La combinación de ECM y BPM mejora la rentabilidad de los procesos

La incorporación de nuevas tecnologías en las organizaciones puede ser muchas veces un proceso largo y complicado. Sin embargo, en ocasiones, la unión de dos tecnologías, su implantación conjunta, puede no sólo simplificar su uso, sino aportar importantes mejoras. Este es el caso del uso combinado de BPM con soluciones ECM. Los suministradores ya trabajan en esta línea.

Todo proceso de negocio lleva implícito el uso de documentos en diferentes formatos y compartidos a través de diferentes canales. Existe un flujo continuo de información que hay que controlar, analizar y gestionar, y que está directamente vinculado a los procesos de negocio. El desarrollo de herramientas BPM conjuntamente con soluciones ECM, mejora sustancialmente la realización de estos dos procesos.
“Desde hace algo más de un año asistimos a un crecimiento del número de empresas que deciden implantar ambas tecnologías de forma combinada. La experiencia demuestra que los beneficios que ofrecen por separado se multiplican cuando se utilizan de forma conjunta”, señala Erik Brieva, consejero delegado de Polymita Technologies.
Hay determinados sectores que actúan como motor de su implantación. En este caso, como asegura Erik Brieva, “la combinación de ambas tecnologías es particularmente adecuada para empresas que dependen de procesos de negocio extremadamente flexibles, que no pueden gestionarse a través de un ERP o CRM. Suelen estar enfocadas a la prestación de servicios como las AA.PP, bancos, hospitales, etc., donde las personas son parte esencial de los procesos de negocio”.
Mónica Gómez, jefe de proyectos ECM-BPM de Telecom Ibérica señala que, “son principalmente aquellas empresas que tienen bien identificados sus procesos de negocio, y que disponen de una visión clara del servicio que ofrecen a dichos procesos, una arquitectura de sistemas bien diseñada, pensada para poder integrar aplicaciones, que permita apoyar tecnológicamente las variaciones de crecimiento propias del negocio”.

Fases de implantación
Tan importante como utilizar las herramientas adecuadas es seguir los pasos lógicos de instalación, de lo que depende el éxito o fracaso del proyecto. Para Jaime Abuín, consultor de Atos Origin, “las compañías se encuentran en una primera fase de implantación de soluciones de ECM completas. Se ha producido una evolución desde los portales web, donde la gestión de contenidos se realizaba de forma manual hasta una gestión de contenidos avanzada empleando mecanismos estándar, como flujos de revisión, aprobación, publicación automatizada basada en fechas o empleo de plantillas de presentación”.
Existen diferencias en cuanto al proceso de implantación de soluciones BPM-ECM con respecto a otras herramientas. Como asegura Mónica Gómez, “la diferencia fundamental con el CRM o BI y que supone el punto en el que mayor atención debemos poner los integradores es en la gestión del cambio de procedimientos a procesos, que en la mayoría de ocasiones deberán rediseñarse debido a la automatización de algunas tareas y a la integración de sistemas, que eliminarán otra buena cantidad de ellas”.

Valores y beneficios
Los beneficios de la integración de estas dos tecnologías son evidentes. Erik Brieva señala que, “permite gestionar de manera unificada las personas, los procesos y la información de una organización, y supone ventajas como la incorporación de contenidos dentro de los procesos para agilizar el trabajo de los usuarios, la posibilidad de integrar tanto a empleados como a clientes, proveedores y colaboradores dentro de ellos, una mayor trazabilidad y un menor número de errores en la información que manipulan las empresas”.
El consejero delegado de Polymita va un paso más allá: “Hay evidentes reducciones de costes. Por ejemplo, uno de nuestros clientes, una central de compras, ha conseguido disminuir un 30% el tiempo dedicado a la entrada y mantenimiento de datos. Y un centro de certificación tramita 17 veces más solicitudes con la misma plantilla”.
La implantación conjunta de estas dos soluciones se ha convertido en el elemento diferencial de las compañías, en un momento en el que la oferta del mercado es muy amplia. Como asegura Erik Brieva, “Polymita es actualmente el único fabricante de software español con una plataforma integrada de soluciones BPM y ECM que ha sido concebida como un entorno completamente on-line, por lo cual se puede acceder a ella desde cualquier lugar sin necesidad de una aplicación front-end. Esto supone una ventaja para aquellas empresas con personal deslocalizado o que desean involucrar a actores externos dentro de los procesos. Nuestras soluciones se adaptan a la estructura departamental de cada empresa, de manera que las ventajas competitivas relacionadas con su manera de funcionar internamente se ven reflejadas por los sistemas de información que soportan sus procesos”, afirma Brieva.
El papel de los integradores es fundamental en todo este proceso. Para Gómez, “un integrador que acometa, con la colaboración del cliente, un proyecto de estas características debe de aportar un alto conocimiento de cómo implementar mejoras sustanciales al negocio, debe de manejarse bien en todo lo relativo a la optimización de procesos y aportar una visión estratégica sobre las aplicaciones tecnológicas y su integración con el resto de aplicaciones de la arquitectura de que disponga el cliente”.