¿Centralizar o descentralizar?

Dos visiones de un mismo tema eternamente polémico y permanentemente abierto: ¿Deben ser los Sistemas de Información centralizados o descentralizados?

CENTRALIZAR

El sentido común comercial ha dictado siempre que en lo relativo a gestión de costos, un enfoque centralizado es lo más efectivo. Estudios recientes demuestran que aumentar el valor de las Tecnologías de la Información y contener sus costes siguen estando entre las máximas prioridades de los ejecutivos en las empresas. Y la forma de conseguir esto es mediante una actividad de Sistemas de Información centralizada.

Quienes observan las tendencias que tienen lugar en el sector apoyan la idea de una actividad de Sistemas de Información centralizada y las compañías de investigación indican que el péndulo está oscilando de nuevo desde la moda de descentralización actual a una centralización al viejo estilo, con la consiguiente reducción en los costes.

La búsqueda de descentralización se inició por un buen motivo: los usuarios querían participar en las decisiones sobre aquellos sistemas para los que deberían aportar fondos y que deberían utilizar. Pero entonces comenzó la confusión: los comentarios de la gente sobre mejoras en precio/rendimiento del hardware, las maravillas de SAP y el proceso cliente/servidor, y la moda del outsourcing. De un día para otro, nos vimos rodeados de incertidumbre, sin poder distinguir entre la utilización de nuevas tecnologías y la forma de conservar los beneficios de un proceso centralizado.

En realidad, cuando se analizan de cerca el outsourcing y las implementaciones SAP -dos elementos que son adoptados con frecuencia en el sector descentralizador- se observa que no ofrecen un alineamiento específico con la descentralización. Aunque la mayoría de la gente no lo comprende, el outsourcing es una de las formas de centralización más concentradas, y ese es el motivo de que los proveedores de outsourcing puedan ofrecer unos costes tan bajos.

Aunque SAP parece un sistema que proporciona todos los elementos de un entorno descentralizado ideal, incluyendo flexibilidad del usuario e independencia de la función informática, las compañías que han implementado con éxito este producto afirman otra cosa. El alto nivel de integración de SAP y el hecho de que se requiere mucho mantenimiento de tablas compartidas a través de funciones y fronteras organizacionales significa que se necesita un control centralizado. De lo contrario, un determinado grupo podría impactar sobre la forma en que se utilizase el sistema en otras áreas de la compañía. En algunos casos, un cambio realizado en un área específica puede poner fin a una determinada función para otro usuario.

Al convertirse las organizaciones en identificadoras y compradoras de tecnología, en lugar de en desarrolladoras e implementadoras de ella, siguen estando claros los beneficios de un enfoque centralizado. En un entorno descentralizado, rara vez tiene lugar este aprovechamiento, con el resultado de que los diversos grupos aprenden la misma dura lección una y otra vez.

Dada la relación entre costes de personal y costes de hardware y software en una implementación de tipo medio, este gasto duplicado es importante. Y lo que es igualmente importante: los usuarios pueden desencantarse pronto de un departamento de informática que tiene que estar siempre aprendiendo cosas.

Las empresas siguen utilizando sólo un pequeño porcentaje de las funciones y características de la mayoría del software que instalan. Si se multiplica esto por los diferentes sistemas elegidos en un entorno descentralizado, se habrá pagado por una gran cantidad de software que no será utilizado.

Los estándares aplicados en las empresas ofrecen la oportunidad de aprovechar conocimientos. La experiencia demuestra que existe una reducción de personal de un 24% aproximadamente centralizando la función de Sistemas de Información y, además, investigaciones realizadas en el sector han indicado unos costes de personal cinco veces mayores en los entornos LAN.

Como consecuencia del aumento continuo en la variedad y diversidad tecnológica, la única forma de ofrecer los niveles de conocimientos y capacidades necesarios internamente está en aprovechar estos recursos en la mayor medida posible.

Al pasar a una nueva tecnología, es menos costoso y menos complejo realizar la conversión desde un único sistema que desde múltiples sistemas.

Las compañías que adquieren tecnología de forma muy centralizada y estructural han obtenido año tras año ahorros sustanciales de hasta un 20% del presupuesto.

DESCENTRALIZAR

No hay duda posible. La respuesta está en la descentralización, pero es difícil llegar a ella bajo el yugo del mainframe. Una vez que éste desaparece, desaparecen también las estructuras de coste de soporte correspondientes, y uno puede avanzar a toda velocidad.

El objetivo principal de una estructura descentralizada así es poder atender mejor y más rápidamente a los clientes y obtener un alineamiento más estrecho con las unidades operativas. En definitiva, se trata de maximizar la utilización de información para obtener ventaja competitiva atacando proactivamente las oportunidades comerciales, minimizando el coste del proceso de transacciones.

En un entorno descentralizado existe una mayor oportunidad de alcanzar estos objetivos. Un problema de los grandes grupos centralizados es que con demasiada frecuencia no pueden responder con suficiente rapidez a los requerimientos de los usuarios.

Además, todo enfoque centralizado es causa de división, promoviendo una actitud de "nosotros/ellos". Los usuarios piensan que no tienen la fuerza necesaria para impulsar el cambio, así que no hacen nada. Si uno sitúa a los informáticos directamente al lado de los usuarios, la gente deja de repente de quejarse y comienza a sentirse responsable de atender a sus propias necesidades de información.

Lo que ha sucedido en Estados Unidos a nivel corporativo es que la gente a llegado a la conclusión de que el secreto del éxito consiste en estar lo más cerca posible del cliente. Para ello, se sitúa cerca del cliente la mayor cantidad de recursos posibles, adoptándose las decisiones sobre gastos y gestión al nivel de división o de unidad comercial. En la práctica, esto significa generalmente muy lejos de la oficina corporativa y del departamento de Sistemas de Información central, que deberá ser simple, racionalizado y eficiente.

Un entorno descentralizado puede responder con mucha más agilidad a las peticiones de información generadas en una unidad operativa. Es posible que en un entorno descentralizado haya que gastar algo más de dinero, pero los beneficios superan a los costes, ya que las decisiones habrán sido adoptadas por personas más cercanas a la situación del momento en cada caso.

Es casi imposible alcanzar toda la descentralización que sería necesaria. Esto significa que debe descentralizarse por norma, y aplicar la carga de la prueba sobre los sistemas a compartir.