La gestión de gastos del empleado en la era del tiempo real

Esta toma de contacto de primera mano en la ciudad andaluza, que próximamente les llevará a Valencia y Bilbao, evidencia la imperiosa necesidad de ser más eficientes. Los encargados de conducir el coloquio, los principal analysts de IDG Research, Alberto Bellé y Fernando Maldonado, presentaron como punto de partida el escenario en el que las empresas han de desenvolverse en la actualidad.

“La incertidumbre está instalada en el mercado”, apuntó Maldonado, destacando cómo las tensiones inflacionistas incrementan los costes que no siempre se pueden repercutir en los clientes”. En este contexto, la clave pasa por ser eficientes. La gestión de los gastos del empleado es una parte crítica y a la vez compleja, pues varía cada mes e incluye variables como el IVA que pueden introducir dificultades adicionales. “Hay que actualizar constantemente la información financiera y se acortan las previsiones de costes” de tal manera, precisó Maldonado, “que en ocasiones los departamentos financieros no son capaces de seguir el ritmo”.

Apoyándose en el símil de las películas de animación, Bellé destacó el imperativo de la digitalización y, con ella, de la eliminación de buena parte de las tareas manuales que aun a día de hoy ralentizan la gestión. “Antiguamente las películas de animación se realizaban a mano, fotograma a fotograma; desde que se saltó a la animación por ordenador, eso es impensable y lo mismo debería suceder con la gestión de los gastos del empleado”. Es hora de sentarse y valorar si el grado de digitalización, específicamente en el departamento financiero, es el adecuado para la era del tiempo real.

La tiranía de la hoja de cálculo

En este desayuno de negocios compartieron mesa tanto empresas que desde hace meses utilizan las soluciones de Pleo para gestionar el gasto de sus empleados como otras que todavía siguen ancladas a la tiranía de los procesos manuales. Esta aproximación enriqueció extraordinariamente la puesta en común de problemáticas, inquietudes y posibles remedios. “La erosión que se produce en la relación entre los departamentos financieros y los empleados”, como lo definió Maldonado, se perfiló como un denominador común en todas las organizaciones. 

Esta circunstancia se produce independientemente de si la fuerza laboral está en constante movilidad o en un espacio de trabajo fijo. Así, del mismo modo que Darío Plaza, CTO de Animum Formación, explicó cómo “al final de mes nuestro equipo financiero rastrea y solicita las facturas pertinentes en base a los gastos reflejados en las hojas de cálculo”, Alicia Morales, responsable de Administración y Finanzas de El Gym Iberia, cuyos comerciales viajan constantemente subrayó la necesidad de haber tenido que implantar “unos procesos muy definidos de obligado cumplimiento, porque la empresa tiene una rápido crecimiento pero el departamento financiero no”.

En todos los casos, las hojas de cálculo se han convertido en la solución comodín de las empresas para abordar la gestión del gasto de sus empleados. “Dame una tabla de Excel y moveré el mundo”, bromeó Daniel J. Corral, CFO de Eulogio Rueda Distribución (ERFRI), para ilustrar la situación que se encontró cuando cogió las riendas de esta empresa familiar y “quise realizar la transición de cultura del Excel a otras alternativas”. 

Álvaro Dexeus, responsable de Pleo para el Sur de Europa, coincidió con los retratos de la realidad expuestos y afirmó que “el Excel es el mayor competidor que tenemos, más incluso que otras soluciones del mercado”. Desde su punto de vista, “hay muchas herramientas para digitalizar los recibos, pero les falta la integración con el ERP y ahí es donde hemos irrumpido”. 

La imprescindible integración con el ERP

Más allá del generalizado uso de las hojas de cálculo, la integración con los sistemas de gestión empresarial es uno de los principales problemas con los que los departamentos financieros se encuentran y por el que en muchas ocasiones están abocados a mantener procesos manuales que ralentizan su labor. Este es, precisamente, uno de los obstáculos con los que se encontró Daniel Serrano, CFO de Soho Hoteles, cuando comenzó a utilizar las soluciones de Pleo: “Necesitábamos que toda la información se volcara automáticamente en nuestro SAP pero no lo conseguíamos. Tras planteárselo a Pleo, en pocos meses estaba desarrollado”.

Conseguir este tipo de integraciones no está al alcance de cualquiera, pues como precisa Dexeus “no es solo que cada ERP precise una integración distinta, es que incluso con cada nueva versión del mismo ERP se requiere”. A pesar de ello, Pleo cubre los principales sistemas del mercado, habiendo recurrido “a una API abierta para simplificarlo de cara a futuras actualizaciones”. En este sentido, Belén Postigo, responsable de Gestión de Gastos Comerciales en el departamento de Administración de Tour Diez Travel, se felicita, pues “no sólo se trata de facilitar el trabajo al usuario final [fuerza comercial], sino también administrativamente”.  

Problemas habituales

La eliminación de dotar a cada empleado de una tarjeta de débito es otra ventaja. Daniel Serrano de Soho Hoteles recuerda “cómo pedir tarjetas al banco era un auténtico dolor de cabeza, además de ralentizar mucho la operativa”. Al tratarse de tarjetas de crédito virtuales que se descargan en el móvil, la solución de Pleo ha eliminado esta traba. Cada empleado dispone de su propia tarjeta, con límites y recargas personalizables desde el departamento financiero. 

Este planteamiento resuelve una de las inquietudes expresadas por Darío Plaza de Animum Formación, en relación al “control del gasto por presupuesto, dado que en cada área tenemos un centro de coste y ahí es donde se plantea el uso de Excel”. No sólo es posible asignar límites customizables a cada tarjeta sino que, como precisa Postigo, “nosotros hemos programado alarmas automáticas para advertirnos de que se está agotando el crédito”. 

Los beneficios de soluciones como las de Pleo se extienden también al mundo de la asesoría, tal y como apuntó la directora de Comunicación de Muñoz Zurita Asesoría al conocer sus prestaciones. “Seguimos padeciendo los envíos en papel de cientos de facturas el último día de plazo por parte de los clientes y este tipo de soluciones podrían eficientar mucho todo el proceso”, apuntó. 

De lo comentado durante el coloquio, Maldonado señaló que, “como estamos viendo también en el estudio que estamos realizando, la principal ventaja que se percibe es el ahorro de tiempo, el que reduce el departamento financiero en gestión, pero también en la parte del empleado; ese es su gran valor”. La digitalización ha llevado a un cambio de paradigma en la que, “dejamos de dedicar tiempo a tareas rutinarias que no aportan valor y nos enfocamos en una gestión más proactiva, se acabaron los análisis post-mortem, es el momento de la anticipación”, concluyó el analista de IDG Research.

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