Pautas para el crecimiento de un buen negocio
Elbe Multimedia sustituye AS/400 por Windows NT
Las empresas de pequeño tamaño como Elbe Multimedia también necesitan soluciones informáticas eficientes. El efecto 2000 y la adaptación al euro movieron a esta compañía de 17 empleados a sustituir la aplicación existente, un paquete estándar personalizado de Andersen Consulting bajo AS/400, por la solución ERP de Baan para una plataforma Windows NT. La tendencia del mercado, las posibilidades de crecimiento y la continuidad del producto son los principales motivos que conducen a la implementación del sistema de Baan.
Fundada en 1993, la compañía comercializa productos de electrónica de consumo, televisores y equipos de audio de gama media. Su objetivo en los próximos años es mantener su posición y crecer de forma consolidada en el mercado nacional.
Hasta principios del año pasado, Elbe Multimedia funciona con el paquete estándar personalizado de Andersen Consulting que cubre las áreas de distribución (DIS) y contabilidad (FICOS) bajo el entorno AS/400. El principal problema que plantea esta situación es la falta de adaptación de estos sistemas al euro y al Efecto 2000. La idea inicial es seguir con este entorno y con el producto de Andersen Consulting. Sin embargo la empresa ha dejado de comercializar el paquete y el sustituto desarrollado por la consultora le habría supuesto a Elbe Multimedia gastar unos 100 millones de pesetas en el proyecto. En cambio, la solución Baan para Windows NT, que incluye los servidores IBM Netfinity 5000 para la aplicación e IBM Netfinity 3500 para ofimática y comunicaciones, le ha costado menos de la mitad.
“Optamos por un software y una plataforma abiertos que permiten adaptarse a las necesidades de la empresa con el fin de realizar un único cambio informático en los próximos tres años”, asegura Daniel Soriano, director de Sistemas de Información de Elbe Multimedia. En cuanto a las comunicaciones, la sede está comunicada con el servicio de asistencia técnica (SAT) y con el almacén a través de dos líneas RDSI. Una tercera línea va destinada a la conexión a Internet. La empresa opera con la base de datos Microsoft SQL Server 7.0, que maneja del orden de 1.500 facturas mensuales, y facilita el acceso a la información con herramientas ofimáticas tipo Excel y Access. Los puestos de trabajo son PC IBM (Pentium 400 MHz) y portátiles ThinkPad de IBM, también para algunos agentes.
Ampliar funcionalidades
Para Daniel Soriano, Baan no deja de ser una herramienta que se debe utilizar de forma inteligente. El proyecto para su implantación empieza en marzo de 1999 y la puesta en marcha, en octubre. Se decide realizar la instalación del sistema con un mínimo de modificaciones para reducir costes y facilitar en el futuro la migración a nuevas versiones. La idea es tener un software que ponga las bases sólidas y que controle la situación de forma correcta “para que la compañía se pueda dedicar tranquilamente a su actividad y, por tanto, crecer”, asegura.
Al realizar un cambio de esta envergadura la empresa ha aprovechado para replantear procedimientos y circuitos informáticos así como para incorporar funcionalidades que no estaban implementadas: los departamentos de compras y de contabilidad analítica.
Los módulos Baan que se han puesto en marcha son los referentes a gestión comercial y estadísticas de ventas, la gestión de almacenes, la gestión de compras y la gestión económico-financiera que engloba contabilidad general, analítica, clientes y proveedores. La incorporación del módulo de compras ha mejorado los circuitos y la fiabilidad, indica Daniel Soriano. Un ejemplo es la unión de facturas con las recepciones de compra, que permite conocer en cualquier momento las facturas que faltan para reclamarlas al proveedor. En cuanto a la contabilidad analítica, que también se mecaniza con Baan, analiza los márgenes de producto y de cliente para discernir las operaciones rentables.
El grado de satisfacción por la nueva solución es bastante alto. “Funcionalmente se han cumplido las expectativas de la implantación en un 95%”, afirma Soriano. El principal problema aparece en las incidencias de las comunicaciones hasta su estabilización (routers y RDSI). El hecho de que estuvieran implicados diferentes proveedores de hardware y software dificulta la resolución de la incidencia en la conexión a Internet. “Al principio se descarta la línea y se considera que el router o el software pueden estar mal configurados. Una vez comprobada su correcta configuración se descubre que es un problema de la línea RDSI de Telefónica”, aclara Soriano.
Mirando al futuro
Aunque siempre se puede encontrar un área susceptible de ser mecanizada, la actividad principal de Elbe Multimedia está cubierta: Baan abarca prácticamente el 99% de las situaciones. Queda por informatizar el servicio de asistencia técnica (SAT), en el que se controlan a mano las reparaciones en garantía y las liquidaciones. En cambio, están mecanizadas las ventas de recambios para los servicios técnicos. “Para el verano, cuando Baan esté completamente estabilizado, se abordará la implementación de este departamento”, puntualiza el director de Sistemas de Información.
También está previsto abordar algún proyecto utilizando la tecnología Internet. “Una intranet que permita a los representantes conectarse para recibir determinada información como disponibilidad de producto”, explica. Actualmente la empresa cuenta con 22 agentes distribuidos por el país y reciben la información corporativa a través del fax, correo electrónico o teléfono. Con los cinco proveedores, repartidos en Italia, Francia, Turquía y Hong Kong, la empresa está comunicada vía correo electrónico. Otra función de la intranet sería la venta en línea a los grandes clientes, “aunque es un tema espinoso por las estrategias comerciales: se ha de mirar desde el punto de vista comercial más que técnico”. Daniel Soriano considera necesario estar en Internet, pero siendo realistas. “Para una empresa que tiene toda su facturación y los clientes a través de la distribución, la red es más una cuestión presencial y de apoyo a la venta en la tienda”.
