Estanterías en el ciberespacio
Mecalux
Globalización. La palabra de moda es el principal objetivo del fabricante e instalador español de sistemas de almacenaje Mecalux, que ha optado por las soluciones e-business IBM y Lotus Notes para desarrollar sus actividades comerciales y de trabajo en equipo a través de Internet.
Fundada hace 33 años, Mecalux es una de las primeras firmas mundiales del sector de equipos y sistemas de almacenaje. Diseña, fabrica e instala desde estanterías para el hogar hasta almacenes robotizados. Dispone de varias delegaciones en España y oficinas propias, enlazadas por Frame Relay, en Alemania, Argentina, Chile, Estados Unidos, Italia, Francia, México, Portugal, Reino Unido y Singapur y centros de producción, dos en Barcelona y uno en Argentina.
Tras meditar su situación en 1996, Mecalux decide seguir la dirección apuntada por IBM hacia el e-business para alcanzar los frutos de la globalización: la mejora de los servicios al cliente.
Hace tres años, los sistemas de información existentes debían bregar con 18 instalaciones distintas en siete países, con legislaciones, idiomas y monedas diferentes. La complejidad para mantener la consistencia de datos por aplicación, mayores necesidades de almacenamiento por aplicación y un servicio globalizado mundial son las principales problemáticas del momento.
El nuevo sistema debía integrar los 65 puntos que estaban fuera de la red, pero también a los distribuidores, proveedores y los puntos móviles de las áreas manager y jefes de obra desde cualquier punto del mundo. En definitiva, suponía integrar en un único sistema el conocimiento de empresa y la gestión de AS/400 y de PC, de forma que permitiera la venta e información sobre la compañía en cualquier lugar.
El plan de sistemas, proyectado para el trienio 1997-2000, cuenta con la red de comunicaciones mundial de IBM-ATT y su servicio Internet. En este sentido, Lotus Notes se ha integrado en Internet como herramienta de correo electrónico y como elemento para difundir el conocimiento de la empresa, de forma que facilite el trabajo en grupo, independientemente de la distribución geográfica. Algo que, además, reducirá el tiempo dedicado a la gestión. El sistema de información está basado en equipos IBM AS/400 y Netfinity.
La aplicación del e-business en el ámbito interno “está muy avanzada: por ejemplo, toda nuestra estructura de planos se difunde básicamente sobre Lotus Notes”, asegura José María de la Concepción, director de sistemas de información de Mecalux. Cualquier plano de un producto está disponible inmediatamente en 500 puntos distintos. “Eso da más fiabilidad a la calidad del producto que fabricamos”.
De este modo, un montador de la empresa que se encuentre instalando una obra puede acceder desde el portátil al último plano realizado. “Teniendo en cuenta que instalamos en cualquier parte del mundo, siempre que exista un teléfono disponible con conexión a Internet cualquier empleado puede acceder a los últimos cambios realizados en las piezas. Es algo que evita muchos errores de montaje”.
Transmisión del conocimiento
La transmisión del conocimiento, “uno de los temas que consideramos más importantes”, incluye los manuales de proyectos, los manuales de sistemas de trabajo, las normas ISO 9000 e ISO 14000 y los procedimientos, datos que son accesibles en línea desde cualquier parte del mundo. Sin embargo, las actuales prestaciones de la red hacen inviable por el momento la transmisión de vídeos de formación. “Ahora estamos seguros de que cualquier cambio de procedimiento está al alcance de todos en tiempo real”, asegura De la Concepción.
El sistema permite también el seguimiento de las ofertas, dado que la integración de los datos permite distribuir la información a todas las partes del mundo y, de este modo, el conocimiento generalizado de la evolución de una oferta evita llamadas innecesarias.
En cuanto a las relaciones con clientes, el fabricante escogió la herramienta IBM Net Commerce, que facilita la venta en línea de productos. Mecalux está invirtiendo en recursos humanos y técnicos en un sistema de comercio electrónico “que tiene un gran futuro”. Por ahora es un servicio enfocado al usuario del hogar y profesionales españoles que necesitan algunas estanterías. Próximamente esta opción de comercio electrónico empresa-consumidor se abrirá a otros países europeos.
