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Especial Administraciones Públicas 2023

Digitalización de la Administración: la desigual revolución tecnológica de la burocracia

Para que España avance, sus Administraciones públicas deben digitalizarse de manera ambiciosa y disruptiva. 2.600 millones de euros del Plan de Digitalización de las AA. PP. invertidos hasta 2025 pretenden obrar el milagro de relacionar ciudadanos e instituciones de manera ágil, eficaz e igualitaria, y abandonar estructuras públicas propias del siglo XX.

especial administraciones públicas

En España hay actualmente unas 15 millones de personas que carecen de competencias digitales básicas (el 45% de la población); un reto más a la hora de digitalizar los servicios públicos con los que tienen que interactuar. Son las personas que pueden terminar excluidas, porque son mayores, o de renta y nivel educativo bajo. Son quienes deben y pueden solicitar, por ejemplo el Ingreso Mínimo Vital, o la Renta Mínima de Inserción y no saben, o no pueden, y así no acceden a ella.

Con quienes saben manejarse en internet, la relación con los servicios públicos no siempre mejora, porque se encuentran con que conseguir un formulario o presentarlo, identificarse o hallar la información necesaria es aún engorroso y se parece a aquel “vuelva usted mañana” de los textos de Mariano José de Larra (siglo XIX). Conseguir tramitar una subvención o una licitación pública es ya una profesión especializada dentro de las gestorías y consultoras. La consultora de comunicación Prodigioso Volcán midió con un informe la calidad de la digitalización española, y fue demoledor: el 30 % de los mil encuestados no puede hacer un trámite digital, no tiene identificación para ello y no sabe usarla.

Según el estudio de Nuestro Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI) hay brecha digital importante, básicamente generacional, en el uso, aceptación y valoración de las herramientas digitales puestas en marcha desde la Administración pública para realizar gestiones y trámites online. Un 87% de las personas con edades entre los 24 y 35 años utilizan algún sistema de identificación, este porcentaje desciende hasta el 60% entre las personas con más de 64 años. Los distintos canales digitales de atención solo son empleados por una tercera parte de la población, incluso entre los jóvenes, solo es empleado por el 38% de la población. En cambio, el 68% de la población ha realizado gestiones online de manera telemática, al menos en alguna ocasión, y son quienes ya la valoran positivamente, el 41% de los encuestados confía en estos canales digitales de comunicación y el 58% consideran la idea de contar con un buzón electrónico único para comunicarse con la Administración una buena idea. En todas las cifras, son los más jóvenes quienes se muestran favorables, o lo usan con normalidad.

El sector educativo es el que más ha avanzado en digitalización de un servicio público en nuestro país. La consultora Ayesa hace 20 años desarrolló el sistema SENECA para la Junta de Andalucía, con el que se gestiona a un millón y medio de alumnos conectados en los 3.000 centros escolares. La empresa exportó esta tecnología a Extremadura, donde se creó RAYUELA,  después se implantó DELFOS y PAPAS en la Comunidad de Castilla y León, más tarde en Cantabria con el nombre de YEDRA, en Asturias SAUCE, en La Rioja RACIMA, en Navarra el sistema se llama EDUCA y el último en implantarse hace cinco años fue el madrileño RAICES y ROBLE, basado en  los principios del sistema SENECA, y cedidos a la Comunidad de Madrid mediante un acuerdo con la comunidad andaluza. Ya hasta las notas académicas de los hijos solo se pueden ver por internet.

Este camino andado se agrandó con la crisis de COVID-19 y la inversión en dispositivos para los centros y escolares. La pandemia ha sido un empujón para la implantación de planes europeos y nacionales que quieren universalizar las competencias digitales y capacitar a los y las ciudadanas. Entre las áreas que avanzamos en cuanto a accesibilidad de las administraciones públicas y nuevos servicios están la educación, la salud, la identificación digital, la ciberseguridad, las aplicaciones móviles y la integración de la Inteligencia Artificial en los servicios a los ciudadanos.

Se ha entendido que para modernizarse y crecer, todas las personas deben poder comunicarse, comprar, realizar transacciones y relacionarse con las administraciones usando las tecnologías digitales con autonomía y suficiencia. Así, el ámbito digital en el Plan de Recuperación y Resiliencia (PRR) de España dedica 19.600 millones de euros al sector digital, de los que el 28% están dedicados a la digitalización de las administraciones públicas, es decir 5.488 millones de euros para el total de las políticas.

