“Digitalizar es mucho más que escanear”

Puede que el escáner se asocie a un dispositivo ya obsoleto que nada tiene que ver con el actual escenario de transformación digital dominado por la moderna inteligencia artificial generativa, pero la realidad, defiende Jesús Cabañas, director regional de PFU (EMEA) Limited, compañía del grupo Ricoh, dista mucho de este concepto y "su uso está muy lejos de desaparecer”.  

Cabañas conoce bien un mercado en el que su empresa trabaja desde hace años, antes como filial del grupo Fujitsu y, desde 2022, como parte de Ricoh. Aunque está especializada en la venta de escáneres de imagen, PFU comercializa también otro tipo de hardware, como ordenadores integrados, así como software y servicios de seguridad y gestión de documentos, creación de infraestructuras de TI y servicios multiproveedor en colaboración con otras empresas. Pero el escáner es su oferta estrella, un producto del que ha vendido 15 millones de dispositivos en todo el mundo desde 1983 hasta febrero de 2023. 

A pesar de ello, asegura Cabañas, “el escáner documental sigue siendo un gran desconocido”, y eso que “no disponer de estos dispositivos es un símbolo de ineficiencia”. Lo antiguo, continúa el ejecutivo, no es tener escáneres en una oficina, sino llegar a ésta y observar las paredes llenas de archivadores de documentos en papel; un papel “cuyo uso está lejos de desaparecer”, añade el experto, sobre todo en segmentos como la Administración pública, de donde proviene el 60% de la facturación de PFU en España, pero también de otros como el mundo de la banca y los seguros, la sanidad, la logística, el negocio hotelero, y el ámbito legal (las asesorías legales y fiscales) que aportan a la empresa el 40% restante de sus ingresos.

Aunque el papel puede desaparecer de determinados procesos de negocio, continúa el directivo, “siempre va a existir no sólo por un tema de experiencia de usuario sino para no dejar a nadie atrás”. Por ello, indica, "el papel seguirá existiendo como un elemento vertebrador" y la salida de este mundo basado en papel "será paulatina y muy quirúrgica de determinados procesos de negocio”.  

“Todas las empresas que tengan que lidiar con el papel, que siguen siendo muchísimas, son nuestros potenciales clientes”, señala Cabañas, que resalta que “en un mundo en el que la impresión cae, la necesidad de digitalizar se mantiene viva con foco en la automatización de los procesos y la incorporación del pasivo o archivo histórico a las bases de datos documentales”.

El último paso de la transformación digital 

“Antes se decía que el escáner era el primer paso para abordar la transformación digital, pero en realidad es el último”, defiende Cabañas. “Lo ideal es que las compañías y organizaciones públicas transformen sus procesos de forma que estos sean completamente online, pero la realidad es que es difícil no recibir documentos en papel. Este sigue siendo un activo esencial porque no toda la población maneja el escenario online”. En este sentido, expone, “el escáner permite acortar la brecha digital entre generaciones”. 

Además, añade, “este tipo de dispositivos han pasado de escanear exclusivamente, es decir, convertir un documento en una imagen, a realmente digitalizar dicho documento y poder extraer de él los datos más relevantes, convirtiéndolo en un activo digital que puede moverse entre los distintos procesos de una empresa”.  

Digitalizar, añade, “es mucho más que escanear y requiere tecnologías avanzadas que permiten mejorar la captura de la información, convirtiendo ésta en conocimiento dentro de las empresas. Por tanto, el futuro y la evolución del escáner pasa por facilitar el flujo del conocimiento en las organizaciones”. 

Estos dispositivos, subraya, pueden abrir una ventana de negocio a muchas empresas, “por ejemplo, a las asesorías, que ahora pueden procesar más información con estas herramientas, o a la banca, que puede habilitar nuevos procesos relacionados con la solicitud de préstamos, etc.”. 

Foco en la IA  

La compañía, afirma Cabañas, ha puesto la mira en nuevas líneas de negocio basadas en soluciones de inteligencia artificial, como las plataformas IDP (Intelligent Document Processing o procesamiento inteligente de documentos) y las tecnologías NLP (Natural Language Processing o procesamiento del lenguaje natural). “Estas tecnologías, en combinación con RPA (Robotic Process Automation o automatización de procesos robóticos) permiten eficientar los procesos de gestión documental al máximo. Aquí está nuestra evolución, en asegurar un dato de calidad para que la organización pueda funcionar de forma ágil y sencilla. Nuestra pirámide tiene en la base el documento y va ascendiendo hacia el dato, la información, para llegar, en la cúspide, al conocimiento”.  

PFU, dice el directivo, crece a un ritmo del 10% en España. “Así lo hemos hecho tanto en 2022 como en 2023”, apunta el directivo, que resalta la “positiva evolución” que la compañía ha realizado en los últimos años en el mercado local. Durante 2024, desvela, PFU continuará con su plan de inversiones y de desarrollo de nuevos productos, como la renovación completa de su gama alta de producción prevista para principios de este año.