Durante este año facilitará a los distribuidores un servicio de pedidos en línea a través de Net Commerce, que no está ligado a Lotus Notes/Domino, e IBM Net Data. Está previsto integrar a alguno de sus proveedores en el entorno e-business, también a partir de Net Data.
El funcionamiento de Mecalux.com, el servicio de comercio electrónico, es sencillo: los usuarios entran en la web, comprueban el catálogo, dejan su pedido y se les envía el kit escogido. En cambio, los comerciales también recogen los avisos por otras vías como el teléfono.
Por su parte, los representantes de la compañía pueden acceder en línea a los planos almacenados en la sede de Barcelona para comprobar las especificaciones de un gran sistema de almacenaje y, si el material está disponible, realizar el pedido y comprobar la planificación de las salidas que se envían al área de montaje. En cualquier caso, en los grandes proyectos, es posible enviar al cliente los planos previos de una instalación, pero nunca los definitivos. También ha desarrollado una aplicación para Lotus Notes que emitirá informes en tiempo real cuando, por ejemplo, una máquina de producción de Tijuana, en México, se haya estropeado.
José María de la Concepción tiene muy claro que la apuesta por el e-business es también una garantía de supervivencia. “Si no lo hiciéramos se lo llevaría la competencia”. En su opinión, lo importante es estar situado en el punto de salida “pensando en el futuro. Si estás avanzando no importa que tengas 1 ó 5.000 pedidos, sino que estés dentro de esta situación preparado para cuando este mercado explosione”.
A pesar de todo, Mecalux nunca ha utilizado sistemas EDI: “No tenía sentido en aquel momento por nuestro tipo de mecanismo y de relaciones. Internet es una herramienta necesaria, que ha mejorado nuestro sistema de trabajo en muchas cosas como en la comunicación y en las relaciones con los clientes”. Del mismo modo, piensa que la Intranet “podemos llegar a los puntos principales de nuestra estructura; sin ella no podría haber llegado a los demás puntos y no podríamos seguir expandiéndonos”, concluye.
Fundada hace 33 años, Mecalux es una de las primeras firmas mundiales del sector de equipos y sistemas de almacenaje. Diseña, fabrica e instala desde estanterías para el hogar hasta almacenes robotizados. Dispone de varias delegaciones en España y oficinas propias, enlazadas por Frame Relay, en Alemania, Argentina, Chile, Estados Unidos, Italia, Francia, México, Portugal, Reino Unido y Singapur y centros de producción, dos en Barcelona y uno en Argentina.
Tras meditar su situación en 1996, Mecalux decide seguir la dirección apuntada por IBM hacia el e-business para alcanzar los frutos de la globalización: la mejora de los servicios al cliente.
Hace tres años, los sistemas de información existentes debían bregar con 18 instalaciones distintas en siete países, con legislaciones, idiomas y monedas diferentes. La complejidad para mantener la consistencia de datos por aplicación, mayores necesidades de almacenamiento por aplicación y un servicio globalizado mundial son las principales problemáticas del momento.
El nuevo sistema debía integrar los 65 puntos que estaban fuera de la red, pero también a los distribuidores, proveedores y los puntos móviles de las áreas manager y jefes de obra desde cualquier punto del mundo. En definitiva, suponía integrar en un único sistema el conocimiento de empresa y la gestión de AS/400 y de PC, de forma que permitiera la venta e información sobre la compañía en cualquier lugar.
El plan de sistemas, proyectado para el trienio 1997-2000, cuenta con la red de comunicaciones mundial de IBM-ATT y su servicio Internet. En este sentido, Lotus Notes se ha integrado en Internet como herramienta de correo electrónico y como elemento para difundir el conocimiento de la empresa, de forma que facilite el trabajo en grupo, independientemente de la distribución geográfica. Algo que, además, reducirá el tiempo dedicado a la gestión. El sistema de información está basado en equipos IBM AS/400 y Netfinity.
