El control de la gestión de gastos del empleado en tiempo real hace más competitivas a las empresas

Las empresas hoy en día se enfrentan a grandes desafíos y, en parte, la mayoría tienen que ver con la sostenibilidad. Entendida esta como económica, social y medioambiental. En estos retos, los departamentos financieros y de recursos humanos tienen mucho que decir.

Si hablamos de sostenibilidad económica, la gestión financiera pasa también por el control y la gestión de gastos de los empleados. Si echamos un vistazo a la ambiental, la digitalización se convierte en su principal actor y, en cuanto a la social, el hecho de que los empleados se sientan satisfechos con la empresa y su labor en ella es una pata fundamental de la retención del talento y un indicador de disfrutar de un buen clima laboral.

De todo ello se habló durante el almuerzo ejecutivo organizado por IDG Research, en colaboración con Pleo, al que acudieron responsables de empresas pertenecientes a diferentes sectores del tejido productivo. El objetivo del coloquio fue intentar arrojar luz sobre las diferentes herramientas y formas de lograr una mayor eficiencia en las empresas.

Para ello, los responsables de conducir el encuentro fueron los principal analysts de IDG Research, Alberto Bellé y Fernando Maldonado, además de realizar una fotografía del panorama actual al que se enfrentan las compañías y sus responsables. “Estas reflexiones son interesantes, ya que son conversaciones sobre un tema viejo con el que conviven muchas empresas, pero con soluciones nuevas”, apuntó Alberto Bellé al comienzo de la charla. Por su parte, Fernando Maldonado señaló que “vivimos en un entorno complejo, veloz y volátil en el que existe un exceso de información. Por ello, necesitamos formación, así como poder interpretar la información en tiempo real. Solo de esta forma se puede tomar las mejores decisiones empresariales”. No obstante, Maldonado apuntó que esta es una situación idílica que, por desgracia, no sé da en muchas compañías, ya que “nos encontramos todavía con procesos manuales, con el uso del Excel sin estar comunicado con otros sistemas. Por ello, no se trabaja en tiempo real y los financieros realizan los análisis ‘post mortem’”.

Otros dos puntos en los que Fernando Maldonado hizo hincapié fue el hecho de empoderar con herramientas al departamento financiero, pero también al de recursos humanos con el objetivo de “facilitarle la vida al empleado, que su experiencia a la hora de pasar los gastos de su trabajo diario y el proceso de cobro sea lo sencillo posible”. A lo dicho, el analista de IDG Research añadió la perspectiva de la tecnología donde “la preocupación es el dato, que esté integrado, que sea correcto, etcétera”.

Tras esta primera radiografía, las diferentes empresas presentes en el coloquio fueron explicando no solo las actividades que desde su compañía llevaban a cabo, sino la casuística y problemática que encontraban a la hora gestionar los gastos de los empleados para alcanzar la eficiencia necesaria.

Al almuerzo ejecutivo organizado por IDG Research, en colaboración con Pleo, acudieron responsables de empresas de diferentes sectores del tejido productivo valenciano.

Inquietudes comunes

Desde la Autoridad Portuaria de Valencia, Ignacio Calduch, responsable de Tecnologías, apuntó como uno de sus talones de Aquiles la gestión de los viajes y que, a pesar de tener una aplicación desarrolla para ello, están “buscando alternativas que lleguen a cubrir las necesidades”. A lo dicho, Javier Gallego, jefe de Tecnologías de la organización, añadió que “esta app que tenemos debería ir más lejos para poder saber cuánto gastamos por empleado, no solo en las dietas, en lo relativo a viajes, sino por uso de los servidores, equipos informáticos, etcétera. Buscamos una herramienta con la que poder gestionar todos estos datos, ya que el Puerto de Valencia es una pequeña ciudad en la que hay muchas cosas que gestionar y como cualquier empresa, aunque seamos pública, debemos optimizar los recursos”.

Desde el Hospital Lluís Alcanyís de Xàtiva, su CIO, Salvador Carreres, explicó que “el médico es el que más poder de gasto tiene al ser los responsables de prescribir medicamentos o de realizar intervenciones. Necesitamos un sistema que controle el gasto de medicamentos, prótesis, material…, si hay un algoritmo que controla las prescripciones en función del diagnóstico, y no solo de los médicos, sino de enfermería o de la farmacia hospitalaria, también de las diferentes plantas que hay en el hospital. Incluso a nivel administración, con las impresiones o fotocopias que se efectúan, material que se gasta, etcétera”.

Tras Carreres tomaron la palabra Patria Alés, CFO de Vygon, y José Manuel Berná, director de Marketing e IT de la misma compañía. Ambos señalaron que su empresa se dedica a la fabricación de material médico y quirúrgico y que el hecho de tener una red comercial repartida por toda España hace complicado la gestión de los gastos. “La central está en Valencia, pero tenemos 25 comerciales repartidos por toda España para visitar los hospitales. No solo son dietas y gasolina, a esto se le añade el gasto de los médicos con los que trabajamos y que acuden a eventos, las relaciones públicas que mantenemos”, señaló Alés. A lo que su compañero añadió que “tenemos un sistema de control, pero no está enlazado con la parte bancaria, con lo que el control de esos gastos se complica al tener que cuadrar los movimientos de 25 o 30 tarjetas. También contamos con el problema de las suscripciones a diferentes softwares, no es sencillo integrar gastos que no se realicen en España, etcétera”, comentó Berná.

