Subastas electrónicas de compra: funcionan, generan ahorros y son rentables

Un reciente estudio realizado por la consultora Iáñez & Tapia ha puesto de manifiesto que, mientras el 65% de grandes compañías de EE.UU. utilizan habitualmente las subastas inversas como mecanismo de negociación con sus proveedores (aunque con frecuencia, exclusivamente desde los headquarters), sólo el 5% de las grandes empresas de capital español son usuarias de las mismas. Este artículo trata de responder a objeciones o dudas frecuentes que asaltan al comprador profesional en España, y pretende demostrar que negociar con los proveedores mediante una subasta en Internet es sencillo, no implica riesgos y es, sobre todo, rentable.

Los ERP, los SCM o los sistemas de e-procurement son excelentes a la hora de racionalizar la burocracia asociada a las compras y aprovisionamientos, pero es en la propia negociación donde se fijan las condiciones y, por tanto, se generan los ahorros con impacto directo sobre la cuenta de resultados. En este sentido, las subastas inversas han demostrado ser la forma más eficiente de comprar (¡y de vender!) de las últimas décadas y el complemento perfecto de las tecnologías antes mencionadas.
Frente a esta realidad, muchos profesionales de compras permanecen en un compás de espera, debido al desconocimiento de la herramienta, a la “mala prensa” de las subastas, a un cierto temor al cambio y, porqué no decirlo, a un enfoque frecuentemente poco acertado de las propuestas que hayan podido recibir.
Hemos intentado reflejar fielmente y ofrecer una respuesta concisa a las 12 mayores dudas y objeciones de los responsables de compras en nuestro país sobre las subastas.

1. ¿Representan las subastas inversas una amenaza para el comprador profesional?
En absoluto. El uso de la subasta inversa pone de relieve el núcleo de la función de compras: obtener el mejor precio posible. En un entorno cada día más tecnificado, el comprador debe asumir que las subastas inversas son sólo un elemento más del escritorio de su ordenador, como las habituales herramientas ofimáticas. Inversamente, oponerse o incluso no ser proactivo en el uso de estas herramientas puede ser entendido como mera resistencia al cambio.

2. ¿Está mi empresa y mis proveedores preparados para llevar a cabo una subasta electrónica?
Curiosamente, los profesionales que manifiestan esta objeción son los mismos que realizan esta misma tarea, pero con mucho mayor esfuerzo, cuando solicitan ofertas a sus proveedores por medios tradicionales. Disponer de acceso a Internet y de dos o más proveedores con los que negociar son los únicos requisitos para lanzar u ofertar en una negociación electrónica. Es fácil, aporta más posibilidades para el análisis y mejora los precios gracias a la mayor competencia entre proveedores. ¡No tiene más que probarlo!

3. ¿Podemos organizar nosotros mismos la subasta o debemos contratar los servicios de una consultora?
Como se ha dicho anteriormente, las subastas inversas y, en general, los sistemas de negociación on-line deben ser de uso cotidiano en los departamentos de compras y en aquellos otros departamentos que negocien con los proveedores. Esto implica que la política recomendable es la del “autoservicio”. Por tanto, se deberían elegir herramientas de empresas especializadas en la tecnología, orientadas hacia la facilidad de uso, y cuyos servicios se limitaran a prestar formación y soporte sobre la propia herramienta.

4. ¿Qué diferencia hay entre herramientas de subasta en modo ASP y en modo licencia?
En el modo ASP, la empresa cliente (compradora) “alquila” el uso de la plataforma de negociación. El modo ASP incluye en la cuota también el hardware, las infraestructuras de comunicaciones necesarias, la evolución y el mantenimiento del servicio, por lo que se trata de soluciones “listas para usar”. En el modo licencia, la empresa compradora adquiere el software y debe de dotarse tanto de los servidores como de las comunicaciones y el mantenimiento de la operatividad del servicio. Tanto el modo ASP como el modo licencia se parametrizan para cada cliente. A menos que sus requisitos sean muy particulares, es recomendable iniciarse en las subastas en modo ASP, por el menor coste inicial y menor compromiso con la plataforma que representa esta modalidad.

5. ¿Qué se puede comprar mediante subasta?
Con el transcurso de tiempo, aumenta la lista de productos y servicios que han sido subastados con éxito. Independientemente de si se trata de compras spot o estratégicas, de servicios generales o commodities, la única limitación de no incurrir en riesgo de desabastecimiento debido al escaso número de proveedores –considerados a nivel global– con lo que podríamos negociar. El comprador debe tener en cuenta que, además de las subastas, algunas plataformas electrónicas incluyen otros sistemas de negociación menos “agresivos” que pueden ser más adecuados en ciertas circunstancias [sobre este punto, el lector puede remitirse a www.itbid.org]. En todo caso, su proveedor de la solución de negociaciones podrá ayudarle en el desarrollo de las primeras subastas.

6. ¿Cuál es el volumen de compra adecuado para una subasta?
Si, como hemos dicho anteriormente, las herramientas de negociación electrónica deben ser de uso cotidiano en los departamentos de compra, hemos de concluir que deben ser usadas independientemente del importe de cada subasta. No obstante, se ha demostrado empíricamente una relación directa entre volumen de la negociación y ahorro obten