Cómo elegir al mejor suministrador
Conseguir un "super acuerdo de compra" no es tan difícil como parece
Un director de Tecnologías de la Información estaba negociando un gran acuerdo de software con el presidente de una empresa suministradora y, como no estaba consiguiendo lo que quería, abandonó la mesa malhumorado. El representante de la empresa vendedora cedió, redujo el precio en un 40% y consiguió la venta. Más adelante, aquel director de TI no llegó a comprender por qué el servicio del vendedor en cuestión era consistentemente pésimo.
Los directores TI tienen bastante que aprender sobre el proceso de elegir una empresa vendedora de Tecnologías de la Información. Las compras a empresas vendedoras de tecnología representan más de un 60% de un presupuesto TI típico, aparte de los costes de personal. En una de las grandes empresas mundiales, puede haber hasta 400 personas comprando productos TI, y muy pocas están dando gran importancia al proceso. Y algunas están siguiendo estándares de arquitectura al hacer las compras, otras compran simplemente lo que les parece más atractivo.
Sin embargo, algunos directores de TI han prestado una atención considerable al proceso de selección de empresas vendedoras, y han compartido algunas ideas sobre cómo consiguen que sus métodos den resultado:
1.- Determinar la necesidad. Los días de los fondos inagotables han pasado. La tecnología debe hacer progresar el negocio. No está ahí para entretenernos.
2.- Seleccionar un equipo. Seleccionar un equipo formado sólo por personas técnicas es provocar un desastre, porque sus miembros pueden quedar cegados por la tecnología. Hay que incluir en el equipo a usuarios finales y personas de las áreas de finanzas, formación, desarrollo de aplicaciones, relaciones con proveedores, asesoría jurídica y seguridad/privacidad.
3.- Elegir una estrategia. Con tecnologías como el correo electrónico, bases de datos y software antivirus se dispone de una ventaja competitiva para establecer una utilización estandarizada a nivel mundial. En otras áreas, como las telecomunicaciones, es posible que no sea crítico disponer de un estándar.
4.- Escribir una Solicitud de Propuestas o RFP (Request for Proposal). Esto obligará al equipo a pensar sobre lo que es importante. Al redactar la solicitud RFP, hay que determinar los criterios de evaluación y la importancia asignada a cada requerimiento y no ceder en ningún momento.
5.- Enfocarse en el TCO. Lo importante no es cuánto paga cada departamento sino cuánto paga la empresa. La clave es fijarse en el TCO (Coste Total de Propiedad)
6.- Desarrollar la propia estrategia de negociación en paralelo con el RFP. Hay que exigir que cada producto funcione de acuerdo con las especificaciones que indica, antes de pagar por él. No tiene sentido ocultar estas cosas y reclamárselas al proveedor después que suceden.
7.- Considerar el valor de las relaciones al evaluar las ofertas. No todas las relaciones con proveedores son iguales. Si se está intentando obtener ofertas por un producto que ya está establecido, hay que considerar el valor del proveedor ya conocido. Cambiar de proveedor tiene un costo. Hay que analizarlo primero. Además, hay que pensar en los aspectos intangibles.
8.- Mantener abiertas las opciones. Al negociar, conviene tratar con múltiples empresas vendedoras simultáneamente. Mantener una pequeña competencia entre las ofertas, puede resultar conveniente, dentro de lo razonable. Conviene también negociar los problemas y preocupaciones de todos los miembros del equipo –desde los aspectos legales a la formación– y hacerlo en paralelo, no de forma consecutiva. De lo contrario, las cuestiones aplazadas hasta el final podrían no recibir la atención que requieren.
9.- Ser un buen cliente. Para que pueda ofrecer el mejor acuerdo posible, hay que comprender la estructura de costos de la empresa vendedora. Por ejemplo, si se estuvieran comprando PCs de un revendedor, podrían ofrecérsele previsiones de compra mensuales por adelantado. Esto le ayudaría a ahorrar dinero en solicitudes RFP que no tendría que responder, en inventario que no tendría que mantener en stock innecesariamente y en costes de planificación de fechas, ya que los directivos de la compañía conocerían de antemano las cargas de trabajo. A cambio, uno esperaría recibir mejores precios y mejores niveles de servicio. Este enfoque siempre ganador es la base de todo buen acuerdo con un proveedor. Ambas partes deben beneficiarse de la relación.
10.- De ser posible, dividir el contrato entre dos empresas vendedoras. Aunque desde el punto de vista del departamento de Tecnologías de la Información puede ser conveniente estandarizar, desde el punto de vista comercial es necesario analizar todo el valor del negocio. Aunque dividir un contrato no es siempre deseable, puede hacerse si se trata de hardware, integración de sistemas o servicios de telecomunicaciones.
11.- Anticipar el futuro. Aunque no siempre se disfruta de esa posibilidad, hay que hacerlo en la medida de lo posible. Esto es aplicable también ante la inminencia de posibles fusiones o adquisiciones de empresas.
