Barcelona confía en las nuevas tecnologías para ofrecer mejores servicios a sus ciudadanos. La empresa municipal encargada de la movilidad y el ocio ha automatizado la gestión de las facturas de sus proveedores
La creación por parte del Ayuntamiento de la Ciudad Condal de Barcelona Serveis Municipals (BSM), empresa de titularidad municipal, perseguía mejorar los servicios relacionados con la movilidad y el ocio. En este empeño, ha sido clave el papel de las nuevas tecnologías. Recientemente, la empresa ha automatizado la gestión de sus facturas y ha implantado una intranet.
Barcelona Serveis Municipals S.A. (BSM) es una entidad del Ayuntamiento de Barcelona dedicada a la prestación de servicios de competencia municipal de forma empresarial; lo que permite que éstos se presten “con mayor calidad, eficacia y agilidad”, según indican desde el Ayuntamiento. Gestiona un buen número de servicios e infraestructuras relacionadas con la movilidad y el ocio: unos 60 aparcamientos municipales, el estacionamiento regulado, la grúa municipal o el exitoso Bicing, el sistema de préstamo de bicicletas que ha europeizado la movilidad en Barcelona.
Todo esto supone trabajar con multitud de proveedores de servicios –se realizan 1.500 compras mensuales–, lo cual genera un enorme volumen de datos contables y se necesitaba una solución que redujera el tiempo dedicado a gestionarlos. “BSM se creó en 2003 como la fusión de tres empresas municipales, cada una con una forma de trabajar diferente”, explica Yolanda Sánchez, jefe de compras de la empresa municipal. En octubre de 2003, según indica ésta, se decidió iniciar un estudio con la consultora Deloitte para centralizar la parte administrativa de compras. Como consecuencia de éste, en 2004 se llevó a cabo la automatización de todo el proceso de compra y gestión de las facturas de proveedores.
Fue un proyecto doble: automatización de facturas y aprobación de facturas y presupuestos, para los cuales, la empresa municipal decidió confiar en Abast.
“Antes había un problema de descentralización. Las facturas llegaban a distintas oficinas y, para que éstas fueran aprobadas, había que mandarlas por correo interno”, recuerda Sánchez. Varios empleados del departamento de ventas de BSM y el equipo técnico de la división de gestión documental de Abast llevaron a cabo la implantación de dos herramientas de Abast, Invoices y ScanVisio, para, respectivamente, automatizar la recepción de facturas y la aprobación de las mismas.
Gestión sin papel
Este proyecto, en el que se han invertido más de 20.000 euros, se ha traducido en ahorros de tiempo y trabajo. Se ha conseguido una gestión administrativa de compras y proveedores sin papel, en el que las facturas no se pierden porque no salen de la oficina que las ha recibido, sino que son digitalizadas y pueden ser consultadas y aprobadas a través de una herramienta web. “No deja de ser como un archivo, es muy sencillo acceder a las facturas antiguas, al contrario de lo que pasa con el papel”, señala Sánchez. La plena adaptación a esta nueva forma de trabajo fue sencilla; la responsable calcula que estaba completada medio año después de la implantación: “Fuimos división por división y jefe por jefe explicando el uso de estas nuevas herramientas. Pese a que somos una empresa muy grande, creíamos que era necesario hacer este esfuerzo”.
El departamento que dirige Yolanda Sánchez está actualmente trabajando en la incorporación de estas dos herramientas de Abast a la gestión de concursos públicos. “Al ser una empresa municipal y, por tanto, dependiente de la Administración tenemos muchos contratos y licitaciones que queremos gestionar también de forma automatizada”.
Red para empleados
Según Sánchez, BSM también encargó a Abast la creación de una intranet para sus empleados. Es una solución llave en mano, dividida en tres áreas –administración, comunicación y formación– y desarrollada sobre .NET, con la que la organización ha mejorado la comunicación entre sus más de 1.000 empleados y el área de recursos humanos de la empresa. Las diferentes sedes de BSM están comunicadas con fibra óptica y, en algún caso, mediante enlaces microondas.
Al igual que el departamento de compras o el de recursos humanos, otras áreas de BSM son proactivas al uso de las TIC. El servicio de grúas ideó en 2003 un sistema que permite a sus agentes decidir la distancia a la que los vehículos deben retirarse. Y Bicing no es ajeno a las nuevas tecnologías: el portal www.bicing.com incorpora un mapa de las estaciones de préstamo conectado a Google Maps.
