Los costes de los departamentos de TI necesitan una mayor transparencia

Durante años, los departamentos de TI de las empresas puede que hayan estado confusos acerca de los costes de las aplicaciones y de los servicios de TI, pero la reducción de los presupuestos y la claridad de los costes del cloud computing ha forzado a los CIO ha preocuparse más por ellos.

Esta necesidad por conocer los costes específicos de las TI ha impulsado un mercado de software de gestión financiera para las TI que permite a los CIO encontrar la manera de presupuestar y asignar las cantidades de dinero a los servicios que abarcan el hardware, el software y el personal.

A pesar de que la economía ha obligado a reducir los costes, la disponibilidad de la capacidad de computación bajo demanda, el almacenamiento y las aplicaciones de proveedores cloud han intensificado la presión para que las TI internas sean más transparentes y más competitivas en sus costes. “En el pasado, si no tenía una buena visibilidad en sus costes de TI, probablemente sería frustrante para los accionistas, pero ¿qué podrían hacer realmente?”, apunta Barbara Gomolski, vicepresidente de Gartner. “Ahora, si no tiene buena visibilidad en lo que a costes de almacenamiento, conectividad de red o e-mail se refiere, los accionistas pueden salir al mercado exterior, comparar y decidir”.

Con una mejor comprensión de los gastos, los equipos de TI pueden satisfacer mucho más a los directores de las empresas que quieren conocer más lo que se gasta, por ejemplo, en ordenadores de sobremesa. Hoy en día, los gestores de las empresas quieren saber qué costes proceden de la movilidad empresarial, por ejemplo, y quieren verlo en grandes gráficos. Están pidiendo los modelos de costes que entran en la cuenta de hardware, del software, del coste laboral y de mantenimiento, así como distinguir entre diferentes niveles de servicio y el alcance de implementación, apunta Gomolski.

Gastos más inteligentes

En general, la tendencia hacia una mayor visibilidad de los costes de TI es muy positiva para la industria. Significa que las empresas están consiguiendo invertir de forma más inteligente, según Gomolski. “Las organizaciones que han realizado inversiones en gestión financiera de TI son capaces de reconocer las áreas donde actualmente están gastando el dinero, pero donde no deberían, como servicios que están siendo infrautilizados o costes desproporcionadamente mayores que el valor que ofrecen”, apunta Gomolski. “En definitiva, estamos aprendiendo cómo hacer nuestras inversiones un poco más inteligentes”.

Sin embargo, conseguir una total transparencia de los costes de TI no es tarea fácil. 

Para empezar, se espera que los administradores de TI presten más atención a los presupuestos y a las prácticas de planificación, ajustando los presupuestos según los costes reales y revisando los objetivos operativos, por ejemplo, lo que no es algo muy común entre los profesionales de TI. “Si usted llega a un director de almacenamiento y le dice que tiene que empezar a hacer el presupuesto de nuevo cada mes, buscará una herramienta que lo haga automáticamente”, explica Yisrael Dancziger, presidente y CEO de Digital Fuel, empresa que desarrolla herramientas de gestión financiera de TI.

Con las herramientas adecuadas, los presupuestos de TI pueden convertirse en recursos dinámicos que reflejen los costes reales de uso y permitan realizar ajustes automáticos en lugar de documentos estáticos que rápidamente se quedan obsoletos. La capacidad de realizar presupuestos basados en los hechos, es decir, basados tanto en la demanda de las unidades de negocio como en métricas históricas, marca una gran diferencia, apunta Dancziger.

Las herramientas están diseñadas para consolidar las métricas financieras de TI y realizar funciones tales como la elaboración de presupuestos, modelos de costes o gestión de proveedores. Han estado con nosotros desde el año 2000, pero al principio eran inmaduras y no cubrían todas las funciones requeridas por las TI, apunta Gomolski de Gartner. Ahora que han madurado, “las herramientas son capaces de proveer una visión más amplia”, apunta.

Adiós a las hojas de cálculo

Para muchas empresas, el software de gestión financiera es un sustituto de decenas de hojas de cálculo. El software hace el trabajo pesado, recogiendo datos estructurados y no estructurados de toda la empresa, limpiándolos y organizándolos para que puedan ser analizados. Los informes estándar hacen más fácil ver las medidas generales tales como el gasto en TI porcentual en relación a los ingresos de una empresa, así como informes detallados, etc.

Al contar con este tipo de datos, los equipos de TI pueden ver de forma más clara como las inversiones en tecnología se traducen en valor empresarial.