La aplicación del e-business en el ámbito interno “está muy avanzada: por ejemplo, toda nuestra estructura de planos se difunde básicamente sobre Lotus Notes”, asegura José María de la Concepción, director de sistemas de información de Mecalux. Cualquier plano de un producto está disponible inmediatamente en 500 puntos distintos. “Eso da más fiabilidad a la calidad del producto que fabricamos”.
De este modo, un montador de la empresa que se encuentre instalando una obra puede acceder desde el portátil al último plano realizado. “Teniendo en cuenta que instalamos en cualquier parte del mundo, siempre que exista un teléfono disponible con conexión a Internet cualquier empleado puede acceder a los últimos cambios realizados en las piezas. Es algo que evita muchos errores de montaje”.
Transmisión del conocimiento
La transmisión del conocimiento, “uno de los temas que consideramos más importantes”, incluye los manuales de proyectos, los manuales de sistemas de trabajo, las normas ISO 9000 e ISO 14000 y los procedimientos, datos que son accesibles en línea desde cualquier parte del mundo. Sin embargo, las actuales prestaciones de la red hacen inviable por el momento la transmisión de vídeos de formación. “Ahora estamos seguros de que cualquier cambio de procedimiento está al alcance de todos en tiempo real”, asegura De la Concepción.
El sistema permite también el seguimiento de las ofertas, dado que la integración de los datos permite distribuir la información a todas las partes del mundo y, de este modo, el conocimiento generalizado de la evolución de una oferta evita llamadas innecesarias.
En cuanto a las relaciones con clientes, el fabricante escogió la herramienta IBM Net Commerce, que facilita la venta en línea de productos. Mecalux está invirtiendo en recursos humanos y técnicos en un sistema de comercio electrónico “que tiene un gran futuro”. Por ahora es un servicio enfocado al usuario del hogar y profesionales españoles que necesitan algunas estanterías. Próximamente esta opción de comercio electrónico empresa-consumidor se abrirá a otros países europeos.
Durante este año facilitará a los distribuidores un servicio de pedidos en línea a través de Net Commerce, que no está ligado a Lotus Notes/Domino, e IBM Net Data. Está previsto integrar a alguno de sus proveedores en el entorno e-business, también a partir de Net Data.
El funcionamiento de Mecalux.com, el servicio de comercio electrónico, es sencillo: los usuarios entran en la web, comprueban el catálogo, dejan su pedido y se les envía el kit escogido. En cambio, los comerciales también recogen los avisos por otras vías como el teléfono.
Por su parte, los representantes de la compañía pueden acceder en línea a los planos almacenados en la sede de Barcelona para comprobar las especificaciones de un gran sistema de almacenaje y, si el material está disponible, realizar el pedido y comprobar la planificación de las salidas que se envían al área de montaje. En cualquier caso, en los grandes proyectos, es posible enviar al cliente los planos previos de una instalación, pero nunca los definitivos. También ha desarrollado una aplicación para Lotus Notes que emitirá informes en tiempo real cuando, por ejemplo, una máquina de producción de Tijuana, en México, se haya estropeado.
José María de la Concepción tiene muy claro que la apuesta por el e-business es también una garantía de supervivencia. “Si no lo hiciéramos se lo llevaría la competencia”. En su opinión, lo importante es estar situado en el punto de salida “pensando en el futuro. Si estás avanzando no importa que tengas 1 ó 5.000 pedidos, sino que estés dentro de esta situación preparado para cuando este mercado explosione”.
A pesar de todo, Mecalux nunca ha utilizado sistemas EDI: “No tenía sentido en aquel momento por nuestro tipo de mecanismo y de relaciones. Internet es una herramienta necesaria, que ha mejorado nuestro sistema de trabajo en muchas cosas como en la comunicación y en las relaciones con los clientes”. Del mismo modo, piensa que la Intranet “podemos llegar a los puntos principales de nuestra estructura; sin ella no podría haber llegado a los demás puntos y no podríamos seguir expandiéndonos”, concluye.