Ubicación: en el Barcelonés, entre la sierra de Collserola y el Mediterráneo
Superficie: 100,4 km²
Población: 1.605.602 hab.
Actividad ECONÓMICA: finanzas, industria química, automovilística, electrónica, textil, y farmacéutica
Barcelona Serveis Municipals S.A. (BSM) es una entidad del Ayuntamiento de Barcelona dedicada a la prestación de servicios de competencia municipal de forma empresarial; lo que permite que éstos se presten “con mayor calidad, eficacia y agilidad”, según indican desde el Ayuntamiento. Gestiona un buen número de servicios e infraestructuras relacionadas con la movilidad y el ocio: unos 60 aparcamientos municipales, el estacionamiento regulado, la grúa municipal o el exitoso Bicing, el sistema de préstamo de bicicletas que ha europeizado la movilidad en Barcelona.
Todo esto supone trabajar con multitud de proveedores de servicios –se realizan 1.500 compras mensuales–, lo cual genera un enorme volumen de datos contables y se necesitaba una solución que redujera el tiempo dedicado a gestionarlos. “BSM se creó en 2003 como la fusión de tres empresas municipales, cada una con una forma de trabajar diferente”, explica Yolanda Sánchez, jefe de compras de la empresa municipal. En octubre de 2003, según indica ésta, se decidió iniciar un estudio con la consultora Deloitte para centralizar la parte administrativa de compras. Como consecuencia de éste, en 2004 se llevó a cabo la automatización de todo el proceso de compra y gestión de las facturas de proveedores.
Fue un proyecto doble: automatización de facturas y aprobación de facturas y presupuestos, para los cuales, la empresa municipal decidió confiar en Abast.
“Antes había un problema de descentralización. Las facturas llegaban a distintas oficinas y, para que éstas fueran aprobadas, había que mandarlas por correo interno”, recuerda Sánchez. Varios empleados del departamento de ventas de BSM y el equipo técnico de la división de gestión documental de Abast llevaron a cabo la implantación de dos herramientas de Abast, Invoices y ScanVisio, para, respectivamente, automatizar la recepción de facturas y la aprobación de las mismas.
Gestión sin papel
Este proyecto, en el que se han invertido más de 20.000 euros, se ha traducido en ahorros de tiempo y trabajo. Se ha conseguido una gestión administrativa de compras y proveedores sin papel, en el que las facturas no se pierden porque no salen de la oficina que las ha recibido, sino que son digitalizadas y pueden ser consultadas y aprobadas a través de una herramienta web. “No deja de ser como un archivo, es muy sencillo acceder a las facturas antiguas, al contrario de lo que pasa con el papel”, señala Sánchez. La plena adaptación a esta nueva forma de trabajo fue sencilla; la responsable calcula que estaba completada medio año después de la implantación: “Fuimos división por división y jefe por jefe explicando el uso de estas nuevas herramientas. Pese a que somos una empresa muy grande, creíamos que era necesario hacer este esfuerzo”.
El departamento que dirige Yolanda Sánchez está actualmente trabajando en la incorporación de estas dos herramientas de Abast a la gestión de concursos públicos. “Al ser una empresa municipal y, por tanto, dependiente de la Administración tenemos muchos contratos y licitaciones que queremos gestionar también de forma automatizada”.
Red para empleados
Según Sánchez, BSM también encargó a Abast la creación de una intranet para sus empleados. Es una solución llave en mano, dividida en tres áreas –administración, comunicación y formación– y desarrollada sobre .NET, con la que la organización ha mejorado la comunicación entre sus más de 1.000 empleados y el área de recursos humanos de la empresa. Las diferentes sedes de BSM están comunicadas con fibra óptica y, en algún caso, mediante enlaces microondas.
Al igual que el departamento de compras o el de recursos humanos, otras áreas de BSM son proactivas al uso de las TIC. El servicio de grúas ideó en 2003 un sistema que permite a sus agentes decidir la distancia a la que los vehículos deben retirarse. Y Bicing no es ajeno a las nuevas tecnologías: el portal www.bicing.com incorpora un mapa de las estaciones de préstamo conectado a Google Maps.
Ubicación: en el Barcelonés, entre la sierra de Collserola y el Mediterráneo
Superficie: 100,4 km²
Población: 1.605.602 hab.
Actividad ECONÓMICA: finanzas, industria química, automovilística, electrónica, textil, y farmacéutica
