Cajacírculo automatiza su Obra Social de la mano de Unit4
La Obra Social de Cajacírculo emprendió hace tiempo la modernización de su gestión de proyectos. Una iniciativa nada sencilla, puesto que Cajacírculo cuenta con más de 8.500 proveedores y, sólo el año pasado, la Obra Social movió un presupuesto que rondó los 15 millones de euros, teniendo que lidiar que unos 600 números de cuentas.
Para cuando finalice este ejercicio, la Obra Social de la caja habrá rozado la gestión de unos 130 proyectos, algunos de ellos destinados a reformas y construcción de nuevas viviendas, medio ambiente, asistencia social, cultura, I+D+i y ayuda humanitaria, entre otros.
Anteriormente, la plataforma que venía utilizando Cajacírculo era SRL, un desarrollo propio de Caixa Penedés, según explica Julio Puente, responsable del programa Agresso en el control y gestión de la Obra Social Cajacírculo. Esta plataforma, en conjunción con las hojas de cálculo Excel, era la base de la gestión de proyectos de este departamento. Como resultado, la búsqueda de determinada información o la elaboración de informes suponían un gran consumo de recursos y tiempo, sujeto además a posibles errores al contar con tanta carga manual.
Así pues, cuando se tomó la decisión de modernizar esta gestión se marcaron dos objetivos fundamentales. Por un lado, el control exhaustivo de los proyectos y, por otro, la automatización de procesos para evitar posibles errores manuales. Tras comparar diferentes sistemas del mercado, el departamento se decantó por el software de Unit4, puesto que además de su alta especialización, Cajacírculo ya venía trabajando con la solución Unit4 Agresso Business World en áreas tan críticas como Contabilidad.
El proyecto constó de dos fases bien diferenciadas, según relata Puente. En una primera etapa, “los consultores de Unit4 prepararon todo el proyecto, planificando todos los pasos a seguir”, así como las integraciones de información que era necesario acometer. Sería después, en una segunda fase, cuando arrancara la implantación, sin olvidar una cuidada formación a las cinco personas que utilizan el nuevo sistema, “cada una de ellas con su clave de acceso individual”, precisa Puente. El experto que recuerda que “lo más laborioso fue la introducción de todos los datos históricos de 2005 a 2007, que hubo que hacerlo de manera manual, realizando las verificaciones una a una”.
Beneficios inmediatos
Una de las principales ventajas del proyecto viene de la eliminación de cualquier posibilidad de dobles pagos. Es preciso considerar que en muchas ocasiones las facturas llegan a la caja duplicadas y anteriormente no resultaba tan sencillo como ahora comprobar si la factura estaba abonada o no. Ahora, en cambio, se dispone de un completo histórico de pagos a proveedores, ahorrando no sólo tiempo sino también dinero y trámites –aquellos que era necesario acometer cuando se producía un doble pago–. Además, el ahorro de tiempo es incuestionable; según explica Puente, “el trabajo que antes realizábamos entre dos y tres personas, ahora prácticamente lo hago yo solo”.
La única integración que no se ha llevado a efecto es la de los recibos domiciliados, que siguen entrando por SRL y precisa revisión manual. Puente explica que “según el
departamento de Contabilidad y Unit4, técnicamente no resulta compleja la integración, pero igual las mantillas valen más que el niño. El trabajo, en realidad, es cuestión de diez minutos porque se revisan los últimos diez días y pueden ser sólo dos o tres recibos los que no hayan entrado automáticamente en el sistema y los introducimos nosotros manualmente”.
A estas ventajas que repercuten en el trabajo del día a día, Puente también incluye “una mayor eficacia y la unificación de los informes, puesto que antes contábamos con muchos formatos diferentes”. El gestor indica que para alcanzar este punto, los consultores de Unit4 prepararon todas las plantillas para la elaboración de dichos informes. Como muestra, un botón: según Puente, “antes hacíamos manualmente 13 informes bastante complejos, tardando 2 días en realizar cada uno de ellos y con una probabilidad de efectividad dudosa. Ahora los sacamos automáticamente y con total seguridad en aproximadamente 10 minutos, que es el tiempo en realizar la consulta”. Además, el responsable también valora otras mejoras puntuales como la posibilidad de “ver los ingresos y los gastos del día anterior”, prácticamente, con un clic de ratón. Identificar en tiempo real el proyecto y concepto, la fecha y cuenta de pago de cualquiera de los más de 8.500 proveedores resulta ahora una tarea muy sencilla.
