantos miembros de la empresa como sea posible. Al aumentar la cantidad de usuarios que adoptan decisiones mejor informadas, de ahorro de costo