¿Impacta el teletrabajo en la cultura empresarial?

Un número creciente de empresas ha instaurado políticas que permiten a cualquier empleado trabajar de forma totalmente remota, lo que incluye a Twitter, Meta (Facebook), Airbnb, 3M, Atlassian, Lyft, SAP, Slack, Spotify y VMware. Muchas están siguiendo el camino de los empleados que quieren trabajar en un mundo totalmente virtual, y están optando por cerrar oficinas y gestionar la empresa completamente a distancia; otras organizaciones han cerrado permanentemente oficinas que solo eran utilizadas con poca frecuencia por un pequeño número de empleados.

No se trata solo de grandes empresas; las más pequeñas también se están subiendo a este tren. La consultora de empleo online Remote.co ha creado una lista de 25 pequeñas empresas que son totalmente virtuales para los solicitantes de empleo. Una de las últimas corporaciones en retirarse de sus oficinas es la estadounidense Yelp; en junio, la plataforma de reseñas con sede en San Francisco anunció que sus empleados podrían teletrabajar y anunció el cierre de las oficinas de Nueva York, Chicago y Washington. La utilización media semanal de las tres oficinas juntas era inferior al 2%. "La señal más reveladora para nosotros de que la gente prefiere con diferencia el trabajo remoto ha sido la infrautilización de nuestras oficinas", escribía el CEO de Yelp, Jeremy Stoppelman, en una entrada de blog titulada acertadamente "El futuro del trabajo es remoto". "Aprendimos que no solo podíamos operar eficazmente nuestro negocio como un lugar de trabajo remoto distribuido, sino que nuestra gente podía prosperar y ser igual de productiva, si no más, mientras estaba a distancia".

Antes de cerrar las oficinas, Yelp encuestó a sus empleados y descubrió que el 86% prefería trabajar a distancia la mayor parte del tiempo o todo el tiempo, el 87% informó de que trabajar a distancia les había hecho más eficaces y el 93% de los empleados y sus jefes dijeron que podían seguir cumpliendo sus objetivos. "Los empleados están más satisfechos teletrabajando, ya que pueden dedicar un tiempo precioso que, de otro modo, habrían empleado en desplazarse al trabajo, haciendo las cosas que les gustan con las personas que más importan para ellos", según Stoppelman.

Dropbox se declaró "virtual first" al comienzo de la pandemia de covid, cuando dijo que el trabajo remoto sería "la tónica general para todos los empleados y la práctica por defecto para el trabajo individual”. "Creemos que la forma tradicional de trabajar ha cambiado para siempre", afirma a ComputerWorld un portavoz de la compañía. "Con este movimiento, la forma principal de trabajo para la mayoría de nuestros empleados es en remoto. Los únicos empleados que no son teletrabajadores son los que tienen roles operativos en la oficina".

En octubre de 2020, Dropbox encargó un estudio a la Unidad de Inteligencia de The Economist. El estudio concluyó que los trabajadores del conocimiento están más concentrados en casa y tan comprometidos como cuando trabajan en la oficina.

Dropbox ha observado una mejora de la productividad desde la transición a un puesto de trabajo 'virtual first'. En su última encuesta a los empleados, el 78% dijo que son más productivos trabajando con este modelo, "lo que representa un aumento de dos dígitos desde que lo implementamos", según el portavoz de Dropbox. "Al ser una fuerza de trabajo distribuida que crea productos para equipos también distribuidos, creemos firmemente que este impulso en la productividad será positivo para nuestros clientes".

La encuesta interna de Dropbox también reveló que la mayoría de los empleados sienten que son capaces de ser más productivos en casa (casi el 90%), y los trabajadores no quieren volver a una rígida semana laboral de cinco días en la oficina. "Un aspecto clave de 'virtual first' es la conexión intencional y en persona", indica el portavoz. "Aunque hemos descubierto que podemos seguir siendo productivos en un entorno mayoritario de teletrabajo, no hay nada que sustituya a la conexión en persona. Es fundamental para fomentar la cultura y la creatividad en los equipos. Así que con este cambio, hemos optimizado nuestras oficinas para la colaboración y la conexión en equipo y las hemos rebautizado como "Estudios", por ejemplo, eliminando los puestos de escritorio individuales en favor de añadir más salas de conferencias y espacios de colaboración abiertos". Dropbox cuenta con 16 estudios de este tipo en todo el mundo.