Asimismo y ahondado en la gestión interna pura y dura, el experto también se felicita por la mayor transparencia obtenida en todos los procesos, puesto que ahora es viable poder realizar cada día un control total y exacto de los presupuestos de cada uno de los proyectos que se están ejecutando. Ante cualquier incidencia, la solución dispone de un sistema de alertas que evita posibles desviación o partidas excedidas en los proyectos.
Alta disponibilidad Microsoft
Junto a la implantación de las soluciones de Unit4, otro de los proyectos de mayor envergadura en Cajacírculo en los últimos años ha sido la migración de sus comunicaciones de telefonía tradicional a VoIP. José María Pulgar, director de Informática de la entidad, indica que tras barajar alternativas como Cisco o Alcatel, “la única que realmente daba un ROI viable era Microsoft”. La explicación radica en el hecho de que todas las oficinas venían trabajando –y tenían instalado– el Microsoft Office Communications Server (OCS), empleándolo fundamentalmente para mensajería escrita (chat). Sin embargo, desde la dirección de Informática se vio la oportunidad de extender el uso de esta infraestructura al mundo de la voz, con lo que los ahorros que se esperan obtener rondan los 120.000 euros, puesto que no es necesario pagar licencias adicionales –cosa que no sucedería en el caso de Cisco o Alcatel-. Estos ahorros vienen, incluso, por el lado de la adquisición de terminales puesto que, “si bien es verdad que el abanico donde elegir es más reducido –Plantronics, Polycom y LG-Nortel–, sus precios son más económicos”, apunta el director.
Pulgar señala que “actualmente aún nos encontramos dando de baja algunas líneas de voz y desmontando algunas centralitas, si bien para finales de año estará terminado todo el proceso”. Telefónica es el proveedor global de telecomunicaciones (voz, datos y móvil) y, gracias a un acuerdo marco suscrito con la entidad, ha sido posible el aumento
Anteriormente, la plataforma que venía utilizando Cajacírculo era SRL, un desarrollo propio de Caixa Penedés, según explica Julio Puente, responsable del programa Agresso en el control y gestión de la Obra Social Cajacírculo. Esta plataforma, en conjunción con las hojas de cálculo Excel, era la base de la gestión de proyectos de este departamento. Como resultado, la búsqueda de determinada información o la elaboración de informes suponían un gran consumo de recursos y tiempo, sujeto además a posibles errores al contar con tanta carga manual.
Así pues, cuando se tomó la decisión de modernizar esta gestión se marcaron dos objetivos fundamentales. Por un lado, el control exhaustivo de los proyectos y, por otro, la automatización de procesos para evitar posibles errores manuales. Tras comparar diferentes sistemas del mercado, el departamento se decantó por el software de Unit4, puesto que además de su alta especialización, Cajacírculo ya venía trabajando con la solución Unit4 Agresso Business World en áreas tan críticas como Contabilidad.
El proyecto constó de dos fases bien diferenciadas, según relata Puente. En una primera etapa, “los consultores de Unit4 prepararon todo el proyecto, planificando todos los pasos a seguir”, así como las integraciones de información que era necesario acometer. Sería después, en una segunda fase, cuando arrancara la implantación, sin olvidar una cuidada formación a las cinco personas que utilizan el nuevo sistema, “cada una de ellas con su clave de acceso individual”, precisa Puente. El experto que recuerda que “lo más laborioso fue la introducción de todos los datos históricos de 2005 a 2007, que hubo que hacerlo de manera manual, realizando las verificaciones una a una”.
