El dato, un activo estratégico cuya gestión es todo un desafío para las organizaciones

¿Cuáles son los grandes desafíos que afrontan las empresas y entidades públicas a la hora de crear valor con los datos? ¿Cómo pueden mejorar la gestión de estos, hacer inteligente su almacenamiento e incluso su destrucción? ¿Cómo es posible tener una estrategia de datos que cumpla con la actual normativa, cada vez más estricta? ¿Y cómo transformar los procesos relacionados con la administración del dato de forma sostenible y sin incurrir en costes excesivos? A todas estas preguntas trató de dar respuesta el evento ‘El dato, la clave de un futuro digital, sostenible e innovador’, organizado en el madrileño hotel The Principal el pasado 15 de junio por la publicación ComputerWorld, con la colaboración de la compañía Iron Mountain, empresa de más de 70 años de vida dedicada a la custodia de información y activos, la gestión documental, los centros de datos y la gestión y destrucción segura de los datos.

Durante el encuentro, presentado por Esther Macías, directora editorial de ComputerWorld, Cristina Martínez, sales specialist de Iron Mountain, y Gustavo Gorrín, software architect de la compañía, subrayaron cómo los datos cada vez se han vuelto más estratégicos para las empresas y organizaciones públicas, que llevan años intentando poner orden en el almacenamiento, gestión y análisis de estos para extraer el mayor valor posible para su negocio y actividad.

Esther Macías (ComputerWorld).

Del papel a lo digital y de la analítica descriptiva a la prescriptiva

“En los más de 70 años de historia de Iron Mountain, la forma de guardar y tratar la información ha ido evolucionando e influyendo cada vez más en la toma de decisiones. Al principio, el objetivo era la perpetuidad y más tarde la difusión, aunque en gran cambio llegó de mano de los ordenadores, en esa época es cuando empezamos ya a hablar de la importancia de la información y del dato”, comenzó Cristina Martínez. Ahora, añadió la experta, el modelo de cloud y la tecnología que gira en torno al concepto de big data, marcan la pauta. “El dato se trabaja desde la nube y la analítica ha ido evolucionando en los últimos años pasando de descriptiva a diagnóstica y después a predictiva, hasta llegar a ser prescriptiva, que es la que está en boga en la actualidad”.

En este escenario, según la experta, los desafíos que afrontan las organizaciones en lo que respecta al almacenamiento y gestión de los datos son muchos. “Uno es que aún el 30% de las empresas y organismos se siguen basando en procesos en papel”. Otro reto está relacionado con la experiencia del cliente: “Urge acelerar y dar respuestas de mercado más rápidas y más personalizadas para dar un mejor servicio, un aspecto que mejorará con la aplicación de la inteligencia artificial”.

Cristina Martínez (Iron Mountain).

El tercer reto que mencionó es el control de costes, “donde también el uso de la inteligencia artificial puede colaborar; además, es necesario estandarizar y automatizar procesos”. Otro desafío que destacó Martínez es cumplir con la regulación, el famoso compliance, “fundamental para disminuir las brechas de datos”. En este sentido, explicó, “las empresas y entidades públicas tienen que tener muy claro cuándo pueden o deben eliminar un determinado documento, expediente de un cliente y de un paciente, por ejemplo”.

Finalmente, añadió la experta, no hay que olvidar el desafío de la sostenibilidad. “Las empresas deben trabajar para disminuir la huella de carbono y realizar una destrucción responsable de sus residuos. En este último aspecto trabajamos especialmente en Iron Mountain, donde disponemos de un programa de cero residuos. Además, nuestros centros de datos [la empresa acaba de abrir uno en Madrid] están construidos de forma que el consumo energético sea menor y cuya energía provenga, al 100%, de fuentes renovables”.

Lo que no se ve no se puede analizar

Gustavo Gorrín, por su parte, incidió en la importancia de la visualización de los datos. “Porque si estos no facilitan la toma de decisiones no valen para nada”. El portavoz se refirió asimismo a la realidad actual de los datos en las organizaciones: “Cada vez hay más, y más grandes, complejos y descentralizados, lo que puede llevar a la pérdida de control de su gestión”.

En estos últimos años, apuntó, también ha cambiado el propio valor de los datos. “Hay que recordar las tres ‘v’ que definen el big data: velocidad, volumen y variedad; esto cambia rápidamente y las organizaciones deben adaptarse”. Sobre todo incidió en los llamados ‘datos oscuros’, aquellos que se adquieren a través de diversas operaciones, pero de los que las empresas no sacan provecho ni para la toma de decisiones ni para ampliar su conocimiento. “Hay que trabajar en este aspecto”, afirmó.

Gustavo Gorrín (Iron Mountain).

Se lamentó también de que muchas empresas trabajan aún con formato papel. “Deben hacer una hoja de ruta para abordar la transformación digital, pero tienen que saber también que esta última no consiste en digitalizar el papel tal cual sino en cambiar los procesos de gestión y almacenamiento del dato. En Iron Mountain ayudamos a los clientes a saber qué tienen que digitalizar, conservar o destruir”. 

Gorrín citó en concreto un acuerdo que mantiene la compañía con AWS para agilizar la gestión de documentos e información de sus clientes mediante el uso de la plataforma InSight de la primera en la nube de Amazon. La plataforma está diseñada para ayudar a gestionar y estructurar el contenido no estructurado de las organizaciones, como documentos, audio, vídeos y fotos, y aprovecha la tecnología de procesamiento inteligente de documentos para agregar y conectar información física y digital, extrayendo metadatos clave de los documentos y automatizando los flujos de trabajo centrados en documentos para ayudarle a obtener información relevante más rápidamente. 

“El procesamiento inteligente de documentos mediante la aplicación de la inteligencia artificial, el machine learning y el procesamiento del lenguaje natural, junto al uso de cuadros de mando y analíticas, es fundamental para mejorar la gestión de datos”, concluyó el experto.

Cobertura completa del encuentro en ComputerWorld Insider