‘Workplace’, una transformación vertebrada por y para las personas

Madrid acogió el pasado 9 de abril el evento ‘Workplace transformation 2019’, organizado por IDG Research, con la colaboración de Dropbox Business, Capgemini, Logitech, Citrix, Liferay y Uniway y la participación especial de IE University. En el encuentro se hizo patente una evidencia: el puesto de trabajo está cambiando a pasos agigantados impulsado por la fuerte digitalización en la que estamos inmersos. No en vano, Fernando Muñoz, director de IDG Research, se aventuró a decir que "la transformación del workplace será ya una realidad este año 2019".

A la luz de un estudio realizado por la pata de análisis de IDG, parece que, en efecto, así será. Según los datos del informe (realizado tras la encuesta a 54 directivos de empresas de distintos sectores y tamaños con operaciones en España el pasado mes de marzo), un 40% de las empresas está ahora evaluando dar el salto a este tipo de proyectos, un 21% ha comenzado a realizar pilotos, un 22% se encuentra escalando sus iniciativas y un 17% las está extendiendo a toda la organización.

Fernando Muñoz, director de IDG Research.

“La dificultad de la transformación del puesto de trabajo es cómo hacerlo”, añadió Fernando Maldonado, analista de IDG Research. En este sentido, explicó que abordar este asunto requiere adoptar una perspectiva de sistema, con un esfuerzo continuo y acompasado en todos sus elementos. El citado estudio subraya que la ventaja competitiva del nuevo workplace no se encuentra en la adopción de tecnología sino en el uso que se haga de la misma. “Esto va de cultura y de personas”, añadió Alberto Bellé, también analista de IDG Research. “En estos proyectos se pone a prueba la cultura empresarial. Es preciso incorporar al usuario, hablar con él”, añadió.

Un proyecto holístico con un protagonista: el CRO

La transformación del entorno de trabajo afecta a todos los empleados. “Lo habitual es pasar por distintas etapas, dado que tiene lugar un ciclo de aprendizaje, y además los presupuestos se van asignando gradualmente. Pero, cada empresa imprime diferente velocidad al proceso”, afirmó. Especialmente importante es partir de una definición de ‘empleado digital’.

Por otro lado, respecto a quién debe liderar este proceso, los analistas apuntaron que, en esta ocasión, el CIO debe acotar su responsabilidad. “Su papel es muy relevante en la fase de implementación, pero la definición del nuevo empleado debe recaer sobre el responsable de Recursos Humanos. Además, todo el proyecto debe contar con el apoyo explícito de la dirección”, añadió Bellé, apuntando que los proyectos de transformación digital del workplace nunca acaban. “Se trata de una transformación continua”.

Paulo Rodríguez, director preventa de Dropbox Business.

La colaboración como cultura empresarial

La transformación digital no consiste sólo en desmaterializar una empresa y automatizar los procesos. Se trata de crear toda una cultura de transformación e innovación y parte de la construcción de esa cultura consiste en poner en marcha las herramientas de colaboración que mejorarán el crecimiento empresarial y la creatividad. Sobre ello profundizó Paulo Rodríguez, director preventa de Dropbox Business para Europa, quien defendió que las herramientas colaborativas que propone su compañía reducen “el trabajo por trabajo”, causado por la existencia de dos mundos separados: el del fichero y el de cloud. “El 61% de lo que hacemos es gestionar trabajo, mientras que sólo un 31% es verdaderamente trabajo. Esto es lo que en Dropbox estamos reduciendo”. Más de 400.000 equipos en todo el mundo trabajan con la tecnología de esta compañía que tiene como clientes a empresas como Cabify, IESE, BBC, Delta…

La empresa, que ha crecido de forma exponencial (de cero a 2.500 empleados en diez años) se ‘pega’ ahora con grandes tecnológicas como Microsoft o Google de tú a tú gracias, además de una potente tecnología, a una cultura muy singular. “Para Dropbox la cultura es vital, nuestros valores y búsqueda de experiencias excelentes nos diferencia. Simplificamos la forma de trabajar y colaborar. Permitirmos centralizar, almacenar y comentar documentos de forma segura, crear listas de tareas… Hemos fomentado el crecimiento e innovación en el workplace y hemos impulsado la creatividad, el bienestar y la retención de los empleados”, en palabras de Rodríguez, quien concluyó: “¿Por qué hay que elegir Dropbox? Porque nuestra filosofía está totalmente centrada en el usuario”.

Santiago Campuzano, director general de Citrix para Iberia.

El entramado TIC del entorno de trabajo

Citrix es un viejo conocido en la transformación de la forma de trabajar. “Nosotros llevamos mucho tiempo hablando de workplace transformation. Fuimos precursores en esto: en abril cumplimos 30 años en el mercado. Hoy el 80% del Ibex 35 trabaja con Citrix. También una gran parte de la Administración. Somos una empresa innovadora por naturaleza y la compañía más user-friendly del mundo”, según Santiago Campuzano, director general de Citrix para Iberia.