Beneficios inmediatos
Una de las principales ventajas del proyecto viene de la eliminación de cualquier posibilidad de dobles pagos. Es preciso considerar que en muchas ocasiones las facturas llegan a la caja duplicadas y anteriormente no resultaba tan sencillo como ahora comprobar si la factura estaba abonada o no. Ahora, en cambio, se dispone de un completo histórico de pagos a proveedores, ahorrando no sólo tiempo sino también dinero y trámites –aquellos que era necesario acometer cuando se producía un doble pago–. Además, el ahorro de tiempo es incuestionable; según explica Puente, “el trabajo que antes realizábamos entre dos y tres personas, ahora prácticamente lo hago yo solo”.
La única integración que no se ha llevado a efecto es la de los recibos domiciliados, que siguen entrando por SRL y precisa revisión manual. Puente explica que “según el
departamento de Contabilidad y Unit4, técnicamente no resulta compleja la integración, pero igual las mantillas valen más que el niño. El trabajo, en realidad, es cuestión de diez minutos porque se revisan los últimos diez días y pueden ser sólo dos o tres recibos los que no hayan entrado automáticamente en el sistema y los introducimos nosotros manualmente”. A estas ventajas que repercuten en el trabajo del día a día, Puente también incluye “una mayor eficacia y la unificación de los informes, puesto que antes contábamos con muchos formatos diferentes”. El gestor indica que para alcanzar este punto, los consultores de Unit4 prepararon todas las plantillas para la elaboración de dichos informes. Como muestra, un botón: según Puente, “antes hacíamos manualmente 13 informes bastante complejos, tardando 2 días en realizar cada uno de ellos y con una probabilidad de efectividad dudosa. Ahora los sacamos automáticamente y con total seguridad en aproximadamente 10 minutos, que es el tiempo en realizar la consulta”. Además, el responsable también valora otras mejoras puntuales como la posibilidad de “ver los ingresos y los gastos del día anterior”, prácticamente, con un clic de ratón. Identificar en tiempo real el proyecto y concepto, la fecha y cuenta de pago de cualquiera de los más de 8.500 proveedores resulta ahora una tarea muy sencilla.
Asimismo y ahondado en la gestión interna pura y dura, el experto también se felicita por la mayor transparencia obtenida en todos los procesos, puesto que ahora es viable poder realizar cada día un control total y exacto de los presupuestos de cada uno de los proyectos que se están ejecutando. Ante cualquier incidencia, la solución dispone de un sistema de alertas que evita posibles desviación o partidas excedidas en los proyectos.
Alta disponibilidad Microsoft
Junto a la implantación de las soluciones de Unit4, otro de los proyectos de mayor envergadura en Cajacírculo en los últimos años ha sido la migración de sus comunicaciones de telefonía tradicional a VoIP. José María Pulgar, director de Informática de la entidad, indica que tras barajar alternativas como Cisco o Alcatel, “la única que realmente daba un ROI viable era Microsoft”. La explicación radica en el hecho de que todas las oficinas venían trabajando –y tenían instalado– el Microsoft Office Communications Server (OCS), empleándolo fundamentalmente para mensajería escrita (chat). Sin embargo, desde la dirección de Informática se vio la oportunidad de extender el uso de esta infraestructura al mundo de la voz, con lo que los ahorros que se esperan obtener rondan los 120.000 euros, puesto que no es necesario pagar licencias adicionales –cosa que no sucedería en el caso de Cisco o Alcatel-. Estos ahorros vienen, incluso, por el lado de la adquisición de terminales puesto que, “si bien es verdad que el abanico donde elegir es más reducido –Plantronics, Polycom y LG-Nortel–, sus precios son más económicos”, apunta el director.
Pulgar señala que “actualmente aún nos encontramos dando de baja algunas líneas de voz y desmontando algunas centralitas, si bien para finales de año estará terminado todo el proceso”. Telefónica es el proveedor global de telecomunicaciones (voz, datos y móvil) y, gracias a un acuerdo marco suscrito con la entidad, ha sido posible el aumento
