Business Intelligence | Artículos | 15 JUN 2007

El Puerto de Gijón renueva su información financiera bajo su plan de modernización TIC. Una suite de BI incrementa el control sobre los ingresos y los gastos mediante una mayor agilidad en los análisis

Sergio López.
La Autoridad Portuaria de Gijón ha realizado profundos cambios en la gestión en los últimos años, entre ellos destaca la implantación de una suite de Business Intelligence que ha permitido agilizar la obtención de informes financieros y mejorar su calidad. Este proyecto está en sintonía con otros, como la implantación de herramientas de gestión de recursos humanos o la renovación de la informática corporativa.

El Puerto de Gijón es uno de los principales puertos españoles. Con un movimiento anual de mercancías de más de 21 millones de toneladas, ocupa el primer puesto entre los puertos graneleros y el sexto en el ranking general a escala nacional y desempeña una función de conexión entre los modos de transporte terrestres y el marítimo.
Actualmente, el Puerto de Gijón aborda una gran ampliación que tiene previsto finalizar en diciembre de 2008, con 579 millones de euros de inversión. Dentro de este proceso, la Autoridad Portuaria de Gijón considera clave para su actividad estar en vanguardia en materia de Tecnologías de la Información, dedicando para ello los recursos necesarios tanto humanos como económicos.
La entidad dispone de unos 100.000 euros anuales de presupuesto para la renovación y el mantenimiento de sus sistemas de información; si bien esta inversión puede ser superada en función de las necesidades de modernización. Samuel González Entrialgo, jefe de la división de Administración y Finanzas de la Autoridad Portuaria de Gijón, pone como ejemplo la inversión realizada en 2005, que alcanzó los 396.000 euros; un dinero que permitió poner en marcha un ambicioso proyecto de renovación tecnológica.
“La Autoridad Portuaria de Gijón ha realizado profundos cambios en la gestión en los últimos años”, señala González, quien, entre estos cambios, destaca la implantación de certificaciones de gestión de calidad y medio ambiente, de una gestión basada en el modelo de excelencia empresarial EFQM o de un cuadro de mando integral.
En este contexto, el área de sistemas de información se ha beneficiado, según explica su director, de la renovación de equipos o la incorporación de sistemas de remisión electrónica de documentos (EDI). Otros proyectos realizados en los dos últimos años incluyen la facturación telemática, un sofisticado sistema de control de accesos y video-vigilancia, sistemas de información geográfica (GIS), un sistema de predicción del oleaje o herramientas de Business Intelligence (BI).
Otra implantación destacable fue llevada a cabo a lo largo de 2005 de la mano de Cézanne Software y Labour Asociados, con el fin de mejorar la política de planificación de los recursos humanos. Este proyecto supuso la implantación de una herramienta de gestión de personal específica para autoridades portuarias.
Entre los proveedores informáticos más destacados de la Autoridad Portuaria de Gijón se encuentran Informática El Corte Inglés, Ibermática, Dell España, Alhambra Soluciones y Servicios, XRT o Portel, además de QlickView, compañía con la que desarrollaron el proyecto de información financiera del que hablaremos extensamente a continuación.

Información financiera
A principios de 2006, la Autoridad Portuaria de Gijón se cercioró de la necesidad de diseñar un modelo de información económico-financiera sobre las principales magnitudes del área de finanzas, y de que dicha información se pudiese elaborar con una periodicidad mensual, como mínimo, y sin un esfuerzo añadido. “La falta de información económica resumida y válida para la toma de decisiones, así como la laboriosidad en la elaboración de informes nos lleva a buscar una herramienta de análisis de negocio”, explica González, quien apunta que en su momento valoraron varias herramientas, entre ellas, las basadas en cubos OLAP; finalmente se decidieron por QlikView, una suite de BI que ofrece una serie de productos para facilitar el análisis de la información, la toma de decisiones y la distribución de la información de una empresa por entender que tenía “un fácil manejo, un atractivo componente visual y ser de fácil adaptación a cualquier base de datos”.
Una vez elegida la herramienta, el proyecto partió de una fase inicial de diseño de requerimientos. Esta labor, que fue desarrollada por la empresa usuaria, dio lugar a la elaboración de los primeros prototipos en la herramienta. El reto, según González, era “explotar al máximo las posibilidades del programa para superar las expectativas del modelo planteado inicialmente”.

Análisis de la información
Esta labor de consultoría y parametrización organizó la información más relevante del área económico-financiera en diferentes ficheros. “El área quedó dividida en cuatro partes: recaudación, analítica, presupuestos y estados financieros, en cada una de las cuales se emplearon unas 18 jornadas por parte de la empresa implantadora, y algo más por parte de la Autoridad Portuaria”, explica González, que añade que conforme se han ido viendo las posibilidades de este software, se ha entrando en un continuo proceso de mejora tanto en el aspecto de presentación como de análisis de la información.
El fichero de recaudación permite a la herramienta QlikView analizar los cobros y pagos efectuados y realizar una previsión de evolución de saldos de los próximos meses. El de analítica permite calcular la rentabilidad de las distintas zonas del puerto, así como de la cartera de servicios prestados, informa sobre los costes de estructura y su evolución. El de presupuestos mide el grado de ejecución del presupuesto de gastos y de ingresos, tanto por partidas como por departamentos. Por último, el de estados financieros, se elabora información económico-financiera básica mensual, el balance, cuenta de resultados, cuadros de detalle de algunas partidas, calcula ratios y muestra la evolución de las principales partituras.
Por otro lado, la solución de BI analiza datos del área de explotación en base a la facturación, donde desglosa y presenta todos los datos de este departamento por clientes, tipo de ingreso o zona de generación, entre otros. La herramienta, además, ayuda a gestionar la información de tráficos, por lo que se pueden conocer las mercancías movidas y analizar la naturaleza de la mercancía o clientes.

Balance
Ante la positiva experiencia de la implantación de esta herramienta dentro del área financiera, el directivo avanza la probabilidad de que se continúe su incorporación en otras áreas. Dentro de éstas, estaría la de planificación estratégica, en la cual la gestión a través del cuadro de mando integral, requiere el manejo de una serie de indicadores estratégicos, financieros y no financieros, cuya periodicidad y flexibilidad requiere el apoyo de este tipo de herramientas.
González destaca, sobre todo, su fácil manejo, la capacidad de análisis de información y la versatilidad de adaptarse a cualquier sistema. “En el departamento financiero, ha permitido que los usuarios puedan generar, con facilidad y sin un esfuerzo añadido, informes relevantes, detectando de manera anticipada

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