Campuzano cree que es ahora cuando se está produciendo una tormenta perfecta que está promoviendo el cambio en la forma de trabajar; un nuevo escenario impulsado por el auge de la transformación digital, la mezcla generacional en las organizaciones, el reto cultural, la búsqueda de la eficiencia y del ROI junto a la movilidad, la seguridad, la usabilidad, el control y la colaboración. “En los últimos 10 años el avance ha sido tal que la tecnología que se usa a nivel personal supera a la que se emplea en las empresas”. ¿Cómo resolver esta tormenta perfecta? “Poniendo en el centro a las personas. Hay que entender que en el medio de las aplicaciones con las que se trabaja en una empresa, de los dispositivos y de los procesos tienen que estar los empleados”. Para Campuzano el cambio cultural es esencial y “el hábito ayuda a cambiar la cultura”.

El responsable también cree que es esencial que los empleados accedan por separado a su entorno personal y al profesional. La propuesta de Citrix es Intelligent Workspace, una plataforma de acceso al punto de trabajo común y adaptable para todos los usuarios, donde la gestión de dispositivos, aplicaciones y ficheros pueda hacerse en un entorno seguro y centralizado. “Así ayudamos a la transformación digital de las empresas simplificando sus procesos y la interoperabilidad de las aplicaciones”.

Jordi Cunill, director de gestión del cambio en Capgemini.

Cómo mejorar la experiencia del empleado

La retención del empleado y la fidelización de éste es un tema clave, según Jordi Cunill, director de gestión del cambio en Capgemini. Éste ahondó en cómo debe ser la experiencia del empleado digital. “En 2025 el 75% de los trabajadores serán millennials, unos profesionales más exigentes y difíciles de retener a los que hay que motivar con otra forma de trabajar”, afirmó.

Para Cunill, las empresas no están usando todas las opciones que existen en el mercado. “Los empleados necesitan flexibilidad, acceso a la información corporativa en todo momento… Hay que darles lo que precisan allá donde estén”. Un elemento clave es abogar por disponer de una oficina conectada e inteligente, con soluciones de conferencia, de facilities, aplicaciones de oficina conectada…”.

Capgemini trabaja con lo que denomina Connected Office App, una aplicación con la que da a los empleados acceso a todos los servicios de la oficina. El responsable también resaltó el auge de las soluciones cognitivas y las nuevas posibilidades que traen. También indicó que hay fórmulas para conseguir que los empleados adopten estas soluciones digitales, por ejemplo, a través de iniciativas de gamificación. Finalmente, añadió que las soluciones colaborativas son muy importantes, pues ayudan a los empleados a comunicarse de forma eficaz.

Christophe Méline, responsable del negocio de videocolaboración de Logitech Iberia.

La videocolaboración se democratiza

La colaboración es esencial en la nueva forma de trabajar que impera en estos tiempos y si hay una herramienta que lo facilita ésta es la videoconferencia. Hasta ahora esta tecnología era cara y reservada solo a los altos directivos, pero esto está cambiando, según Christophe Méline, responsable de videocolaboración para Iberia de Logitech. “El usuario de la  videoconferencia tradicional era el jefe, pero desde Logitech estamos promoviendo otro tipo de videocolaboración en la que participen todos los empleados, facilitando a estos el uso de las soluciones que emplean a diario para comunicarse con sus compañeros (como Whatsapp, Google Hangout o Skype) y evite al departamento de TI tener que implantar soluciones caras y complejas".

Mientras hace solo unos años un sistema de audio y vídeo de alta calidad podía suponer una inversión multimillonaria hoy es posible dotar a una organización, con varias sedes dispersas, de un sistema completo, ágil y de altas prestaciones por una fracción de ese precio, según Méline. Rightsense, que es como se llama la tecnología al respecto de Logitech, pasa, por tanto, por democratizar los sistemas de videoconferencia para hacerlos asequibles a cualquier presupuesto.

Juan Gigli, director de cuentas de Liferay.

El papel de la intranet

¿Qué hace que una intranet moderna sea realmente moderna? A esta pregunta intentó contestar Juan Gigli, director de cuentas de Liferay, compañía que cuenta con una plataforma para construir experiencias digitales (intranets y también plataformas de comercio electrónico y de analítica web). “Una intranet moderna está pensada para crear experiencias que ponen a las personas en el centro y para incrementar la productividad de los empleados”, apuntó.

“Todos sufrimos la falta de accesibilidad a la información en las empresas”, continuó, haciendo referencia a la lucha constante para llegar a los datos, estructurados en silos. Mejorar este acceso es lo que las nuevas intranets intentan conseguir. “El puesto de trabajo digital debe estar en el centro de la estrategia de intranets, portales colaborativos y portales de integración”, añadió, subrayando, además, que en la era actual, estas plataformas deben estar preparadas para el acceso móvil. “La movilidad es esencial en las empresas”, afirmó.