La popularidad del trabajo a distancia ha aumentado en los últimos años. Entre febrero y marzo, el sitio de empleo Flexjobs encuestó a más de 1.200 trabajadores por cuenta ajena y descubrió que el teletrabajo (77%) se considera el segundo elemento más importante de los programas de compensación y beneficios, solo por detrás del salario (83%); no obstante, el porcentaje de trabajadores que pueden beneficiarse del trabajo a distancia varía según el sector y ha variado a medida que las empresas prueban diversos planes de trabajo a distancia/híbrido.

El año pasado, Gartner predijo que el 31% de todos los trabajadores del mundo serían totalmente remotos en 2022, frente al 17% en 2019. Pero en una encuesta realizada en el segundo trimestre de 2022 a empleados estadounidenses, la firma de análisis descubrió que el número de trabajadores presenciales había aumentado en realidad del 36,6% en otoño de 2021 al 38,4% en junio. En todo el mundo, el porcentaje de teletrabajadores a tiempo completo bajó del 23,9% al 18,6%.

Los trabajadores del conocimiento tienen más opciones

En el caso de los trabajadores del conocimiento, es decir, aquellos profesionales de la informática como programadores, diseñadores web, analistas de sistemas, redactores técnicos e investigadores, entre otros, el porcentaje de los que trabajan totalmente a distancia es mucho mayor: el 43%, según Gartner.

Toni Frana, director de servicios profesionales de FlexJobs y Remote.co, dos empresas especializadas en la búsqueda de organizaciones para trabajadores remotos, confirma que en los dos últimos años ha habido un notable aumento de las empresas que adoptan acuerdos de teletrabajo permanente.

"De hecho, FlexJobs vio un aumento del 12% en el número de listados de trabajo remoto en 2021 con respecto a 2020, y los propios listados de trabajo han reflejado una mayor variedad de títulos de trabajo y niveles de carrera", dijo Frana. "Esto indica que más empresas están comprometidas con la contratación de trabajos remotos a largo plazo - y en todas las industrias, los trabajadores tienen más oportunidades que nunca para trabajar a distancia".

Las industrias que adoptan políticas de trabajo a distancia varían en sus políticas individuales, pero las principales industrias incluyen Informática y TI, Contabilidad y Finanzas, Marketing, Medicina y Salud, Gestión de Proyectos, Servicio al Cliente y RRHH y Contratación, según Frana.

Muchas empresas han visto los beneficios del trabajo a distancia (reducción de la rotación, mejora de la productividad y la eficiencia, grupos de candidatos más amplios y diversos) y ahora lo consideran vital para el futuro del trabajo, según Frana. "El teletrabajo, en alguna de sus formas, ha llegado para quedarse durante un tiempo, y las empresas deben estar preparadas...", afirma.

Scott Brighton, director general del proveedor de plataformas de trabajo virtual Aurea Software, cree en un entorno totalmente remoto. La propia empresa, con sede en Austin (Texas, Estados Unidos), es totalmente remota desde su creación en 2012. "Tenemos empleados en 70 países diferentes", afirma Brighton, señalando que la compañía ha completado 17 adquisiciones y tiene 2.000 empleados. "...Hacemos muchas adquisiciones; ...podemos comprar empresas que pueden estar en cualquier lugar. Así que tomamos la decisión desde el principio de no tener bienes inmuebles".

Aunque Aurea Software tiene oficinas físicas, son pequeñas y se utilizan principalmente para mostrar la plataforma de trabajo virtual de la empresa a posibles clientes, según Brighton. Mientras que la mayoría de los 4.000 clientes de Aurea trabajan para organizaciones con un modelo de trabajo híbrido, a las que se les pide que vayan a la oficina dos o tres días a la semana, muchos empleados ni siquiera cumplen los requisitos del horario híbrido.

"En mi opinión, lo híbrido es lo peor de ambos mundos, porque obliga a estas empresas a construir una infraestructura que funcione para ambas comunidades", dijo Brighton. "Y, además, sigues obligando a la gente a estar cerca de la oficina y a lidiar con los desplazamientos periódicamente. La gente en las oficinas está con sus portátiles en las salas de reuniones para poder hablar con la gente que trabaja a distancia. Es un lío".