 

El impulso de los planes europeos

En esta digitalización de los  servicios públicos, España ocupa el quinto lugar en la UE con 83,5 puntos, muy por encima de la media europea de 67,3 en el Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI), que indica que en nuestras instituciones la tendencia sigue siendo positiva. El DESI mide el rendimiento digital de cuatro grandes áreas, (conectividad, capital humano, integración de la tecnología digital y los servicios públicos digitales) y la Comisión Europea lo utiliza para su Itinerario hacia la Década Digital, con cuyos datos otorga los fondos que permiten la implantación de sus planes.

Este itinerario establece objetivos hasta 2030 para lograr una transformación digital global y sostenible en todos los sectores económicos, porque hasta ahora la digitalización en la UE es desigual. Hay países que empezaron muy pronto y ahora se han estancado o van más lentos, y otros que nos incorporamos más tarde, pero vamos como un tiro. España ocupa en 2022 el puesto número 7 de los 27 Estados miembros de la UE, con una puntuación de 60,8, ocho puntos y medio por encima del promedio europeo, y aparece  como primer país entre las grandes economías europeas.

El DESI de 2022 deja a España en muy buen lugar. Dice que estamos logrando un progreso relativo y mejorando sus resultados, sobre todo en lo que se refiere a la integración de la tecnología digital, con un puesto 11, cinco mejor que en 2021, y en términos de capital humano subimos al puesto 10 del 12 anterior. España es uno de los líderes de la UE en cuanto a conectividad y ocupa el puesto 3 por segundo año consecutivo. Y en los servicios digitales públicos ocupamos el puesto 5 subiendo del puesto 7 de 2021. Vamos bien.

Pero hay todavía mucho que hacer. En las habilidades digitales básicas, nuestra media es superior a la de la UE, con un 64% frente al 54% del resto de países, pero suspendemos en generación de talento; “la escasez de expertos digitales avanzados dificulta las perspectivas de crecimiento del país y limita la productividad, y no mermamos la brecha digital entre las zonas urbanas y rurales, que sigue siendo profunda. 

Esta evolución se debe a una ristra de legislaciones que han marcado el camino desde 2021, pensadas para que sean el motor de cambio del resto del país. Son la Estrategia España Digital 2025, la Estrategia de Impulso de la Tecnología 5G, la Estrategia Nacional de Inteligencia Artificial, la nueva Ley de Telecomunicaciones que transpondrá al derecho nacional la Directiva de la UE por la que se establece el Código Europeo de las Comunicaciones Electrónicas, pero, sobre todo el Plan Nacional de Competencias Digitales, y el Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021-2025.

 

Funcionarios con competencias digitales

Dentro de las líneas de actuación del Plan de Nacional de Competencias Digitales, busca la formación de las personas al servicio de las AAPP, porque según el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP), tras encuestar a 75.000 empleados públicos, ha confirmado que “hay una brecha digital interna en lo relativo a competencias digitales”.  Algo se ha avanzado, porque la pandemia y sus implicaciones (trabajo remoto y relaciones telemáticas, uso de nuevos aplicativos de software…) impulsó a la capacitación digital también del personal funcionario.

El plan trata de que toda la sociedad alcance una transformación digital inclusiva, cualificada, competitiva y sostenible, y los ministerios, comunidades autónomas, ayuntamientos y sus empleados tienen que ponerse al día, porque el sector público rebasa el 50% del PIB en España e impulsa la digitalización de toda la sociedad. El gobierno tiene claro que también existen deficiencias organizativas, y un desfase entre los procedimientos administrativos ya digitalizados y el uso eficiente de estos recursos telemáticos por parte del funcionariado. Trabajar con la ciencia de datos, las hojas de cálculo, el big data o la IA precisa la actualización de la plantilla pública, de la que el 50% se jubilará en los próximos 10 años, lo que puede empeorar el problema. Se necesita la renovación de perfiles digitales del personal público. 

Valorando lo positivo, la administración electrónica en España está muy avanzada (en procedimientos y medios al menos), y muchos de los servicios centrados en el ciudadano,  con actuaciones automatizadas y la gestión de documentos y expedientes electrónicos, (ya casi cualquier relación con las instituciones se puede hacer online, como tributos, instancias, multas, denuncias, inscripciones, matriculaciones, etc). Falta ese aumento del personal público y la ciudadanía las maneje con sencillez y facilidad.

 

Un plan para las AAPP con vistas a 2025

La digitalización de la gestión de los servicios públicos, reduciendo los costes y los plazos de tramitación, arrancó en nuestro país con 2015 con dos leyes; la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Pero solo fue un inicio, porque tal y como reconoce el gobierno, “la relación digital con los ciudadanos y ciudadanas es actualmente transaccional, atomizada, generalista y no personalizada; dificulta el acceso a las políticas, ayudas y servicios públicos de los colectivos objetivo de las mismas, especialmente aquellos más vulnerables. También el acceso de las empresas a los procedimientos digitales de relación con la administración (compra pública, subvenciones, información fiscal, etc.) es todavía fragmentado y costoso, dificultando el acceso especialmente para las PYMEs”.

El plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021-2025 baja al barro para atajar estas carencias con tres objetivos;

  1. Quiere mejorar de la eficacia y la eficiencia de la Administración con transparencia, eliminar trabas con la automatización de la gestión, personalizar los servicios públicos digitales para que sean más accesibles, seguros, fiables, inclusivos y proactivos y conseguir la competitiva experiencia de usuario y la soñada calidad.
  2. Persigue centrarse en la cultura del dato, para diseñar políticas públicas alineadas con la realidad social, económica y territorial, por aquello de vertebrar la España vaciada  y luchar contra la despoblación.
  3. Busca democratizar el acceso a las tecnologías emergentes, disruptivas e innovadoras, como pueden ser la IA o la tecnología de analítica de datos, y que las AAPP se sumen a su irrupción para modernizarse.

El plan quiere alcanzar a toda la administración general del Estado español, a las administraciones autónomas y locales de manera trasversal y coordinada. Los retos principales se fijan para los “ámbitos tractores de la Administración Pública”, como son el empleo, para agilizar prestaciones y políticas, la Justicia, que precisa una profunda modernización que su relación con los ciudadanos no sea tan “compleja, distante y lejana, con procedimientos lentos e ineficaces”, y la sanidad, para conseguir la gestión de datos eficiente y poder enfrentarse a cualquier otra emergencia sanitaria como la ya vivida.

Se quiere facilitar los procesos de compra pública, la concesión de subvenciones, la presentación de declaraciones y otros impresos administrativos y, en definitiva, racionalizar el gasto y  que los medios públicos sean sostenibles a largo plazo, así como  perseguir la descarbonización de  sus actividades.

El despliegue del Plan, del que el responsable la  Secretaría General de Administración Digital, se prevé una financiación de 2.600 millones de euros en el periodo 2021-2023 para sus tres ejes de actuación de los que 992 millones de euros (38,1%) están ya gastados en 2021. El objetivo es que al menos el 50% de todos los servicios públicos digitales estén accesibles a través del móvil a finales de 2025. Solo el primer eje, el de la transformación digital de la Administración General del estado, contará en total con 960 millones de euros de inversión pública.

 

Enterrar la España del 'vuelva usted mañana'

Hoy por hoy en España, estar informado sobre lo que hacen los gobiernos o interactuar con ellos es una locura en internet, y su dispersión y diversificación nos aleja de los servicios que nos deben prestar a todos los niveles territoriales. Ejemplos como la dificultad de utilizar @Clave, de cómo enterarse de convocatorias de becas, o de conseguir una subvención, reflejan la tortura que es para los ciudadanos relacionarse con sus Administraciones.

El plan quiere darle la vuelta al desastre y se centra en la accesibilidad de las administraciones, con la creación de una Factoría de desarrollo de apps y servicios móviles para desarrollar un modelo de atención a la ciudadanía personalizado, proactivo y omnicanal (chatbots, asistentes virtuales, redes sociales, correo, etc.). Se notaría en casos como cita previa, pago de tasas, identificación y registro.

Se quiere simplificar la información de la administración, con un Punto de Acceso General, que elimine barreras para la consulta y la utilización de los servicios, y mejorar la experiencia de usuario con escucha activa y la optimización de los servicios más demandados, a través de un Laboratorio Ciudadano de Innovación de la Administración General del Estado (GobTechLab) que experimentará con o IA, analítica del dato y blockchain.

Y  le van a dar una vuelta a la seguridad y la identidad digital con el acceso a los servicios digitales con autenticación segura de los ciudadanos y los procesos de relación con las empresas, (gestión electrónica de contratos y facturación con la administración, solicitud de ayudas y becas por vía telemática…). Destaca el proyecto DNIe en el móvil, la utilización de sistemas de identificación y firma sencillos, seguros y usables, y de tecnologías tales como biometría, imagen, etc. Arreglar la “inoperabilidad” de @Clave, básicamente.

 

Funcionarios y puestos modernizados

El ambicioso plan propone crear una plataforma de tramitación de procedimientos administrativos común, encaminada a agilizar la compra pública y la gestión de ayudas y subvenciones, que en la actualidad es un laberinto que solo profesionales capacitados específicamente saben acceder. A través de la Oficina del Dato, quieren conseguir datos de calidad debidamente protegidos y anonimizados, pero compartidos por las administraciones, para favorecer el trabajo de una IA como servicio público.

