¿Cuáles son las mejores prácticas para administrar activos de datos?

La gobernanza de datos es un sistema para definir quién tiene autoridad y control dentro de una organización sobre los activos de datos y cómo se pueden usar. Abarca las personas, los procesos y las tecnologías necesarias para administrarlos y protegerlos.

El Data Governance Institute define la gobernanza de datos como “un sistema de derechos de decisión y responsabilidades para los procesos relacionados con la información, ejecutados de acuerdo con modelos acordados que describen quién puede tomar qué acciones con qué información y cuándo, bajo qué circunstancias, usar qué métodos”.

La Asociación internacional de gestión de datos (DAMA) define la gobernanza de datos como la “planificación, supervisión y control sobre la gestión de datos y el uso de datos y fuentes relacionadas con ellos”.

Gobernanza de datos vs gestión de datos

La gobernanza de datos es solo una parte de la disciplina general de la gestión de datos, aunque es importante. Mientras que la gobernanza de datos tiene que ver con los roles, responsabilidades y procesos para garantizar la responsabilidad y la propiedad de los activos de datos, DAMA define la gestión de datos como “un término general que describe los procesos utilizados para planificar, especificar, habilitar, crear, adquirir, mantener, usar, archivar, recuperar, controlar y purgar datos.

Si bien la gestión de datos se ha convertido en un término común para la disciplina, a veces se denomina gestión de recursos de datos o gestión de información empresarial. Gartner describe EIM (Enterprise Information Management) como “una disciplina integradora para estructurar, describir y gobernar los activos de información a través de los límites organizativos y técnicos para mejorar la eficiencia, promover la transparencia y permitir una visión empresarial”.

Marco de gobernanza de datos

La gobernanza de datos puede considerarse como una función que respalda la estrategia general de administración de los datos de una organización. Un marco de gobernanza de datos proporciona un enfoque holístico para recopilar, administrar, asegurar y almacenar datos. Para ayudar a comprender lo que debe abarcar un marco de gobernanza de datos, DAMA prevé la gestión de datos como una rueda, con la gobernanza de datos como el centro desde el cual se irradian las siguientes 10 áreas de conocimiento de gestión de datos:

1. Arquitectura de datos: la estructura general de datos y recursos relacionados con los datos como parte integral de la arquitectura empresarial

2. Diseño y modelado de datos: análisis, diseño, construcción, pruebas y mantenimiento.

3. Almacenamiento y manejo de datos: implementación y gestión de almacenamiento de activos de datos físicos estructurados

4. Seguridad de los datos: garantizar la privacidad, la confidencialidad y el acceso adecuado

5. Integración de datos e interoperabilidad: adquisición, extracción, transformación, movimiento, entrega, replicación, federación, virtualización y soporte operativo

6. Documentos y contenido: almacenar, proteger, indexar y permitir el acceso a los datos encontrados en fuentes no estructuradas y hacer que estos datos estén disponibles para la integración e interoperabilidad con datos estructurados

7. Datos de referencia y maestros: gestión de datos compartidos para reducir la redundancia y garantizar una mejor calidad de datos a través de la definición estandarizada y el uso de valores de datos

8. Almacenamiento de datos e inteligencia empresarial (BI): gestión del procesamiento de datos analíticos y acceso a los datos de soporte de decisiones para informes y análisis.

9. Metadatos: recopilación, categorización, mantenimiento, integración, control, gestión y entrega de metadatos.

10. Calidad de los datos: definición, monitorización, mantenimiento de la integridad de los datos y mejora de la calidad de los datos.

Al establecer una estrategia para la gobernanza de datos, se debe considerar cada una de las facetas anteriores de recopilación, gestión, archivo y uso de datos.

El Centro de investigación de aplicaciones empresariales (BARC) advierte que la gobernanza de datos no es una “iniciativa tipo Big Bang”. Como un programa continuo muy complejo, la gobernanza de datos corre el riesgo de que los participantes pierdan confianza e interés con el tiempo. Para contrarrestarlo, el BARC recomienda comenzar con un proyecto prototipo manejable o específico de la aplicación y luego expandir la gobernanza de datos en toda la empresa en función de las lecciones aprendidas.

Objetivos de la gobernanza de datos

El objetivo de la gobernanza de datos es establecer los métodos, el conjunto de responsabilidades y los procesos para estandarizar, integrar, proteger y almacenar datos corporativos. Según el BARC, los objetivos clave de una organización deben ser:

1. Minimizar riesgos

2. Establecer reglas internas para el uso de datos

3. Implementar requisitos de cumplimiento

4. Mejorar la comunicación interna y externa

5. Aumentar el valor de los datos

6. Facilitar la administración de lo anterior

7. Reducir costes

8. Ayudar a asegurar la existencia continua de la empresa a través de la gestión y optimización de riesgos

El BARC señala que los programas de gobernanza de datos siempre abarcan los niveles estratégicos, tácticos y operativos en las empresas, y deben ser tratados como procesos continuos e iterativos.