¿Daña la cultura de la empresa el trabajo a distancia?

Uno de los problemas que suelen citar los directivos y gerentes es que el hecho de trabajar a distancia deteriorará la cultura de la empresa y la conexión de los empleados. Brighton reconoce que eso puede ser un problema. "No hay duda de que se pierde algo con el teletrabajo total, especialmente en el caso de los jóvenes que aún no han creado una red. Se pierde esa interacción espontánea que ayuda a construir relaciones", afirma Brighton.

Un estudio realizado en 2021 por Microsoft reveló que el trabajo a distancia hizo que sus grupos empresariales oficiales y sus comunidades informales estuvieran menos interconectados y más aislados. En concreto, la proporción de tiempo de colaboración que los empleados dedicaban a las conexiones entre grupos se redujo en un 25% del nivel anterior a la pandemia.

Los responsables de Aurea Software contrarrestan este tipo de aislamiento no solo con la gama estándar de herramientas de colaboración, como Zoom y Slack, sino también con una plataforma de trabajo virtual llamada Sococo; en ella, los empleados pueden ver sus avatares interactuando con otros empleados virtuales. Ahora vende la plataforma a los clientes.

"Intentamos recuperar la noción de presencia", dijo Brighton. "Puedes ver dónde está todo el mundo en el lugar de trabajo. Puedes ver quién se reúne con quién. Puedes ver quién tiene la puerta de su oficina cerrada y quién la tiene abierta para que puedas entrar. Puedes ver a la gente en la cafetería y unirte a ellos en una conversación general". La empresa también paga viajes fuera de la empresa para reunir a los empleados periódicamente y fomentar la camaradería. Son tres días intensos de trabajo en común, acompañados de actividades sociales. "Es un trabajo y una colaboración muy intencionados y en persona. Lo hacemos como mucho una vez al mes, quizá una vez al trimestre", explica Brighton. El coste de reunir a cientos de empleados, añade, se compensa con el dinero que se ahorra al no tener que comprar o alquilar espacio de oficina.

"La empresa media gasta algo así como el 10% de los ingresos en bienes inmuebles; es un compromiso extraordinariamente caro", dijo. "Nosotros no tenemos ninguno de esos gastos...Todo ese dinero se puede reorientar hacia todas estas magníficas herramientas tecnológicas para mejorar la experiencia de trabajo a distancia y la capacidad de hacer estas increíbles reuniones de alto nivel. En realidad, acaba siendo menos caro".

En cuanto a la preocupación por la cultura de la empresa, Gartner descubrió a finales del año pasado que el 66% de los líderes corporativos querían que los empleados volvieran a la oficina, lo que supone un aumento de seis puntos porcentuales desde 2020.  La encuesta formaba parte de un informe titulado "No es necesario volver a la oficina para su cultura", que argumentaba que los líderes de RR.HH. deberían reconocer que volver a la oficina no es la única forma de conectar a los empleados con la cultura, y podría ser contraproducente.

"Los empleados de hoy valoran la autonomía y la flexibilidad. Nuestra investigación muestra que la cultura y la flexibilidad no están realmente en competencia", según Gartner. "La conexión consiste en identificarse con la cultura y sentir que se pertenece a ella, y eso no solo ocurre en la oficina o en torno a otras personas. Los empleados tienen un sentimiento de pertenencia cuando pueden ser ellos mismos y vivir sus propios valores."

Para algunas personas, tener un sentido de la cultura significará acudir a la oficina y establecer conexiones sociales. Para otros, sin embargo, la conexión con la cultura podría venir a través de la sensación de que su organización confía en ellos para trabajar desde casa todo lo que quieran, según Gartner. "Estos empleados podrían incluso beneficiarse más de tener menos interacciones en persona, lo que puede hacerlas más significativas cuando se producen", señala el informe de la firma de análisis.