Fundada en 1993, la compañía comercializa productos de electrónica de consumo, televisores y equipos de audio de gama media. Su objetivo en los próximos años es mantener su posición y crecer de forma consolidada en el mercado nacional.
Hasta principios del año pasado, Elbe Multimedia funciona con el paquete estándar personalizado de Andersen Consulting que cubre las áreas de distribución (DIS) y contabilidad (FICOS) bajo el entorno AS/400. El principal problema que plantea esta situación es la falta de adaptación de estos sistemas al euro y al Efecto 2000. La idea inicial es seguir con este entorno y con el producto de Andersen Consulting. Sin embargo la empresa ha dejado de comercializar el paquete y el sustituto desarrollado por la consultora le habría supuesto a Elbe Multimedia gastar unos 100 millones de pesetas en el proyecto. En cambio, la solución Baan para Windows NT, que incluye los servidores IBM Netfinity 5000 para la aplicación e IBM Netfinity 3500 para ofimática y comunicaciones, le ha costado menos de la mitad.
“Optamos por un software y una plataforma abiertos que permiten adaptarse a las necesidades de la empresa con el fin de realizar un único cambio informático en los próximos tres años”, asegura Daniel Soriano, director de Sistemas de Información de Elbe Multimedia. En cuanto a las comunicaciones, la sede está comunicada con el servicio de asistencia técnica (SAT) y con el almacén a través de dos líneas RDSI. Una tercera línea va destinada a la conexión a Internet. La empresa opera con la base de datos Microsoft SQL Server 7.0, que maneja del orden de 1.500 facturas mensuales, y facilita el acceso a la información con herramientas ofimáticas tipo Excel y Access. Los puestos de trabajo son PC IBM (Pentium 400 MHz) y portátiles ThinkPad de IBM, también para algunos agentes.
Ampliar funcionalidades
Para Daniel Soriano, Baan no deja de ser una herramienta que se debe utilizar de forma inteligente. El proyecto para su implantación empieza en marzo de 1999 y la puesta en marcha, en octubre. Se decide realizar la instalación del sistema con un mínimo de modificaciones para reducir costes y facilitar en el futuro la migración a nuevas versiones. La idea es tener un software que ponga las bases sólidas y que controle la situación de forma correcta “para que la compañía se pueda dedicar tranquilamente a su actividad y, por tanto, crecer”, asegura.
Al realizar un cambio de esta envergadura la empresa ha aprovechado para replantear procedimientos y circuitos informáticos así como para incorporar funcionalidades que no estaban implementadas: los departamentos de compras y de contabilidad analítica.
Los módulos Baan que se han puesto en marcha son los referentes a gestión comercial y estadísticas de ventas, la gestión de almacenes, la gestión de compras y la gestión económico-financiera que engloba contabilidad general, analítica, clientes y proveedores. La incorporación del módulo de compras ha mejorado los circuitos y la fiabilidad, indica Daniel Soriano. Un ejemplo es la unión de facturas con las recepciones de compra, que permite conocer en cualquier momento las facturas que faltan para reclamarlas al proveedor. En cuanto a la contabilidad analítica, que también se mecaniza con Baan, analiza los márgenes de producto y de cliente para discernir las operaciones rentables.
El grado de satisfacción por la nueva solución es bastante alto. “Funcionalmente se han cumplido las expectativas de la implantación en un 95%”, afirma Soriano. El principal problema aparece en las incidencias de las comunicaciones hasta su estabilización (routers y RDSI). El hecho de que estuvieran implicados diferentes proveedores de hardware y software dificulta la resolución de la incidencia en la conexión a Internet. “Al principio se descarta la línea y se considera que el router o el software pueden estar mal configurados. Una vez comprobada su correcta configuración se descubre que es un problema de la línea RDSI de Telefónica”, aclara Soriano.
Mirando al futuro
Aunque siempre se puede encontrar un área susceptible de ser mecanizada, la actividad principal de Elbe Multimedia está cubierta: Baan abarca prácticamente el 99% de las situaciones. Queda por informatizar el servicio de asistencia técnica (SAT), en el que se controlan a mano las reparaciones en garantía y las liquidaciones. En cambio, están mecanizadas las ventas de recambios para los servicios técnicos. “Para el verano, cuando Baan esté completamente estabilizado, se abordará la implementación de este departamento”, puntualiza el director de Sistemas de Información.
También está previsto abordar algún proyecto utilizando la tecnología Internet. “Una intranet que permita a los representantes conectarse para recibir determinada información como disponibilidad de producto”, explica. Actualmente la empresa cuenta con 22 agentes distribuidos por el país y reciben la información corporativa a través del fax, correo electrónico o teléfono. Con los cinco proveedores, repartidos en Italia, Francia, Turquía y Hong Kong, la empresa está comunicada vía correo electrónico. Otra función de la intranet sería la venta en línea a los grandes clientes, “aunque es un tema espinoso por las estrategias comerciales: se ha de mirar desde el punto de vista comercial más que técnico”. Daniel Soriano considera necesario estar en Internet, pero siendo realistas. “Para una empresa que tiene toda su facturación y los clientes a través de la distribución, la red es más una cuestión presencial y de apoyo a la venta en la tienda”.
