Un outsourcing saludable

El cambio organizativo de Danone España se ha traducido en la externalización de buena parte de sus servicios informáticos . La adopción de estándares de hardware ( AS/400 ) y de software ( JD Edwards ) , como parte de la estrategia corporativa, ha hecho que Danone confíe en el outsourcing a través de EDS e IBM como una vía rápida y efectiva para conseguir resultados seguros .

La externalización informática no es nada nuevo para la filial española . Hace casi 25 años alquila su primer centro de cálculo a IBM y, más tarde, lo instala en la propia compañía . Se trataba de un Sistema 360, con 64 K de RAM y discos removibles de 10 y 20 MB . Se utilizaba para la contabilidad y para realizar algunas estadísticas de facturación, debido a que por entonces era algo habitual cobrar al contado .

Con el tiempo migra a sistemas superiores ( IBM 390 ) y hace 17 años comienza a introducir informática distribuida con equipos Nixdorf apostando por las comunicaciones ( primero punto a punto, luego Frame Relay, contratando 44 líneas a Telefónica y a British Telecom ) y construyendo “un modelo distribuido más coherente, soportanto aún el mainframe dentro de la compañía pero con redes de área local y sistemas medios ( aún quedan algunos ) Digital”, explica Carlos Ruano, Jefe de Área Tecnológica del departamento de informática de Danone España .

En aquellos momentos, la informática de gestión se basa en un sistema de facturación, de desarrollo propio, y que está considerado como “muy potente”, señala Ruano . La política comercial de Danone, bastante complicada, es un obstáculo importante para encontrar un paquete informático adecuado que la sustente al cien por cien . Además, cada fábrica dispone de sus propias aplicaciones de gestión para reducir el stock al mínimo: “Se trabajaba con un horizonte de cinco días desde que se produce la demanda hasta que el producto está a pie de fábrica . Luego se redujo a dos” .

Primera experiencia

Con el objetivo de modernizar el entorno industrial, de fabricación y de compras la empresa adquiere en 1995 el software BPCS de SSA . “Era la primera aplicación que iba a correr en el entorno IBM AS/400 y aprovechamos para externalizar tanto la operación como el soporte de sistemas en AS/400”, indica Ruano . Este proyecto se subcontrata por un período de tres años ( acaba de renovar el convenio ) a IBM Global Services ( IGS ) , que utiliza para prestar el servicio sus equipos instalados en Torrejón ( Madrid ) . El resto de la informática corporativa se mantiene en Danone .

Para Ruano, la externalización es una forma rápida y eficiente de abordar la instalación del ERP . Algo que IBM consigue en seis meses . “En aquel momento no planteamos si el coste era mayor o menor, pero sí que era importante ponerlo en marcha sin tener que dedicar grandes esfuerzos a una máquina que desconocíamos” . Como primera experiencia de outsourcing, Ruano destaca su satisfacción y también porque “nos sirvió para luego pensar en la externalización del mainframe” . Lo más complejo de ese primer proyecto fue, según Ruano, la negociación del contrato .

Otra de las razones para adoptar la vía del outsourcing se fundamenta en la estrategia informática del Grupo Danone . “Hay un par de cosas que tiene muy claras”, señala Carlos Ruano . La plataforma hardware estándar del grupo debe ser AS/400 y la informática de gestión se dirige hacia la solución JD Edwards . No tenía ningún sentido”, apunta, “crear internamente una solución de gestión” .

El outsourcing del mainframe se comienza a fraguar en 1996 con la mirada puesta en la futura migración hacia la plataforma AS/400 . Y la única manera de llegar al objetivo era, como primer paso, sacando el mainframe de la compañía . En caso contrario, veían lógica la inercia de los informáticos a continuar el desarrollo para este entorno, por su proximidad, y, con ello, provocar la eternización del sistema .

En la selección de la compañía a la que contratar el servicio interviene una terna de empresas ( EDS, IBM Global Services y Andersen Consulting ) . La transferencia de personal era un punto fundamental para llegar a un acuerdo “y tanto EDS como Andersen Consulting nos garantizaban su contratación y su futuro profesional en sus respectivas empresas . IBM, al principio, no lo tenía tan claro”, explica Carlos Ruano .

Se descarta a Andersen Consulting por no tener un centro de proceso en Barcelona . “Pensaban subcontratarlo a Gedas: lo vimos demasiado complicado” . Sin embargo, Danone valora la buena experiencia de esta compañía para llevar proyectos de este tipo . De este modo se convierte en asesor de la firma alimentaria en las negociaciones con EDS, “porque un contrato de outsourcing es un tema muy complicado, sobre todo cuando hay transferencia de personas” .

Este contrato de outsourcing, por un plazo de cinco años, concluirá en el año 2002 con la completa sustitución del mainframe . Por ahora el proceso se realiza en las instalaciones de EDS en Figueruelas ( Zaragoza ) , aunque en marzo lo trasladará a su centro en Sant Cugat ( Barcelona ) . A esa unidad transfiere un equipo de 14 personas especializadas en las aplicaciones que ha externalizado, mientras que el departamento de informática se mantiene actualmente en 35 empleados .

Danone establece paralelamente un programa de migración de todas las aplicaciones, según un nuevo plan de sistemas, que confía a Andersen Consulting . Para el área de administración contrata los módulos de JD Edwards y el módulo de tesorería Phicos Open de Andersen Consulting, pero se mantiene BPCS para las áreas de compras e industrial . Todas estas aplicaciones más el EDI ( que antes operaba sobre estaciones independientes ) corren sobre los AS/400 . Danone también está analizando diversos paquetes para el área de recursos humanos, y la consultora ha iniciado el macro proyecto Twister, que abarca el área comercial y logística, y que tiene como objetivo concluirlo en el año 2001 .

“Lo que hace Twister es adaptar el modelo informático al modelo de empresa, ya que cambia la logística comercial” . El proyecto contempla el empleo de los TPV de los vendedores o “preventistas” hasta el último nivel . En este momento se ha abordado la parte de “preventista”, y se está creando un centro de soporte, y seguramente irá en paralelo al soporte a logística . También se ha analizado qué aplicaciones comerciales son susceptibles de migrar a JD Edwards . Para el resto, también en el entorno AS/400, se tomará a esta solución como punto de partida .

El data warehouse, también

En noviembre del año pasado Danone comienza a trabajar en el desarrollo de un sistema de data warehouse, “valiéndonos en la capacidad que tenemos de hacer viajar la información ( lo que vendemos lo facturamos el mismo día ) y tenerla al día” . El sistema funciona sobre un equipo Sun Enterprise 6000 con 200 GB y software de base de datos Oracle y DSS de MicroStrategy . En estos momentos sólo se ha abordado la parte comercial con un objetivo que se aparta del data warehouse tradicional: realizar un primer abandono de aplicaciones estadísticas que están corriendo en el mainframe . De ese modo, todo el proceso estadístico pasaría al data warehouse y, por tanto, habría una parte importante de aplicaciones de mainframe que desaparecen .

Tanto la máquina de data warehouse como los AS/400 en los cuales corre la aplicación comercial serán próximamente externalizados . “Aún no hemos decidido qué compañía se encargará del servicio” . Optar también en este caso por el outsourcing “es algo muy cómodo”, explica Ruano, “porque permite avanzar mucho más deprisa que si se realizara internamente” . Respecto a los costes económicos, considera que son “más o menos similares, aunque si se tiene en cue