Aspectos a tener en cuenta al pasar a la modalidad remota

Según Frana, las empresas que todavía quieren pasar a un modelo de teletrabajo total deben considerar la adopción de medidas específicas antes de hacerlo. Las organizaciones deberían, por un lado, averiguar qué opina su personal sobre el trabajo remoto. Se puede enviar una encuesta para ver qué empleados querrían trabajar desde casa y, a partir de esos resultados, determinar el nivel de flexibilidad que la empresa podría ofrecer. 

Por otro lado, hay que asegurarse de que la dirección está de acuerdo. Uno de los principales factores de éxito de una política de trabajo a distancia es la opinión de los directivos. Hay que explicar las ventajas del trabajo a distancia, como el importante ahorro, la capacidad de atraer y retener a los mejores talentos de cualquier parte del mundo y el aumento de la productividad. 

También es preciso ser consciente de la cultura de la empresa. Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los equipos remotos es mantener una cultura empresarial sólida. Además de evaluar cuidadosamente su plantilla actual y descifrar cómo es un modelo de negocio eficaz y amigable con los remotos, es imperativo que los líderes y gerentes de la empresa actúen con intención y den prioridad a la cultura. 

"Como no exigimos que la gente se presente en una oficina física, podemos atraer talento de cualquier parte", afirma Lucy Suros, directora general del desarrollador de software de aprendizaje electrónico Articulate. "Las nuevas contrataciones no tienen que alterar sus vidas para acercarse a una oficina física. Como resultado, atraemos a personas que están entusiasmadas con lo que estamos haciendo y tienen habilidades que nos ayudan a seguir ofreciendo productos increíbles. Además, tendemos a retener el talento que atraemos: nuestro volumen de negocio el año pasado fue del 8% y [está] previsto que sea del 2% este año".

La dirección de Articulate tomó la decisión, poco después de su fundación hace 20 años, de ser una organización totalmente remota, ya que muchas de sus contrataciones "críticas" estaban dispersas por todo el mundo. "Rápidamente nos dimos cuenta de que tener una cultura remota fomentaba una mejor comunicación, colaboración y productividad, así que lo mantuvimos", expone Suros.

En la actualidad, Articulate cuenta con 400 empleados ubicados principalmente en Estados Unidos, con un pequeño número de empleados repartidos por todo el mundo. Según Suros, el hecho de trabajar de forma totalmente remota y sin oficinas permite contratar a los mejores talentos, ya que no se ven limitados por la geografía. También reduce los gastos generales de las oficinas físicas. Aún mayor, añade, es el beneficio que un modelo operativo remoto tiene sobre la cultura y la productividad.

"Muchas empresas creen que la buena comunicación, la colaboración y el compromiso se producen por arte de magia cuando las personas están en el mismo espacio compartido, pero eso es francamente ridículo", afirma Suros. "El trabajo a distancia obliga a las empresas a enfrentarse a la cruda realidad: hay que construir de forma intencionada y programática culturas en las que la comunicación sea clara, veraz y segura; en las que la colaboración sea inclusiva, potenciadora y eficaz; y en las que las personas estén comprometidas y sean productivas porque se sienten vistas, escuchadas y valoradas. Las empresas que hacen esto bien son las que tienen un rendimiento superior".

Articulate celebra reuniones anuales de empresa en las que los empleados se reúnen en un solo lugar para promover la cultura y la familiaridad de la empresa, pero no ha celebrado una reunión fuera de la empresa desde que comenzó la pandemia. El fabricante de software crea su cultura empresarial compartiendo con todos los nuevos empleados sus principios sobre cómo tratar a los demás y cómo comunicarse, algo que Suros denomina marco de organización centrada en el ser humano (HCO). La empresa también fomenta la cultura corporativa a través de grupos de recursos e intereses, "divertidos canales de Slack basados en intereses", juegos y actividades, y charlas de café entre compañeros de trabajo emparejados al azar. Además, celebra periódicamente retiros virtuales junto con sus retiros anuales en las instalaciones físicas.

"Lo que es problemático para la mayoría de las empresas no tiene nada que ver con que sus empleados sean remotos o no. Tiene que ver con sus culturas subyacentes", indica Suros. "Porque las cosas que hacen prosperar la cultura de un modelo de trabajo remoto (comunicación, colaboración, empoderamiento) son los mismos ingredientes que hacen prosperar la cultura de cualquier empresa".