Los retos del portal empresarial

En el actual panorama empresarial, donde la mayor parte de la inversión en Tecnologías de la Información está sometida a un fuerte escrutinio, la tecnología de portales empresariales es uno de los gastos que logra el visto bueno debido a sus probadas capacidades para mejorar la eficacia, reducir costes e incrementar los ingresos.

Según la firma AMR Research, el 42% de las empresas tienen un presupuesto para desarrollar un entorno de portal. Los analistas de META Group sugieren que el 85% de las grandes y medianas empresas habrán implementado portales corporativos en el año 2003, a diferencia del 20% de hoy en día. Por su parte, Gartner Group estima que el mercado de portales empresariales experimentará un fuerte crecimiento, pasando de los 30 millones de dólares obtenidos por la venta de licencias registrados en 1998 a 1.750 millones de dólares en el año 2005. Sin embargo, a medida que las organizaciones continúan incorporando sus funciones de negocio críticas al mundo online, uno de los mayores obstáculos con el que se encuentran es reunir la información de distintas bases de datos y aplicaciones, que normalmente operan en distintas plataformas. Con este reto en mente, los portales empresariales se están convirtiendo en la fuente de información clave para los clientes, partners y empleados de una compañía.
La tecnología de portales web ha recorrido un largo camino y las organizaciones necesitan sentarse y tomar nota de su potencial. En muchos casos, los portales todavía se perciben como una mera colección de cajas o iconos en la pantalla del ordenador- ventanas inconexas que contienen contenidos dispersos e hiperenlances a varios sitios web. A pesar de ser algo revolucionario, el portal ha sido considerado desde un punto de vista conceptual. Esta información relativamente estática- información de producto, detalles sobre la relación con los inversores, biografías de ejecutivos, mapas de localización, etc., - y ofrece poco conocimiento de negocio para el usuario.

Consolidar la información y las aplicaciones
La correcta definición de portal empresarial se refiere a un entorno tecnológico que permite a los usuarios- entre los que podemos incluir a empleados, partners, proveedores o clientes- acceder al conocimiento empresarial, datos y servicios bajo demanda, desde un único interfaz web, en modo de autoservicio. Los portales, para ser realmente efectivos, deben incluir funcionalidades como la publicación de contenidos y documentos, motores de búsqueda y workflow que automaticen los procesos de negocio, colaboración en tiempo real y asíncrona, control de acceso y capacidades de integración que permitan a los usuarios utilizar dispositivos inalámbricos para acceder a las aplicaciones y recursos de datos, incluyendo aplicaciones para mainframe, cliente/servidor, Windows o web.
Los portales avanzados también incluyen personalización contextual, para que los contenidos puedan personalizarse no sólo según el rol del usuario sino también el contexto de la interacción, y gestión de contenidos, para permitir a las empresas estructurar y etiquetar contenidos para su agregación, presentación y análisis a través del portal.
El reto de la tecnología de portales empresariales hoy en día es ofrecer todos estos beneficios, de forma que los usuarios puedan utilizarlos para hacer mejores negocios y desempeñar más eficazmente sus tareas. Sin embargo, este reto todavía es grande: según IDC, las empresas están generando más de 20 millones de páginas de contenidos web al día. Debido a que aproximadamente el 85% de los datos en las web son desestructurados, IDC ha estimado que las compañías de la lista Fortune 1000 gastarán 7,5 billones de dólares esta año debido a las dificultades para acceder a la información.

Hacia una única fuente de integración
El verdadero objetivo de los portales empresariales es ofrecer una única fuente de presentación visual consolidada, impulsada por una combinación de los activos de información existentes y las inversiones en infraestructura TI. El valor de la tecnología de portales web ha evolucionado, ya no sólo se trata de facilitar información, sino de suministrar servicios que conecten a las personas con el contenido, a través de aplicaciones integradas. Por ejemplo, un solo clic de ratón puede poner en marcha toda una serie de actividades, desde la autentificación del control de créditos hasta el procesamiento de los pedidos o el envío. Esto permite a los clientes, socios de negocio y empleados ver lo que está pasando con las transacciones empresariales en tiempo real. Las principales mejoras en la tecnología de portales, incluyendo el software de integración que une el portal con los sistemas back end, ofrecen a los usuarios un único punto de acceso personalizado a los múltiples tipos de información, desde cualquier dispositivo, incluso inalámbrico. Estos avances cumplen uno de los principales objetivos de las empresas que hacen negocios a través de la web- hacer que la información relevante esté disponible para los empleados, socios y clientes, y obtener un beneficio de este proceso.
La evolución de los portales web hacia un único punto de acceso para la colaboración en el comercio electrónico y para albergar otra serie de servicios empresariales, depende de un número de factores como una distribución personalizada de contenidos y aplicaciones, la existencia de servicios de colaboración en tiempo real (mensajería instantánea, áreas de discusión, calendarios de grupo, seguimiento de tareas y bibliotecas de documentos compartidas), de aplicaciones integradas, es decir que se unan las aplicaciones empresariales, contenidos sindicados, sitios web, correo electrónico e integración de workflow, etc y, finalmente, que haya estándares abiertos y no propietarios (java, XML, Linux) que permitan que las empresas se conecten de forma fácil y flexible.
El siguiente paso es ampliar el alcance del portal y mejorar el contexto en el que la información se utiliza, al integrar tecnologías basadas en la ubicación y notificación inteligente en el portal. Con el crecimiento de los dispositivos móviles, el suministro de este valor es posible, permitiendo conectar con los servicios del portal y la comunidad virtual en cualquier momento y lugar, utilizando el dispositivo que el usuario elija.
Nos encontramos todavía en las primeras etapas de la tecnología para portales. El éxito futuro será construido sobre la evolución desde el suministro de información personalizada, a la integración más específica con los procesos dinámicos de máquina a máquina. Las compañías que encuentren formas rentables para hacer esto, serán las ganadoras, aprovechando el potencial real de los portales web.

El futuro
A medida que el portal corporativo se convierte en la nueva “cara” de la organización en una creciente proporción de las interacciones empresariales, la personalización será la fuente más consistente del valor del cliente. Se tratará de un tipo de personalización mucho más sofisticada que la soportada por las tecnologías de portales de primera generación. Los futuros portales corporativos desplegarán porciones de datos relevantes adaptados a cada necesidad, funcionalidad de aplicaciones, e interacción de procesos para sobrecargar