Consultoría | Artículos | 18 JUL 1997

Volkswagen potencia su filial de outsourcing

Ahorra un 5% en la automatización de los procesos de compra

En una multinacional como el Grupo Volkswagen, adquirir un simple bolígrafo puede resultar engorroso y hasta caro: ha de pasar por multitud de firmas antes de solicitar el pedido. Y, lo que es peor, generar un volumen inmenso de documentación. Con la automatización de los procesos de compra la firma automovilística ha conseguido ahorrar un 5% en la gestión, algo nada baladí cuando en España este apartado supone movilizar 100.000 millones de pesetas. VW-Gedas, la filial informática del grupo, ha sido la responsable de optimizar estos procesos, un proyecto que actualmente se está ampliando a otros departamentos de la empresa.

"VW-Gedas se convirtió en una empresa independiente para ofrecer el mejor servicio", según Juan Sales, director general de la filial informática del grupo Volkswagen. "Nos dedicamos al facilities management y al outsourcing con el centro de cálculo más importante de la industria española (15.000 terminales, entre los que se incluyen los concesionarios del grupo en todo el mundo, se conectan al mainframe)". VW-Gedas aplica en el ámbito de los procesos de negocio soluciones basadas en tecnologías como el groupware, workflow y tratamiento de imágenes. Los objetivos: incrementar la productividad, mejorar el servicio al cliente, disponer de información válida para la toma de decisiones y trabajar con calidad. En este sentido, ha aplicado su receta a la compañía Seat. La cobaya ha sido el departamento de compras generales, dedicado a la contratación de bienes no relacionados con el automóvil: desde la publicidad a ordenadores. En datos, significa optimizar las 15.000 peticiones de compra anuales en las que están involucradas una media de 9 "tramitadores-aprobadores" por cada una y que suponen en total el gasto de la nada desdeñable cifra de 100.000 millones de pesetas. El problema aumenta por la burocracia: cualquier solicitud implica rellenar hasta siete preimpresos autocopiativos distintos. De esta manera, una tramitación cualquier suponía un tiempo medio de un mes hasta su resolución; eso sin contar el tiempo empleado por el proveedor para entregar el material o servicio. Relacionar los distintos sistemas de información del grupo, evitar mecanizaciones particulares, eliminar la duplicidad de datos y tareas y disponer de información económica y de gestión son algunas de las necesidades planteadas. Para conseguirlo fue necesario observar una serie de requisitos, entre los que destacan la necesidad de saber en todo momento el quién, el dónde y el cómo, automatizar las firmas de autorización, la integración de información no estructurada (fax, textos en ordenadores, etc.) del departamento de compras o reducir en lo posible la circulación de preimpresos y fotocopias; "eliminar el papel es una opción de futuro", asegura Ferran Savall, responsable de Sistemas Groupware de VW-Gedas. Pero también ofrecer un sistema accesible a todos los implicados, utilizando al máximo los equipos informáticos existentes.

Los anteriores fracasos se debieron, según Savall, a un enfoque erróneo. Anteriormente se había utilizado una visión vertical del problema, no se ahorraba trabajo, sino que cambiaba la manera de hacerlo, existía poca integración y racionalización de los sistemas de información. Y lo que era casi peor: poca participación de los usuarios.

La solución adoptada se orientó sobre soluciones organizativas, funcionales y técnicas. Es decir, las compras se contemplan como un proceso, una unidad formada por tres macro-operaciones: la petición, la compra y el pago. El rediseño implica descomponer el proceso en operaciones elementales, eliminar las que no aporten valor y añadir o modificar las que interconecten con otras. Se analiza el circuito para agilizarlo y hacerlo más lineal y eliminar pasos superfluos, pero también se examina la información, de forma que exista sólo la necesaria. También es importante involucrar a los usuarios en la propia definición, ya que la solución se ha de adaptar al perfil de usuario, a la ubicación física, al equipamiento actual, al número de usuarios, al tipo de trabajo a realizar y a las necesidades de información, siempre en relación con los sistemas de información existentes. En el estudio salieron a la luz dos tipos de usuario y sus requerimientos: los peticionarios, autorizadores y finanzas necesitaban un entorno corporativo; en compras, en cambio, el corporativo no era adecuado: precisaban dos entornos y soluciones técnicas distintas para una sola solución funcional.

Beneficios

La experiencia ha evolucionado en los tres años en los que se ha ido aplicando con claros beneficios. Unos 1.000 usuarios en el entorno host-LAN se han visto implicados en el proyecto, que ha conseguido reducir el ciclo de compra... ¡a un solo día!. Ferran Savall asegura que se la productividad ha mejorar el 21%, implicando a menos empleados. Ahora los informes de gestión y económicos son directos, es posible realizar un seguimiento de la tramitación, se han eliminado la duplicidad de datos y tareas y preimpresos y, en definitiva, se ha conseguido un mayor y mejor control sobre los pagos. "Se han conseguido los objetivos previstos", dice el responsable de Sistemas Groupware de VW-Gedas. Tal es así que la experiencia se está aplicando a procesos como liquidaciones de gastos y peticiones de viaje. En su valoración, la integración ofrece una ventaja competitiva, ya que se han aprovechado los sistemas de información existentes, no existen islas de información y se utiliza una plataforma adecuada para cada tarea.

Las claves del éxito son, a su parecer, el enfoque al proceso y el empleo de una solución funcional y técnica adecuadas. Pero también la integración de entornos Host-Notes y la participación activa del usuario. Y eso tras el esfuerzo que ha significado convencerlos de las bondades del nuevo sistema: era necesario cambiar los modos de hacer, aplicar las firmas electrónicas y unificar la operativa de trabajo.

Pero el proyecto no se acaba aquí. En la actualidad, VW-Gedas está en pleno desarrollo para conseguir integrar la tecnología de imágenes al proceso sin tocar ni una línea del software creado (croquis, planos, etc. en la petición de compra), permitir que el entorno corporativo sea accesible para los compradores y que en el entorno Lotus Notes las facturas de los proveedores se integren con el control de pagos. Otros procesos susceptibles de mejora son el desarrollo de productos, el servicio a clientes, el seguimiento de la calidad, los certificados ISO9000, los recursos humanos y los procesos de mejora continua.

Seminarios para gestionar la información

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Eastman Software, subsidiaria de Kodak, confía en crecer significativamente en España, según aseguró a Computerworld Francisco Fernández, gerente de cuentas de Eastman Software, durante el seminario sobre "La Gestión de la información en el futuro", celebrado en Barcelona conjuntamente con VW-Gedas. Según el gerente, tras la reciente fusión de Wang Software con la filial de Kodak, hace cuatro meses, la empresa se ha centrado en la creación de software de gestión de información. Por este motivo, anunció la celebración de nuevos seminarios por todo el país.

En el seminario de Barcelona se han presentado las soluciones VW-Gedas para la optimización de procesos y flujos de información en las distintas áreas de negocio, profundizando en la integración de las herramientas de imagen, workflow y gestión electrónica de documentos de Eastman Software. Temas como la automatización de los procesos de compra, la gestión de proyectos (reducción del time to market), la excelencia en el servicios a clientes y la integración de workflow, groupware y la imagen en los sistemas corporativos congregaron a un selecto grupo de usuarios industriales. Basadas en los productos Eastman Software se mostraron soluciones c

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