Renovando la restauración a través de la informática

Los servicios de restauración son una de los servicios con más futuro en el mercado español . El Grupo Alcodra incrementó durante los últimos años su volumen de negocio, pero no realizó ningún tipo de renovación de su infraestructura tecnológica hasta hace un año, momento en el que decidió implantar las soluciones de financiación y distribución de JD Edwards .

El Grupo Alcodra es una empresa con capital 100% español creada hace doce años . Cuenta con una actividad orientada fundamentalmente a dos tipos de servicios . Por un lado ofrecen servicios de restauración para hospitales, colegios, empresas, universidades, etc . Por otra parte, ofrecen servicios de gestión de trabajo temporal .

Las previsiones de la compañía para el presente año apuntan a obtener una facturación cercana a los 8 . 000 millones de pesetas . A pesar de que hace un par de años la facturación de la compañía también era de varios miles de millones de pesetas, la situación de la infraestructura tecnológica del Grupo Alcodra era, hace ahora exactamente un año, bastante precaria . La comunicación entre las diferentes divisiones de la compañía era casi inexistente .

Según relata Emmanuel Tissot, Director general del Grupo Alcodra, “cuando me hice responsable de la dirección del grupo no tardé en darme cuenta que era necesario plantear una revolución en la plataforma de TI de la compañía . Tanto a nivel de equipos como de aplicaciones software Alcodra no contaba con unas instalaciones mínimas . Así, cuando dos divisiones querían compartir algún tipo de documento simplemente se enviaba dicho documento por fax . La única aplicación con la que contaba el Grupo Alcodra era una simple solución de gestión” .

La repetición de procesos era moneda común en el Grupo Alcodra, lo que conllevaba una gasto financiero y de recursos humanos completamente innecesario . “La repetición de procesos se producía por todas partes: entre las delegaciones e incluso entre el propio departamento central de la compañía”, explica Tissot .

Alcodra contaba con un sistema de contabilidad poco avanzado, “en realidad se trataba de una aplicación de contabilidad casera y un software muy simple para la gestión de nóminas”, puntualiza Tissot . Además, a nivel informático todas las delegaciones eran completamente independientes, es decir, las únicas herramientas hardware con las que contaba Alcodra eran ordenadores personales y periféricos .

Renovación de la mano de JD Edwards

En la actualidad el Grupo Alcodra gestiona más de 230 comedores y cuenta con una empresa de servicios sociales que se dedica a gestionar el servicio de ayuda a domicilio de 5 . 000 ancianos, mientras que la empresa de trabajo temporal de Alcodra tiene presencia en seis ciudades españolas . “Las características de la propia compañía fueron las que nos obligaron a acometer una remodelación en toda regla de las infraestructuras informáticas”, señala Tissot .

El primero de los pasos que el Grupo Alcodra realizó tras la llegada de Tissot fue iniciar un proceso de estudio de las necesidades concretas de la corporación . “El control de la gestión de la compañía era, por calificarlo de alguna manera, muy débil”, puntualiza Tissot, por lo que se comenzó a buscar en el mercado un suministrador tecnológico que les ofreciese dicha solución . “Tras llegar a la conclusión de que necesitábamos una solución de financiación y distribución nos pusimos en contacto con un buen número de compañías que ofrecían este tipo de soluciones” . En concreto, el Grupo Alcodra analizó la oferta de SAP, Dun & Bradstreet, Ibertema y JD Edwards .

La decisión de implantar el paquete de JD Edwards estuvo motivada “por la rapidez y seguridad que nos ofrecía JD Edwards a la hora de suministrarnos la solución . Otro factor básico fue la flexibilidad de la solución de este fabricante, aunque la verdad es que la razón primordial fue la celeridad de la instalación, además de la sensación de seguridad que nos daba esta compañía”, explica Tissot . El Grupo Alcodra tuvo que hacer un gasto importante para remodelar su infraestructura, “aunque en realidad no debe considerarse un gasto sino más bien una inversión de futuro” .

Una vez decidido el paquete de gestión financiera que la compañía iba a instalar, el Grupo Alcodra se puso en marcha para dotar a la compañía de una infraestructura de comunicación adecuada . Alcodra extendió una intranet mixta Novell/NT y dotó de correo electrónico a sus trabajadores, de forma que, según afirma Tissot, “toda la información es enviada por correo electrónico a la central, en la que se almacena la información enviada desde las delegaciones” .

El sistema NT se emplea en los servidores de impresoras y ficheros, mientras que Novell 4 . 11 se emplea como servidor de comunicaciones, tanto para las diferentes divisiones como para el acceso a Internet . Además, Alcodra tiene previsto instalar dos servidores más NT, uno actuando como servidor de dominio y otro como servidor de bases de datos SQL Server . En el apartado de hardware, Alcodra optará por un sistema NetFinity de IBM -que es el que actuará como servidor de dominio- y un PC 330 -que será el servidor de SQl Server- . Según ponen de manifiesto fuentes del departamento técnico de Alcodra, el resto de los servidores con los que cuenta la compañía son en realidad clónicos modificados .

Además, Alcodra ha incrementado el parque de ordenadores personales de todas las delegaciones, “aunque todavía no contamos con un ordenador por puesto de trabajo”, explica Tissot . Por otra parte, Alcodra ha instalado una aplicación de conciliación bancaria de Cerg Finance y una aplicación de gestión de nóminas del fabricante español GLI que se compatibiliza con la solución de JD Edwards .

Entre los proyectos futuros de Alcodra destaca el orientado a ofrecer conectividad directa entre las divisiones y los sistemas centrales a través de Internet . El principal problema que deberían afrontar es, según relatan fuentes del departamento de informática de la compañía, la falta de seguridad en las operaciones a través de Internet, así como una serie de carencias de compatibilidad entre estándares . Según señalan desde dicho departamento, las aplicaciones no están completamente desarrolladas ya que se da la circustancia de que hay interfaces HTML y Java que tendrían que trabajar contra servidores SQL Server .

Otro de los proyectos de Alcodra pasa por el desarrollo de pequeñas redes internas en las divisiones que carecen de las mismas . Los estudios realizados por la empresa apuntan a que lo más conveniente sería la creación de redes basadas en Novell, ya que así se ahorrarían muchos problemas de compatibilidad con el resto de la infraestructura de tecnologías de la información de la compañía .

Finalmente, y para dar soporte a los servicios de ayuda a domicilio, el equipo informático de Alcodra está desarrollando una aplicación en lenguaje C++ que estará orientada a la gestión y seguimiento de todo el proceso de dichos servicios . En dicha aplicación se incluiría una base de datos con la información de cada uno de los trabajadores, usuarios y servicios que se realizan . En un futuro Alcodra pretende integrar en dicha aplicación el mapeado de las diferentes ciudades en las que ofrecen sus servicios para lo cual no descartan ampliar la plantilla del departamento informático de la compañía .

Todas estos proyectos se realizan teniendo en cuenta los planes de expansión de la compañía que pasan por penetrar en nuevos entornos de actividad . Además, entre sus planes de expansión se incluye operaciones de crecimiento externo centradas principalmente en la Unidad Europea . Actualmente Alcodra sólo tiene presencia en España y Portugal .

Uno de los grandes problemas de las compañías es la compatibilidad de su