El outsourcing se perfila como un elemento clave para mejorar la competitividad empresarial. Ibermática organiza una jornada para analizar las mejores prácticas de externalización
Conocer las claves para llevar a cabo un proceso de externalización con éxito, así como las ventajas, precauciones, sorpresas y mejores prácticas a tener presentes a la hora de abordar un proyecto de outsourcing fueron los objetivos de una reunión organizada recientemente por Ibermática, que contó con la participación de compañías como Cegasa, Bankoa-Crédit Agricole o Naturgas.
(Bilbao).- Jose Manuel Barrutia, consultor de Ibermática, señaló en el foro que es necesario que los usuarios tengan claro qué es un proceso de outsourcing: “No podemos confundirlo con los servicios gestionados. Estamos hablando de transferir una serie de procesos que no son el centro del negocio de una organización a un proveedor de confianza”. En su opinión, “estamos ante un nuevo paradigma para el CIO, ya que por un lado debe ser capaz de estar alineado con el negocio, y por otro externalizar todo lo que no es el core de dicho negocio”.
El ahorro de costes no es el objetivo prioritario
Para Barrutia, que aseguró que es necesario establecer una serie de pasos para conseguir que un proceso de externalización tenga éxito, el outsourcing ya no tiene como único objetivo el ahorro de costes: “Hay otras ventajas mucho más estratégicas como, por ejemplo, una mayor eficiencia en los procesos, el acceso a nuevas capacidades tecnológicas que de otra forma no serían posibles y, en definitiva, conseguir que las organizaciones puedan ser más flexibles y competitivas”.
Jon Zarrandikoetxea, director de Recursos Humanos de la división industrial de Cegasa, analizó la apuesta de su compañía por el outsourcing desde el punto de vista de los RR.HH. “Contábamos con un departamento propio con más de 20 profesionales; sin embargo, nos dimos cuenta de que era necesario que nos focalizáramos en nuestro negocio, y las Tecnologías de la Información no lo son. Por eso iniciamos un proceso de selección de un socio que pudiera llevar a cabo la externalización, y finalmente elegimos a Ibermática. Se transfirieron dos cosas, por un lado, las personas que componían el departamento de informática y sistemas, y por otro los equipos. El cambio de empresa para la que trabajaban los profesionales de Cegasa no supuso ninguna pérdida de los derechos adquiridos, ni de su retribución. Ninguna de las personas que son externalizadas sufre ninguna merma en sus condiciones laborales, pero es necesario hacer un buen plan de comunicación a todos aquellos a los que afecta la nueva organización”.
El outsourcing también en la gestión
La sesión organizada por Ibermática contó también con la presencia de Iñigo Apaolaza, director del área de medios de apoyo de Bankoa-Crédit Agricole, que explicó que tras la fusión con Crédit Agricole, “se llevó a cabo un análisis de las diferentes áreas del grupo y entre ellas de las TIC. Se valoraron distintas aplicaciones del mercado para ir hacia el outsourcing total, ya que necesitábamos crecer y lo más adecuado era hacerlo con socios externos”. El primer paso de Bankoa fue la realización de un pliego de requerimientos, elemento estratégico en opinión de Apaolaza. Bankoa externalizó su CPD, telecomunicaciones, microinformática y redes, así como el mantenimiento de aplicaciones y el centro de atención al usuario. Pero, sobre todo, y como señala Apaolaza, “en el contrato se han recogido una serie de condiciones como, por ejemplo, el diseño de un plan de retorno de cada servicio”. Un último elemento que para los responsables de la entidad ha sido muy importante es la reorganización interna del departamento, ya que se han diseñado nuevas funciones para el control de los niveles de servicio y de desarrollo y metodologías y la definición de puestos. El resultado de este proyecto de externalización que ya lleva cinco años de andadura es, en palabras de Apaolaza, “plenamente satisfactorio, aunque ha sido necesario ser proactivos, involucrando al socio tecnológico en la estrategia a largo plazo de la entidad, y sobre todo tener una alternativa clara para cada servicio”.
Para Gonzaga de la Sota, director de sistemas de información de Naturgas, “la decisión de iniciar un proceso de outsourcing vino motivada por la privatización de la compañía en 2003 y su posterior reorganización. Queríamos llevar adelante un nuevo modelo de relación del departamento de sistemas de información y con nuestros proveedores, mejorar el servicio y también la reducción de costes. El año 2005 fue el elegido para acometer una externalización global de las infraestructuras y del mantenimiento de aplicaciones”.
El acuerdo firmado entre Naturgas e Ibermática contempla una serie de acciones a futuro entre las que destacan la puesta en funcionamiento de un nuevo CPD, más adecuado a las necesidades de la compañía, el establecimiento de planes de contingencia y mejoras contractuales. “El éxito de nuestra apuesta se debe a no descuidar los procedimientos y las herramientas de soporte y el seguimiento continuo del servicio, entre otros factores”, afirma el director de sistemas de información de Naturgas.
El nuevo papel del CIO
Fernando Ubiría, director de sistemas de información de CIE Automotive, último de los participantes en la reunión organizada por Ibermática, también señaló los beneficios que su organización ha conseguido con la puesta en marcha de su proceso de outsourcing. Para él, hay un elemento que no se puede dejar de lado cuando se acomete un proyecto de este tipo: “El nuevo papel que el CIO debe jugar ante esta nueva situación. La externalización le permite dejar de ocuparse de lo urgente para poder dedicar su tiempo a lo importante. Las urgencias se gestionan de otra forma, contando con el apoyo de un equipo externo que es el que debe gestionarla”. Todo ello, en su opinión, facilita el trabajo de este directivo.
