¿Ha venido el teletrabajo para quedarse? VOL I

La pandemia del coronavirus que ha obligado a todo el mundo a autoaislarse, ha llevado a un experimento mundial de trabajo a distancia. Tras más de un mes en esta situación, y ante la previsión de que ésta se alargue aún más surge la siguiente cuestión: ¿volverán los trabajadores a la oficina en masa una vez que termine la interrupción causada por la pandemia, o por el contrario el teletrabajo se convertirá en la nueva normalidad?

El teletrabajo ha ido en aumento durante décadas gracias a la disponibilidad de herramientas digitales de comunicación y colaboración que permiten al personal hacer su trabajo fuera de la oficina física. En los últimos años la tendencia se ha acelerado, gracias a una nueva generación de aplicaciones de chat en grupo centradas en las empresas, y a herramientas de videoconferencia más fiables y fáciles de usar que facilitan la conexión con los colegas y la productividad sin estar sentados en la misma oficina, o incluso en el mismo país.

Si bien las herramientas de trabajo a distancia serán una inversión necesaria para muchas organizaciones durante la crisis de Covid-19, los beneficios se sentirán mucho tiempo después

Entre 2005 y 2017, el trabajo a distancia aumentó en EEUU un 159%, según un análisis de los datos del censo y la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos realizado por FlexJobs y la empresa de investigación Global Workplace Analytics. Sin embargo, a pesar de los avances en la tecnología y el crecimiento constante de la adopción, los trabajadores remotos siguen siendo una minoría - sólo el 3,4% de la fuerza laboral (4,7 millones), según el estudio de FlexJobs.

Punto de inflexión

El brote de coronavirus ha cambiado notablemente la situación en las últimas semanas, ya que a los empleados de oficina de todo el mundo se les dice que realicen sus trabajos desde casa. Esto ha acelerado rápidamente la tendencia existente, ya que las empresas se apresuran a adoptar el trabajo a distancia a una escala más amplia que nunca antes.

"Decisiones que habrían sido debatidas una y otra vez sin cesar se están tomando ahora en días", comentaba Chris Rowley, profesor emérito de gestión de recursos humanos en la Escuela de Negocios Cass de la Universidad de Londres. "Esa es la naturaleza de las emergencias - el riesgo de la estasis de repente supera el riesgo del cambio".

"Decisiones que habrían sido debatidas una y otra vez sin cesar se están tomando ahora en días"

Una vez que se establezcan políticas de trabajo a distancia, la introducción de estas prácticas podría ser difícil de revertir. "Los cambios, a su vez, crearán su propio impulso - y la inercia - cuando se trate de volver a las prácticas anteriores", explicó Rowley. "Puede ser que muchas de las medidas de emergencia a corto plazo inducidas por el Covid-19 se conviertan en un accesorio de la vida organizativa".

Es cierto que no todos los empleados pueden realizar su trabajo de forma remota, pero para aquellos que si pueden, esta opción ofrece una variedad de beneficios, tanto para el personal como para los empleadores. Esto incluye una mayor flexibilidad, reducción de los desplazamientos, mayor retención del personal e incluso un aumento de la productividad. Aunque el trabajo a distancia no es adecuado para todo el mundo -el aislamiento de los compañeros puede ser un gran inconveniente de tener una oficina en casa, por ejemplo- muchos lo acogen con agrado. Según una encuesta de Glassdoor, el 67% de los empleados apoyaría la decisión de su empleador de obligar a los empleados a "trabajar desde casa indefinidamente" debido al brote de coronavirus.

La posibilidad del teletrabajo ofrece beneficios como una mayor flexibilidad, reducción de los desplazamientos, mayor retención del personal e incluso un aumento de la productividad

Otra de las cuestiones positivas a tener en cuenta según apuntaba Angela Ashenden, analista principal de CCS Insight, es la reducción de los costes de oficina podría ser una de las razones clave para que las empresas adopten el trabajo a distancia más ampliamente. "Hay una buena posibilidad de que muchas empresas vean la oportunidad de reducir sus costos de espacio de oficina a través de un apoyo más amplio para el trabajo a distancia a largo plazo". De hecho, el 74% de los directores financieros y líderes financieros que respondieron a una encuesta de Gartner del 30 de marzo dijeron que tenían la intención de trasladar al menos el 5% de sus empleados en el lugar a puestos remotos de forma permanente.

"La probabilidad de un regreso gradual al trabajo de oficina, con un período sostenido en el que algunos empleados regresen a la oficina de forma irregular, mientras que otros sigan trabajando desde casa debido al continuo distanciamiento social, significa que veremos un crecimiento en las estrategias de trabajo en caliente", señalaba Ashenden, refiriéndose a un sistema de tener varios empleados utilizando el mismo espacio de trabajo en diferentes momentos. "Esto será cada vez más normal para las empresas, que se darán cuenta de que sus oficinas no necesitan ser tan grandes y buscarán reducir su tamaño".