12.- No dejar que la tecnología nos distraiga. Es muy fácil enamorarse de una determinada tecnología. Hay que analizarla en términos de todos los valores de evaluación mencionados. Y hay que mantenerse pragmático.
Los directores TI tienen bastante que aprender sobre el proceso de elegir una empresa vendedora de Tecnologías de la Información. Las compras a empresas vendedoras de tecnología representan más de un 60% de un presupuesto TI típico, aparte de los costes de personal. En una de las grandes empresas mundiales, puede haber hasta 400 personas comprando productos TI, y muy pocas están dando gran importancia al proceso. Y algunas están siguiendo estándares de arquitectura al hacer las compras, otras compran simplemente lo que les parece más atractivo.
Sin embargo, algunos directores de TI han prestado una atención considerable al proceso de selección de empresas vendedoras, y han compartido algunas ideas sobre cómo consiguen que sus métodos den resultado:
1.- Determinar la necesidad. Los días de los fondos inagotables han pasado. La tecnología debe hacer progresar el negocio. No está ahí para entretenernos.
2.- Seleccionar un equipo. Seleccionar un equipo formado sólo por personas técnicas es provocar un desastre, porque sus miembros pueden quedar cegados por la tecnología. Hay que incluir en el equipo a usuarios finales y personas de las áreas de finanzas, formación, desarrollo de aplicaciones, relaciones con proveedores, asesoría jurídica y seguridad/privacidad.
3.- Elegir una estrategia. Con tecnologías como el correo electrónico, bases de datos y software antivirus se dispone de una ventaja competitiva para establecer una utilización estandarizada a nivel mundial. En otras áreas, como las telecomunicaciones, es posible que no sea crítico disponer de un estándar.
4.- Escribir una Solicitud de Propuestas o RFP (Request for Proposal). Esto obligará al equipo a pensar sobre lo que es importante. Al redactar la solicitud RFP, hay que determinar los criterios de evaluación y la importancia asignada a cada requerimiento y no ceder en ningún momento.
5.- Enfocarse en el TCO. Lo importante no es cuánto paga cada departamento sino cuánto paga la empresa. La clave es fijarse en el TCO (Coste Total de Propiedad)
6.- Desarrollar la propia estrategia de negociación en paralelo con el RFP. Hay que exigir que cada producto funcione de acuerdo con las especificaciones que indica, antes de pagar por él. No tiene sentido ocultar estas cosas y reclamárselas al proveedor después que suceden.
7.- Considerar el valor de las relaciones al evaluar las ofertas. No todas las relaciones con proveedores son iguales. Si se está intentando obtener ofertas por un producto que ya está establecido, hay que considerar el valor del proveedor ya conocido. Cambiar de proveedor tiene un costo. Hay que analizarlo primero. Además, hay que pensar en los aspectos intangibles.
8.- Mantener abiertas las opciones. Al negociar, conviene tratar con múltiples empresas vendedoras simultáneamente. Mantener una pequeña competencia entre las ofertas, puede resultar conveniente, dentro de lo razonable. Conviene también negociar los problemas y preocupaciones de todos los miembros del equipo –desde los aspectos legales a la formación– y hacerlo en paralelo, no de forma consecutiva. De lo contrario, las cuestiones aplazadas hasta el final podrían no recibir la atención que requieren.
9.- Ser un buen cliente. Para que pueda ofrecer el mejor acuerdo posible, hay que comprender la estructura de costos de la empresa vendedora. Por ejemplo, si se estuvieran comprando PCs de un revendedor, podrían ofrecérsele previsiones de compra mensuales por adelantado. Esto le ayudaría a ahorrar dinero en solicitudes RFP que no tendría que responder, en inventario que no tendría que mantener en stock innecesariamente y en costes de planificación de fechas, ya que los directivos de la compañía conocerían de antemano las cargas de trabajo. A cambio, uno esperaría recibir mejores precios y mejores niveles de servicio. Este enfoque siempre ganador es la base de todo buen acuerdo con un proveedor. Ambas partes deben beneficiarse de la relación.
10.- De ser posible, dividir el contrato entre dos empresas vendedoras. Aunque desde el punto de vista del departamento de Tecnologías de la Información puede ser conveniente estandarizar, desde el punto de vista comercial es necesario analizar todo el valor del negocio. Aunque dividir un contrato no es siempre deseable, puede hacerse si se trata de hardware, integración de sistemas o servicios de telecomunicaciones.
11.- Anticipar el futuro. Aunque no siempre se disfruta de esa posibilidad, hay que hacerlo en la medida de lo posible. Esto es aplicable también ante la inminencia de posibles fusiones o adquisiciones de empresas.
12.- No dejar que la tecnología nos distraiga. Es muy fácil enamorarse de una determinada tecnología. Hay que analizarla en términos de todos los valores de evaluación mencionados. Y hay que mantenerse pragmático.