(Bilbao).- Jose Manuel Barrutia, consultor de Ibermática, señaló en el foro que es necesario que los usuarios tengan claro qué es un proceso de outsourcing: “No podemos confundirlo con los servicios gestionados. Estamos hablando de transferir una serie de procesos que no son el centro del negocio de una organización a un proveedor de confianza”. En su opinión, “estamos ante un nuevo paradigma para el CIO, ya que por un lado debe ser capaz de estar alineado con el negocio, y por otro externalizar todo lo que no es el core de dicho negocio”.
El ahorro de costes no es el objetivo prioritario
Para Barrutia, que aseguró que es necesario establecer una serie de pasos para conseguir que un proceso de externalización tenga éxito, el outsourcing ya no tiene como único objetivo el ahorro de costes: “Hay otras ventajas mucho más estratégicas como, por ejemplo, una mayor eficiencia en los procesos, el acceso a nuevas capacidades tecnológicas que de otra forma no serían posibles y, en definitiva, conseguir que las organizaciones puedan ser más flexibles y competitivas”.
Jon Zarrandikoetxea, director de Recursos Humanos de la división industrial de Cegasa, analizó la apuesta de su compañía por el outsourcing desde el punto de vista de los RR.HH. “Contábamos con un departamento propio con más de 20 profesionales; sin embargo, nos dimos cuenta de que era necesario que nos focalizáramos en nuestro negocio, y las Tecnologías de la Información no lo son. Por eso iniciamos un proceso de selección de un socio que pudiera llevar a cabo la externalización, y finalmente elegimos a Ibermática. Se transfirieron dos cosas, por un lado, las personas que componían el departamento de informática y sistemas, y por otro los equipos. El cambio de empresa para la que trabajaban los profesionales de Cegasa no supuso ninguna pérdida de los derechos adquiridos, ni de su retribución. Ninguna de las personas que son externalizadas sufre ninguna merma en sus condiciones laborales, pero es necesario hacer un buen plan de comunicación a todos aquellos a los que afecta la nueva organización”.
El outsourcing también en la gestión
La sesión organizada por Ibermática contó también con la presencia de Iñigo Apaolaza, director del área de medios de apoyo de Bankoa-Crédit Agricole, que explicó que tras la fusión con Crédit Agricole, “se llevó a cabo un análisis de las diferentes áreas del grupo y entre ellas de las TIC. Se valoraron distintas aplicaciones del mercado para ir hacia el outsourcing total, ya que necesitábamos crecer y lo más adecuado era hacerlo con socios externos”. El primer paso de Bankoa fue la realización de un pliego de requerimientos, elemento estratégico en opinión de Apaolaza. Bankoa externalizó su CPD, telecomunicaciones, microinformática y redes, así como el mantenimiento de aplicaciones y el centro de atención al usuario. Pero, sobre todo, y como señala Apaolaza, “en el contrato se han recogido una serie de condiciones como, por ejemplo, el diseño de un plan de retorno de cada servicio”. Un último elemento que para los responsables de la entidad ha sido muy importante es la reorganización interna del departamento, ya que se han diseñado nuevas funciones para el control de los niveles de servicio y de desarrollo y metodologías y la definición de puestos. El resultado de este proyecto de externalización que ya lleva cinco años de andadura es, en palabras de Apaolaza, “plenamente satisfactorio, aunque ha sido necesario ser proactivos, involucrando al socio tecnológico en la estrategia a largo plazo de la entidad, y sobre todo tener una alternativa clara para cada servicio”.
Para Gonzaga de la Sota, director de sistemas de información de Naturgas, “la decisión de iniciar un proceso de outsourcing vino motivada por la privatización de la compañía en 2003 y su posterior reorganización. Queríamos llevar adelante un nuevo modelo de relación del departamento de sistemas de información y con nuestros proveedores, mejorar el servicio y también la reducción de costes. El año 2005 fue el elegido para acometer una externalización global de las infraestructuras y del mantenimiento de aplicaciones”.
El acuerdo firmado entre Naturgas e Ibermática contempla una serie de acciones a futuro entre las que destacan la puesta en funcionamiento de un nuevo CPD, más adecuado a las necesidades de la compañía, el establecimiento de planes de contingencia y mejoras contractuales. “El éxito de nuestra apuesta se debe a no descuidar los procedimientos y las herramientas de soporte y el seguimiento continuo del servicio, entre otros factores”, afirma el director de sistemas de información de Naturgas.
El nuevo papel del CIO
Fernando Ubiría, director de sistemas de información de CIE Automotive, último de los participantes en la reunión organizada por Ibermática, también señaló los beneficios que su organización ha conseguido con la puesta en marcha de su proceso de outsourcing. Para él, hay un elemento que no se puede dejar de lado cuando se acomete un proyecto de este tipo: “El nuevo papel que el CIO debe jugar ante esta nueva situación. La externalización le permite dejar de ocuparse de lo urgente para poder dedicar su tiempo a lo importante. Las urgencias se gestionan de otra forma, contando con el apoyo de un equipo externo que es el que debe gestionarla”. Todo ello, en su opinión, facilita el trabajo de este directivo.