Según Gartner el 74% de los directores y líderes financieros tienen la intención de trasladar al menos el 5% de sus empleados en el lugar a puestos remotos de forma permanente

Según una encuesta de FlexJobs realizada a 7.300 trabajadores de EE.UU. en 2019, mostró que la forma más preferida de trabajar a distancia era la "totalmente remota" (76%), seguida de un horario "flexible" (72%), un horario "a tiempo parcial" (46%), un horario "alternativo" (45%) y el trabajo a distancia "parte del tiempo" (43%). 

Las empresas que se den cuenta de los beneficios del trabajo a distancia durante la crisis actual tendrán más probabilidades de continuar con él a largo plazo. "En términos de [la crisis de Covid-19] acelerar el movimiento, soy bastante optimista, pero creo que irá en una de dos direcciones",  indicó Foster de Zapier. "Las empresas con buenos sistemas de comunicación que ya están acostumbradas a utilizar cosas como el chat, los documentos y los sistemas de videoconferencia verán los beneficios de inmediato y tal vez trabajen más a distancia en el futuro". 

También es cierto que hay compañías que no tienen sistemas efectivos y en su lugar están improvisando en muchas áreas ahora mismo."Éstas van a tener dificultades con esta transición repentina. Están siendo empujados a un ambiente donde no tienen estructura".

"Para aquellos que anteriormente no apoyaban en absoluto el trabajo a distancia, es poco probable que veamos un cambio masivo a favor de seguir adelante"

El punto donde se encontraban las empresas antes de la crisis de Covid-19 en cuanto a la adopción del trabajo a distancia también es importante, comenta Ashenden de CCS Insight. "Para aquellos que anteriormente no apoyaban en absoluto el trabajo a distancia, es poco probable que veamos un cambio masivo a favor de seguir adelante". Esto se debe en parte al hecho de que, a pesar de los beneficios de poder conectar a los trabajadores virtualmente, una situación de crisis no necesariamente mostrará las prácticas de trabajo remoto de la mejor manera. Además, aunque el aumento de la productividad se cita a menudo como una de las ventajas del trabajo a distancia, la distracción de una pandemia mundial y el hecho de tener a otros miembros de la familia en casa podría dar lugar a una disminución de la productividad.

¿Cómo hacer que el trabajo a distancia funcione?

Es cierto que cambiar las interacciones físicas por la colaboración en línea puede ser un desafío para cualquier organización, pero hay dos aspectos fundamentales en las estrategias de trabajo a distancia: uno es tecnológico y el otro, posiblemente más importante, implica preparar a los trabajadores para un cambio significativo en su forma de trabajar. "El problema ha sido principalmente humano, no relacionado con la tecnología", explicó Lisa Pierce, vicepresidenta de investigación de Gartner.

La pregunta, segúnPierce, es cuán bien las prácticas y políticas de trabajo a distancia abordan algunos de los "problemas de las personas que han estado inhibiendo la adopción del teletrabajo". Esto significa atender las necesidades tanto de los empleados como de los directivos. "Hay que asegurarse de que tanto el puesto como el empleado son candidatos adecuados para el teletrabajo, y proporcionar las herramientas apropiadas al empleado - incluyendo el acceso a herramientas de colaboración."

"Para que el teletrabajo funcione hay que atender las necesidades tanto de los empleados como de los directivos"

También es importante asegurarse de que los gerentes se sientan cómodos con cualquier arreglo, dijo Pierce, y tengan acceso a las herramientas y la capacitación pertinentes para que puedan revisar el desempeño del empleado "en base a los resultados acordados, no al tiempo que el empleado esté en su escritorio". Es fundamental proporcionar a los trabajadores computadoras portátiles y otros dispositivos de hardware, mientras que las redes privadas virtuales (VPN) son también una necesidad para proporcionar un acceso seguro a los datos confidenciales. La conectividad también importa.

"Desde el punto de vista tecnológico, las empresas necesitan pensar estratégicamente en las herramientas que las personas necesitarán para trabajar en un escenario remoto - incluyendo computadoras portátiles y otro hardware, herramientas de colaboración basadas en la nube y también acceso a las principales aplicaciones empresariales - pero también es vital recordar que las personas necesitan tener una conectividad confiable para utilizar estas herramientas basadas en la nube", dijo Ashenden. "Para habilitar y apoyar el trabajo a distancia a escala, las empresas tendrán que tener políticas sobre cómo apoyar a los empleados que no tienen una buena conectividad".

Si bien las herramientas de trabajo a distancia serán una inversión necesaria para muchas organizaciones durante la crisis de Covid-19, los beneficios se sentirán mucho tiempo después. En este sentido, la respuesta de Covid-19 también representa una oportunidad para que muchas organizaciones modernicen la infraestructura y los procesos.