La importancia del dato

Al hilo del tema de las suscripciones comentado por José Manuel Berná, José Luis Coloma, gerente de Sislei, señaló: “Nosotros somos especialistas en la parte laboral de las empresas y lo que vemos es que nuestros clientes tienen inquietud por resolver el tema de las suscripciones, así como en el control de los gastos de movilidad de los técnicos que hacen desplazamientos para llevar a cabo su trabajo. De hecho, creo que controlar el tiempo empleado es, a veces, más importante que el coste. Es decir, deberíamos poder imputar no solo el coste material, sino el tiempo que se tarda en ejecutar la labor”. Además, Coloma puntualizó que “poder integrar todas las soluciones en una misma plataforma logra fidelizar a los clientes, que se convierten en tu mejor prescriptor.” Por su parte, Elvira Rojas, consultora de Sislei, añadió a la idea de su compañero que “lo más relevante es conocer el ecosistema donde nos movemos. Y haría hincapié en la importancia del dato”.

El dato fue una de las palabras clave sobre la que se habló a lo largo de la mañana. De hecho, Jorge Grau, CIO-CTO de MasPretty, dijo que su empresa, que se dedica al análisis de datos y la consultoría de negocios, maneja gran cantidad de ellos y que “el hecho de tener que disponer de los datos en una tercera empresa que los gestiones, aglutine, analice, etcétera, es algo que me preocupa. Porque luego dónde quedan esos datos, cómo se tiene acceso a ellos en caso de rescindir los servicios con esas plataformas… Además, necesitamos el tratamiento de datos, de esos gastos, en tiempo real para poder realizar el análisis y darle valor, además debe estar integrado con los diferentes entornos que manejamos”.

María Ortega, responsable de Administración de Octopus Energy España, fue la última de las empresas presentes en tomar la palabra para explicar, cómo su principal problema era la integración con la contabilidad de la compañía, ya que el tema de las tarjetas bancarias, así como el gasto por empleado lo tenían controlado gracias a Pleo. De hecho, señaló que siguen “trabajando para implementar un sistema para ello”.

Una solución tecnológica y personalizada

Tras haber escuchado todas las inquietudes de las diferentes empresas que en el coloquio se dieron cita, por parte de Pleo, tanto Álvaro Dexeus, director general para el Sur de Europa de la compañía, como Ignacio Roger, senior account executive de la misma, para explicar cómo esta empresa puede dar solución a cada una de estas problemáticas y casuísticas al ser una herramienta dinámica y totalmente personalizable.

“Somos una herramienta que se actualiza constantemente gracias a la escucha activa que realizamos con nuestros clientes y con las empresas que se enfrentan a esta problemática que supone el control de los gastos”, explicó Álvaro Dexeus, quien añadió que “lo primero a tener en cuenta es que debe haber una política de gastos clara en la empresa y debe ser conocida por todos los trabajadores. Da igual las herramientas que tengas para ello, lo primero es esa política de la que hablamos”.

El directivo explicó: “Desde Pleo personalizamos nuestro software para que la empresa tenga en una misma plataforma todo el control de los gastos. Además, está conectada con otras plataformas como Embat, que es un gestor de tesorería, TravelPerk, gestor de viajes, o Sesame, gestión de recursos humanos, entre otras. De esta forma, con una sola herramienta tienes el control de todos los gastos. Hay que añadir que Pleo guarda durante siete años todos los datos que recabamos y que las empresas; aunque hayan dejado de trabajar con nostoros, tienen completo acceso a ellos”. A lo dicho, hay que sumar “la gestión de las tarjetas bancarias o el sistema de Pocket para reembolsar al empleado de manera rápida y sencilla el pago anticipado del gasto”. De hecho, Pleo está totalmente integrada con los principales sistemas de gestión empresarial (ERP) existentes en el mercado.

Álvaro Dexeus (Pleo).

A lo dicho por su compañero, Ignacio Roger apuntó que “gracias al feedback que tenemos de nuestros clientes, la herramienta cada vez es más personalizada y potente. Damos respuesta a todas las necesidades de control de gasto de forma eficiente que las empresas tienen, así como generamos sinergias con otras plataformas para que sean compatibles y mejorar la experiencia de nuestros clientes”.

En el uso de las tarjetas que emite Pleo a través de Mastercard, los responsables de Pleo señalaron que “en el momento del pago se abre la cámara para realizar la foto del ticket y queda registrado el gasto. Esta imagen se guarda a efectos fiscales, ya que el asiento del gasto va directamente a la contabilidad de la empresa”.

Los responsables de Pleo explicaron que, en referencia a la validación del gasto, en el caso del empleo de Pleo Pocket, “se personaliza para seguir los cauces de las compañías y sus sistemas de validación. Una vez validado el gasto, es el empleado el que escoge cuando se realiza el pago del gasto realizado: en el momento, a final de mes…”. En definitiva, al ser una herramienta personalizada, permite que los gastos de los empleados pasen por todos los cauces establecidos en cada una de las empresas, da igual que sean públicas que privadas.

Además, tanto Roger como Dexeus comentaron que “gracias al programa de fidelización de puntos de Mastercard, las empresas que utilizan este servicio con nosotros, acumulan descuento en el coste de nuestro software. De esta forma, pueden usar nuestra tecnología para el control de gastos de forma casi gratuita e, incluso, sin coste”.

Entre las conclusiones a las que se llegaron en el coloquio destaca la necesidad de que la gestión de gastos del empleado sea, no solo controlable, sino eficaz y sencilla. Pero no solo eso, sino que debe ser ágil y en tiempo real. Todos en la mesa estuvieron de acuerdo en señalar que “solo manejando los datos en tiempo real podemos tener toda la información para tomar las mejores decisiones en las compañías donde trabajamos”.

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