Información y servicios rápidos y garantizados

La velocidad en la transmisión de la información es crucial en una empresa de mantenimiento integral . La rápida recepción de avisos de averías para la puesta en marcha de los dispositivos para su posterior resolución, garantiza la calidad y el tiempo de respuesta a sus clientes . El grupo Brisa, para asegurarse de ello, llevó a cabo la total renovación de sus sistemas informáticos con líneas Frame Relay y bases de datos DB2 .

Brisa es un grupo de empresas, todas ellas enmarcadas en el sector servicios . A pesar de que la primera nació como empresa de limpieza, hace ahora 25 años, la compañía desde entonces ha ido extendiendo poco a poco sus servicios a otras ramas como la de mantenimiento integral para oficinas bancarias e incluso comunidades de propietarios o gasolineras . Actualmente cuenta también con una empresa de seguridad con una central de alarmas propia . El tipo de seguridad que ésta ofrece es siempre pasiva orientando su actividad a la recepción de avisos y la posterior comunicación a las diferentes empresas o instituciones de “acuda” . Entre sus servicios se incluye también el de mantenimiento y recaudación de cabinas telefónicas el de transporte ligero y el de procesos administrativos que controlan el resto de empresas . La empresa más reciente se dedica a la impresión industrial incluyendo el ensobrado y franqueo y el retractilado de revistas . El volumen de plantilla, debido a su actividad varía mucho, pero el personal fijo oscila alrededor de las 3 . 000 personas, repartidas a nivel nacional con el que cubren las diagonales Galicia/Alicante y Bilbao/Sevilla con un total de más de 20 delegaciones . La facturación del grupo se sitúa en torno a los 7 . 000 millones de pesetas . Toda la infraestructura administrativa, incluida la informática está ubicada en Alicante, ciudad donde nació la empresa .

Tiempos de cambio

El departamento de informática está formado por seis personas . De ellas el técnico de mantenimiento se dedica a revisar máquinas, instalar redes, etc . , aunque como explica Luis Carlos Pérez, responsable del departamento, “a esta labor también contribuyen los técnicos que forman parte de las empresas de mantenimiento integral” . Gracias a esta sinergia de grupo, el departamento de informática se dedica exclusivamente al desarrollo de proyectos aunque “también apoyamos al resto de las empresas como por ejemplo en el mantenimiento de la central de alarmas cuando es necesario y del resto de los sistemas de seguridad”, señala Pérez . También forman este departamento, aparte del responsable, dos programadores, un especialista en las máquinas de impresión de Xerox -ya que éstas trabajan con un lenguaje propio- y un técnico encargado del control del sistema durante la noche .

Este departamento se creó hace tres años y hace unos meses llevó a cabo un ambicioso proyecto mediante el que se conectó la central con las cinco delegaciones más importantes vía Frame Relay y se realizó la migración de las bases de datos a DB2 . “Gracias a ello se ha agilizado enormemente la comunicación”, explica el responsable de informática de Brisa . Antes de la aparición del departamento de informática como tal con la llegada de Luis Carlos Pérez, toda la información de la compañía, la de los tres departamentos –contabilidad, personal y facturación- corría sobre un AS/400 modelo E . “Yo procedía de una entidad bancaria”, explica Pérez, “un mundo en el que ya había trabajado con redes, y en aquella época NT empezaba a despuntar por lo que instalamos una red de este tipo” .

La puesta en marcha del departamento de informática de Brisa coincidió con la creación de la empresa de mantenimiento integral que “requería mucha agilidad en las comunicaciones de las incidencias y una descentralización en las delegaciones por lo que el AS/400 no podía ofrecernos todas las funcionalidades que necesitábamos . Teníamos que trabajar con un lenguaje visual y decidimos bajarlo todo a NT con Windows 3 . 11 . Aunque este sistema nos proporcionaba la solución a las necesidades que teníamos, a finales del pasado año tuvimos que replantearnos otra vez el concepto porque el volumen al que había llegado la empresa era tal que no nos permitía continuar con los sistemas con los que veníamos trabajando”, explica Pérez . “El sistema AS/400 lo habíamos ampliado pero llegó un momento en que tuvimos que ese modelo por uno nuevo, como yo digo un Pata Negra debido a su color oscuro” . La ventaja de este nuevo sistema no es únicamente su potencia, sino que es mucho más pequeño que el modelo E que “era como dos armarios roperos mientras el nuevo tiene un tamaño prácticamente igual a un PC y no necesita condiciones especiales de refrigeración ni de mantenimiento”, asegura Pérez . Aprovechando el cambio, “además de migrar toda la información, tuvimos que pensar en los problemas del año 2000 y del euro y solicitamos a la dirección un cambio de programación” . De esta forma, Brisa cuenta ahora con un programa de contabilidad completamente nuevo “aunque aprovechamos la experiencia adquirida tras analizar los errores cometidos en el antiguo”, comenta el informático . El programa de facturación también se cambió para hacerlo totalmente compatible con el euro . En cuanto al programa de personal “lo sacamos del AS/400 y lo metimos en la red gracias a que la facilidad de comunicarse con las nuevas redes Frame Relay nos lo permite y teniendo en cuenta que programa de personal tiene mucha interactuación con el resto de las delegaciones”, concreta .

DB2 para la centralización

En cuanto a la base de datos, según Pérez, Brisa eligió DB2 porque ofrece las mismas prestaciones que puede proporcionar otra base de datos como Oracle y “a mejor precio y con una gran sencillez y nos permite a centralizar todos los datos que teníamos dispersos en los distintos servidores de las distintas delegaciones, en Alicante . Antes con los DBF tradicionales no podíamos tener una arquitectura cliente/servidor y debíamos tener todos los datos centralizados por la cantidad de comunicaciones que se daban y que provocaban una bajada en el rendimiento” .

Ahora con todo centralizado en Alicante en arquitectura cliente/servidor, la empresa de mantenimiento recibe avisos que se codifican . Inmediatamente la central tiene que estar informada de que se han recibido esos avisos por lo que la base de datos está cambiando al minuto, incluso por la noche, lo que hace imposible transmitirla . Por eso las bases de datos que cambian al minuto están en la central . Sin embargo, con las bases de datos maestras -clientes, oficinas, operarios, áreas de mantenimiento, tipos de servicio- todas las noches se realizaba un deposito, una transmisión a las delegaciones, de forma que cada día los empleados trabajaban atacando a las base de datos residentes en sus propios servidores, de forma que no se castigaba excesivamente el sistema de comunicaciones . Gracias al nuevo sistema de bases de datos ahora todas ellas están centralizadas en Alicante .

Recursos propios

Para lograr esta recentralización, el departamento de informática de Brisa, no sólo ha cambiado las bases de datos sino que ha incorporado siete servidores NT montados por el propio departamento de informática . “Solicitamos las piezas a los fabricantes y los ensamblamos nosotros mismos a excepción de la máquina donde corre DB2 que es un servidor IBM multiprocesador que nos ofrece mayor seguridad”, explica Luis Carlos Pérez . Los demás están repartidos entre las distintas delegaciones o se encuentran en la central para hacer de servidores de correo o de proxy para la salida a Internet . En cuanto a estaciones de trabajo, Brisa ha alcanzado las 110 en Alicante y 220 en toda España . “Para optimizar recursos montamos cabeceras de zona de forma que no en todas las delegaciones hay un ordenador y en estas se