Social business | Artículos | 01 DIC 2010

Cajacírculo automatiza su Obra Social

David Bollero.
- Implanta las soluciones de Unit4, eliminando muchos procesos manuales
- Es la primera entidad de España que basa su VoiP en Microsoft

La Obra Social de Cajacírculo emprendió hace tiempo la modernización de su gestión de proyectos. Una iniciativa nada sencilla, pues Cajacírculo tiene más de 8.500 proveedores y, sólo el año pasado, la Obra Social movió un presupuesto de unos 15 millones de euros, teniendo que lidiar con unos 600 números de cuentas. Para cuando finalice este ejercicio, la Obra Social de la caja habrá gestionado 130 proyectos, algunos destinados a reformas y construcción de viviendas, medio ambiente, asistencia social, cultura, I+D+i, ayuda humanitaria...
Anteriormente, la plataforma que venía utilizando Cajacírculo era SRL, un desarrollo propio de Caixa Penedés, según explica Julio Puente, responsable del programa Agresso en el control y gestión de la Obra Social Cajacírculo. La plataforma, en conjunción con las hojas de cálculo Excel, era la base de la gestión de proyectos de este departamento. Como resultado, la búsqueda de determinada información o la elaboración de informes suponían un gran consumo de recursos y tiempo, sujeto además a posibles errores al tener tanta carga manual.
Cuando se decidió modernizar esta gestión se marcaron dos objetivos: el control exhaustivo de los proyectos y la automatización de procesos para evitar errores manuales. Tras comparar diferentes sistemas, el departamento se decantó por el software de Unit4, pues además de su especialización, Cajacírculo ya trabajaba ya con la solución Unit4 Agresso Business World en áreas como Contabilidad.
El proyecto constó de dos fases. En una primera etapa, “los consultores de Unit4 prepararon todo el proyecto, planificando todos los pasos a seguir”, así como las integraciones de información que era necesario acometer. Sería después, en una segunda fase, cuando arrancara la implantación, sin olvidar la formación a las cinco personas que utilizan el nuevo sistema, “cada una de ellas con su clave de acceso individual”. El experto que recuerda que “lo más laborioso fue introducir los datos históricos de 2005 a 2007 de manera manual”.

Beneficios inmediatos
Una de las principales ventajas del proyecto es la eliminación de cualquier posibilidad de dobles pagos. En muchas ocasiones las facturas llegan a la caja duplicadas y antes no resultaba tan fácil comprobar si la factura estaba abonada o no. Y, según Puente, “el trabajo que antes hacíamos dos o tres personas, ahora casi lo hago yo solo”.
La única integración que no se ha llevado a efecto es la de los recibos domiciliados, que siguen entrando por SRL y precisa revisión manual. Puente explica que “según el departamento de Contabilidad y Unit4, técnicamente no resulta compleja la integración, pero igual las mantillas valen más que el niño. El trabajo es cuestión de diez minutos porque se revisan los últimos diez días y pueden ser sólo dos o tres recibos los que no hayan entrado automáticamente en el sistema y los introducimos a mano”.
Puente también destaca “una mayor eficacia y la unificación de los informes”. El gestor indica que para alcanzar esto los consultores de Unit4 prepararon las plantillas para elaborar dichos informes. Según Puente, “antes hacíamos manualmente 13 informes complejos, tardando dos días en realizar cada uno y con una probabilidad de efectividad dudosa. Ahora los sacamos automáticamente y con total seguridad en 10 minutos”. El responsable valora también la posibilidad de “ver los ingresos y los gastos del día anterior” con un clic de ratón. Identificar en tiempo real el proyecto y concepto, la fecha y cuenta de pago de los más de 8.500 proveedores es ahora una tarea muy sencilla. El experto también se felicita por la mayor transparencia obtenida en los procesos.

Alta disponibilidad Microsoft
Otro proyecto de envergadura en Cajacírculo en los últimos años ha sido migrar sus comunicaciones de telefonía tradicional a VoIP. José María Pulgar, director de Informática de la entidad, indica que tras barajar alternativas como Cisco o Alcatel, “la única que daba un ROI viable era Microsoft”. Todas las oficinas trabajaban –y tenían instalado– Microsoft Office Communications Server, empleándolo para mensajería escrita (chat). Pero desde Informática se vio la oportunidad de extender su uso a la voz, esperando ahorros de 120.000 euros, pues no es preciso pagar licencias adicionales –lo que no sucedería con Cisco o Alcatel–. Los ahorros vienen también por la adquisición de terminales: “Aunque el abanico a elegir es más reducido –Plantronics, Polycom y LG-Nortel–, es más económico”. Pulgar señala que “aún estamos dando de baja algunas líneas de voz y desmontando centralitas, pero para finales de año terminará el proceso”. Telefónica es el proveedor global de telecomunicaciones y, gracias a un acuerdo, ha aumentado el ancho de banda sin coste adicional.
Este proyecto se sitúa a la vanguardia del sector en España, hasta el punto, según Pulgar de “ser la única entidad en España que ha desplegado en real toda su VoIP con Microsoft, dado que la referencia en esto es Cisco”.
La relación de Cajacírculo con Microsoft viene de lejos. En 2007 la entidad descartó Oracle o VMware en favor de Microsoft para encarar su proyecto de alta disponibilidad, apoyándose en Microsoft Hiper-V Windows Server 2008 R2 sobre blades con tecnología de 64 bits. Además, la compañía tiene Microsoft Exchange 2010 como sistema de mensajería y SQL 2008 desde hace un par de años. Respecto a futuros proyectos de Informática, se está a la espera de la resolución definitiva de los procesos de fusión con Caja Inmaculada y Caja de Badajoz. “Aún no sabemos qué caja se quedará con la dirección tecnológica. 2011 será un año de mucho trabajo con las labores de integración”.


Modernización en el ADN
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El proyecto de modernización en la gestión de proyectos de Obra Social no es más que una prueba más del afán de mejora continua e innovación que, desde hace unos cuatro años, ha dominado los proyectos de la entidad. De hecho, en noviembre Cajacírculo ha puesto en marcha sus nuevas oficinas móviles, con las que facilitará el acceso a las operaciones financieras desde cualquier punto de la provincia de Burgos. Dotadas de tecnología vía satélite, estas oficinas garantizan la conectividad para que se puedan realizar las operaciones con total seguridad y calidad.
Otras iniciativas puestas en marcha desde el área de sistemas ha sido la de ‘Gestiona’, un escritorio único con el que la entidad viene a revolucionar lo que venía siendo el tradicional puesto de trabajo. A través de ‘Gestiona’ se suplen algunas de las carencias de la antigua intranet, convirtiéndose en el único punto de acceso a todas las aplicaciones e información necesarias para las operaciones diarias. Este escritorio único pasa por ser el espacio en el que se aúna toda la información de un modo coherente, integrando a todos los departamentos y grupos de

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