¿Cómo evitar que los costes de impresión sean impredecibles?

Los servicios gestionados de impresión pueden ser la mejor opción para tener un control sobre los costes y garantizar una mejora en la contención y eficiencia de los mismos. Contar con un socio especializado como Brother es un aspecto crucial en este proceso.

Brother branded

Las empresas se están enfrentando a un periodo de volatilidad económica casi sin precedentes. La pandemia, los distintos disturbios políticos y otros acontecimientos han tenido un fuerte impacto en las cadenas de suministro. Como resultado, la inflación ha sufrido un repunte imparable, por lo que la idea de que los productos y servicios tecnológicos rara vez suben de precio, y que, cuando lo hacen, es para ofrecer una mejor relación calidad-precio, es ahora cosa del pasado.

Ante esta atmósfera de inestabilidad, los líderes empresariales se preparan para una posible recesión en 2023. Sin embargo, en agosto de 2022 IDC predijo que la inversión de TI en Europa continuaría creciendo un 4% este año, aunque un mes antes advirtió que un "escenario de recesión" alternativo podría dar lugar a una "modesta contracción". Además, la escasez de personal cualificado hace que muchos responsables de TI tengan dificultades para cubrir puestos y que sus equipos estén sobrecargados. A esto hay que añadir que, cada vez con más frecuencia, los CIO deben de justificar su gasto en TI y demostrar su ROI, lo que está impulsando la adopción del modelo FinOps.

En este sentido, la gestión eficiente de parques de impresoras y escáneres es una de las áreas en la que las compañías pueden conseguir ahorros significativos de costes, siempre y cuando se haga con una visión acertada y de la mano de un socio estratégico.

En el caso particular de las pymes hay un agravante: las pequeñas y medianas empresas no suelen disponer de reservas para afrontar etapas económicas difíciles, por lo que para los analistas es "fundamental que utilicen la tecnología de forma inteligente y se centren cuanto antes en la eficiencia, el ahorro de costes, la productividad y la automatización para poder abordar la tormenta económica actual". La consultora también señala un comportamiento que se repite en las empresas más pequeñas: utilizan menos las tecnologías cloud y dependen más del hardware – como las impresoras–, por lo que son más vulnerables a los periodos de escasez.

 

Las compañías deben preguntarse si sus dispositivos actuales de impresión y escaneado están funcionando de la forma más rentable y eficiente

 

Desde el punto de vista de la impresión, y teniendo en cuenta este contexto, las empresas deben de contratar servicios gestionados de impresión para rentabilizar los procesos, la copia y el escaneado de documentos. 

 

Es hora de analizar los costes de impresión

No hay duda de que los documentos impresos siguen siendo fundamentales para la gran mayoría de las empresas y es poco probable que esto cambie a corto plazo. Claro que los volúmenes de impresión en las oficinas han bajado y las necesidades han cambiado.

Puede que las empresas que hayan adoptado nuevas modalidades de trabajo (teletrabajo, trabajo híbrido, trabajo en remoto, etc.) se topen con que su parque de impresión esté sobredimensionado. Por eso, las compañías deben preguntarse si sus dispositivos actuales de impresión y escaneado están funcionando de la forma más rentable y eficiente posible para sus empleados y para el negocio en general.

 

Los servicios gestionados de Brother ayudan a evitar costes impredecibles las empresas

 

Más allá del coste inicial de la infraestructura, es importante conocer cuál va a ser el impacto económico total que implica imprimir un documento en términos de consumibles, como la tinta o el tóner. Si resulta que el coste de impresión es alto, esta información puede ayudar a implementar medidas de ahorro como imprimir a doble cara, reducir la impresión en color o utilizar la opción de borrador. Es también importante determinar si el dispositivo está funcionando de la manera más eficiente posible.

Los equipos más antiguos no suelen proporcionar información necesaria para planificar y gestionar con eficacia los recursos y, en muchos casos, tampoco ofrecen a sus usuarios todas las funciones que podrían aprovechar. Por tanto, lo más recomendable sería sustituir esos dispositivos por soluciones de impresión y escaneado más modernas, rentables, fáciles de integrar y que ofrezcan a los usuarios todas las funciones que necesiten.

 

De los datos a la estrategia

La adopción de un enfoque más estratégico en torno a la gestión de costes y la eficiencia es posible, ya sea reubicando los dispositivos para garantizar un uso más eficiente, automatizando los pedidos de consumibles o identificando las tareas que generan costes innecesarios, como puede ser el uso excesivo del color o la impresión innecesaria en alta calidad. Actualmente, los equipos son más avanzados y permiten incluso supervisar el estado de los mismos para prever y programar las tareas de reparación u optimización, lo que evitará problemas más importantes en el futuro y garantizará el funcionamiento óptimo de los dispositivos.

 

Los servicios gestionados ayudan a externalizar tareas que consumen mucho tiempo a los empleados como las actualizaciones, reparaciones, mejoras del dispositivo y pedido de consumibles cuando estos se acaban

 

Para muchas empresas, incluso las más pequeñas, los servicios gestionados de impresión pueden ser la mejor opción. Con la contratación de estos servicios, un socio especializado como Brother evaluará no sólo las necesidades, sino que sugerirá mejoras, tanto en términos de hardware como sobre posibles mejoras de flujos de trabajo para gestionar documentos. Además, permite externalizar tareas que consumen mucho tiempo a los empleados, como las actualizaciones, las reparaciones, las optimizaciones del dispositivo y la solicitud de consumibles cuando estos se acaban.

Por otro lado, se cuenta con la garantía de que expertos en la materia se harán cargo de temas tan importantes y sensibles como la seguridad o la automatización de procesos empresariales y sobre cómo sus operaciones de impresión pueden encajar en esfuerzos más amplios de transformación digital y productividad.

Asimismo, los servicios gestionados de impresión pueden incluir la opción de renting, que ofrece planes adaptados como la posibilidad de que los costes se conviertan en un gasto operativo predecible en lugar de un coste de capital. Estas modalidades ofrecen transparencia y una mayor aceptación del coste de los mismos por parte del departamento financiero.

El nuevo año viene marcado por una incertidumbre económica que preocupa a las empresas y a la sociedad en general. Por eso, es importante adaptarse a la nueva casuística y empezar a desarrollar una estrategia óptima que permita sobrevivir en todo este entramado. En este sentido, una actuación anticipada sobre la estrategia de impresión podría garantizar más seguridad de cara al futuro.

 

Contenido ofrecido por Brother



TE PUEDE INTERESAR...

Forma parte de nuestra comunidad

 

¿Te interesan nuestras conferencias?

 

 
Cobertura de nuestros encuentros
 
 
 
 
Lee aquí nuestra revista de canal

DealerWorld Digital