Se plantean metas como la productividad de los empleados públicos mediante la implantación de un puesto de trabajo del S. XXI en la Administración, con infraestructuras de última generación  y medidas de digitalización en los edificios de los servicios públicos, con  alojamiento de los Centros de Proceso de Datos sobre centros internos (nube privada) y, en su caso, de proveedores externos (nube pública). La idea es potenciar la solución de nube híbrida NubeSARA.

Los funcionarios sufrieron un shock con la pandemia. Lo de trabajar en su casa manteniendo el funcionamiento institucional, sin estar entrenado y preparados, no puede volver a ocurrir. Digitalizar las AAPP es dotar de puesto de trabajo inteligentes a los empleados públicos, y de capacitarles para manejarlos y sacarles el rendimiento óptimo. Se va a invertir en herramientas de alta productividad, colaborativas y automatizadas, con los dispositivos adecuados y la conectividad necesarias.

La ciberseguridad es parte del plan, y estratégica e integral, lógicamente. Se va impulsar el Centro de Operaciones de Ciberseguridad, conectado con organismos similares en Europa, porque el cibercrimen está lejos de ser local. Prever, proteger, vigilar, reaccionar tanto ante ciberamenazas como contra ciberataques de manera centralizada para ahorrar costes, esfuerzo y tiempo, será prioritario.

 

Los proyectos que arrancarán primero

Los proyectos concretos por áreas, el llamado “eje 2” del plan, contarán con 1.040 millones de euros de dotación,  y plantean negro sobre blanco 5 líneas de transformación para los sectores de mayor impacto de la Administración, como son sanidad, justicia, empleo, inclusión, Seguridad Social y migraciones, además de un Plan de Digitalización Consular y una línea centrada en la agricultura, el consumo y otros sectores.

  • Salud. Mejora de la interoperabilidad, de la gestión y del desarrollo de nuevos servicios y del Sistema Nacional de Salud se caracteriza por la necesidad de cooperación entre las Comunidades Autónomas e INGESA, encargados de la prestación de los servicios, y de MUFACE, ISFAS y MUGEJU como entidades gestoras de los Regímenes Especiales de la Seguridad Social. Se busca la coordinación de organización técnica y se contenidos (registro de vacunaciones, la evolución de la receta electrónica o la estandarización y gestión de los servicios).
  • Justicia. Es imprescindible digitalizar la administración de Justicia, para que sea accesible, inclusiva, personalizada, proactiva y de calidad. Se quiere implantar el Expediente Judicial Electrónico Sostenible, para una Justicia que abandone sistemas de tramitación del siglo XIX, tecnológica, ágil e interconectada. Hay que implantar la prestación de servicios telemáticos, la fe pública digital  y el teletrabajo efectivo de los empleados y profesionales de la Justicia.  Y, por supuesto, utilizar la IA y la Justicia orientada al dato que automatice y agilice gestiones y procesos.
  • Empleo. Que el sistema de prestaciones funcione como un reloj, con sistemas para orientar hacia los empleos disponibles, y la gestión de ayudas, formaciones y orientación para optimizar la relación entre oferta y demanda, mediante las apps móviles que acercarán el servicio a los y las ciudadanas, la gestión del dato para orientarnos y optimizar el empleo, y luchar contra el fraude con la ayuda de la IA. Incluir a los vulnerables y optimizar la gestión de sus posibilidades de inclusión es otro de los propósitos digitalizadores, al igual que el control exacto de la afiliación, recaudación y la cotización.
  • Seguridad. Despliegue y mejora de redes. Actualización de infraestructuras de comunicaciones. Desarrollo de servicios públicos digitales. Mejora de los sistemas de información, y los ya nombrados sistemas de identificación, firma digital y evolución del DNIe en el móvil.
  • La agricultura, el consumo, y la economía de los cuidados también tendrán sus sistemas innovadores de sistematización y recogida de datos para el control,  la armonización y la optimización con planes concretos, involucrando a todas las administraciones territoriales (gestión hídrica, meteorológica, de plagas, o edades y necesidades de población anciana o vulnerable, por poner algunos ejemplos).  

La digitalización y modernización del Ministerio de política territorial, de las Comunidades Autónomas y los ayuntamientos y otras instituciones locales, el eje 3 del plan, con los parámetros explicados hasta ahora, contarán con los 600 millones de euros restante de dotación que completan los 2.600 presupuestados. Hay que salvan las brechas (de edad, de acceso, de capacitación, territoriales…), para que no nos hagan falta al menos dos largas generaciones para que nuestras instituciones alcancen un funcionamiento que ya tiene que ser un presente; hablar de futuro es estar tardando.



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