El Ayuntamiento de Mataró automatiza sus expedientes de compras y contrataciones

El proyecto, que ha ido desarrollándose durante todo 2009, sirve para adaptar los procesos de este Ayuntamiento a las modificaciones y obligaciones que introduce la Ley 30/2007 de contratos de sector público, que persigue la transparencia de los procedimientos así como la estabilidad presupuestaria y el control del gasto en la utilización de los fondos destinados a la realización de obras, la adquisición de bienes y la contratación de servicios. 

Asimismo, el proyecto incluye la mecanización de todos los procesos de tramitación y también los sistemas necesarios para poder tramitar y consultar cualquier expediente de forma electrónica. Para ello, Steria realizó la revisión y reingeniería de los procedimientos administrativos al objeto de simplificar los trámites administrativos y la documentación de cada uno de ellos, así como para reducir las tareas, acortar los plazos, reducir el consumo de papel y hacer uso de certificados digitales y firma digital de documentos.       

Antes del proyecto, los procesos de compras y contrataciones eran realizados de forma manual, imprimiéndose toda la documentación a firmar para su distribución por valija interna. Así, el inicio y finalización de los procesos relacionados con la contabilidad quedaban registrados en una aplicación, pero no existía registro informático que permitiese el seguimiento de las diferentes fases por las que pasaba cada expediente y de la situación de los que se hallaban en curso. Además, la plataforma de gestión de procesos de W4 prestaba soporte a sólo dos procedimientos, el de Registro de Decretos y el de Buzón de Comunicación. 

En este contexto y al objeto de conseguir la mecanización de los procesos y la tramitación electrónica de los expedientes, Steria integrará un sistema de gestión documental basado en software libre con la plataforma de gestión de procesos (BPM) de W4 que utiliza el ayuntamiento. El repositorio documental se basa en el software libre (GNU Linux) ALFRESCO 3.0. “La experiencia y el conocimiento de Steria en este campo, demostrada en proyectos como la implantación de una plataforma parecida en la Diputación de Tarragona, fueron para nosotros una garantía de que íbamos a poder alcanzar nuestros objetivos de simplificar los trámites administrativos y acortar los plazos, beneficiando en última instancia a las empresas que colaboran con el Ayuntamiento y a los ciudadanos”, señala Alex Esplugas, coordinador de Proyectos del Ayuntamiento.