Portales corporativos, eje de la organización del siglo XXI
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Nadie duda de que la información es el principal valor de las empresas. Es por ello, que la mayor preocupación radique en cómo tenerla organizada y distribuida de la mejor manera a lo largo de toda la organización. Todas las propuestas tecnológicas apuntan al portal corporativo como la mejor solución. A pesar de que las previsiones de IDC en este área estiman un crecimiento anual superior al 40% hasta 2006, todavía existen algunos obstáculos como la integración y el elevado coste de implantación que frenan la consolidación del portal corporativo en la empresa.
Los empleados requieren una información mucho más efectiva. Según los analistas, más de la mitad de los empleados están insatisfechos o se muestran indiferentes con la actividad de comunicación de la compañía.
En aras a incrementar la eficiencia de la comunicación con los empleados surge la necesidad del portal corporativo, el cual permite una comunicación más efectiva a los empleados. Para José López Parada, director general de HRM Ross Systems, “el portal es un elemento que sigue la vida de la organización y no da la espalda a la realidad de la misma”.
Por otra parte, el portal permite afrontar una etapa de modernización y dinaminización de la empresa, ya que incrementa la eficiencia de tiempo de los empleados, mejora la capacidad de reacción ante los nuevos retos, y sobre todo, permite una transformación del conocimiento personal del empleado al global de la organización, estableciendo una mayor interacción entre directivos y empleados. Todo portal corporativo debe responder, según López Parada, “a un punto en la red que sirva como puerta de entrada del empleado a un conjunto de servicios, recursos y contenidos, proporcionando un entorno de trabajo más eficaz que aumenta el valor de los empleados”.
“Todos ganan”
En cuanto a los beneficios que reportan al empleado un portal corporativo López Parada enumera, entre otros, una mayor simplificación de los procesos, aceleración de gestiones, aumento de flexibilidad, independencia y ahorro de tiempo, mejor acceso a la información, accesos a servicios únicos para cada profesional, personalización de la oferta de productos y servicios. Asimismo, la implantación del portal corporativo permitirá a la empresa reducir los tiempos de operación y de costes, mejorar la comunicación corporativa y se favorece la función estratégica del empleado al incidir en su formación. Para López Parada, “el portal corporativo favorece a todos”, por un lado, la empresa se libra de tareas que no crean valor, y por otra parte, el empleado progresa en flexibilidad, autonomía e iniciativa. De hecho, según señalan David Gurumeta, director de preventa de Meta 4, “el portal permitirá evolucionar hacia una función de RR.HH más estratégica, simplifica y automatiza los procesos administrativos e incrementa la eficiencia y la productividad de la empresa”.
Contenido contextualizado
“El contenido del portal debe ser algo más que información”, explica Antonio Marco, responsable de ventas de soluciones de HCM y Portales de SAP. El portal, desde un punto de vista del contenido, debe estar contextualizado a las necesidades del empleado concreto y a su rol dentro de la organización. “Debemos tener en cuenta que proporciona contenido para la toma de decisiones”, afirma Marco.
Es por ello que existen tres tipos de contenido. Uno de carácter general para cualquier usuario o empleado, otro para mandos intermedios, y un tercero para especialista concretos. Dentro del contenido del portal más generalista sobresale, cada vez más, el autoservicio. “Lo que se busca es delegar funciones del departamento de recursos humanos en el empleado”, subraya Marco. Con ello, el empleado tendrá un mayor control de sus datos, lo que conllevará una mayor satisfacción del mismo, así como una mayor implicación en el devenir de la compañía. Por su parte, el contenido del portal dirigido a un mando intermedio se apoya en un acceso a la información de cada uno de los empleados que tiene bajo su responsabilidad, así como de permitir una planificación de los presupuestos y de la preselección de personal.
Revitalizar la tecnología
“El portal es una nueva tecnología y lo único que debemos hacer es canalizar lo que ya existe”, afirma Aníbal González, responsable de desarrollo de negocio de soluciones de gestión de la información de Computer Associates. Ante un esfuerzo ya realizado por las organizaciones para crear una infraestructura de gestión de su información, el siguiente paso es tratar dinamizarlas, haciéndolas más colaborativas, mas comunicativas y accesibles. “Debemos revitalizar los sistemas que ya existían y buscar nuevas maneras de presentar la información a los empleados, para que de esta forma, estos puedan aprovechar mejor su tiempo, tomar mejor sus decisiones”, subraya González.
El objetivo es crear un acceso rápido a los contenidos, así como una personalización de los mismos. Para ello, las nuevas funcionalidades de los portales deberán incluir servicios de buscador, nuevos módulos de colaboración, soporte wireless, integración de aplicaciones, administración centralizada y componentes de seguridad, entre otros. El objetivo último es la búsqueda de mecanismos que permitan que la información vaya allí donde esté el usuario. Una despliegue de la información de manera inteligente, “donde se ofrezca la información correcta a la persona correcta en el momento adecuado y de la manera más apropiada”, explica González.
Capital humano intelectual
Además del consabido concepto de capital humano, las empresas se han dado cuenta de que tienen un activo mucho más importante que la persona física, “su conocimiento”, subraya Gurumeta.
Con ello, el portal corporativo debe convertirse en un punto único y personalizado donde no sólo se tenga acceso a aplicaciones, procesos de negocio y servicios sino sobre todo a información y conocimiento. “Lo que se busca es que el empleado tenga una mayor conocimiento del enfoque del negocio, de hecho se intenta aglutinar cualquier tarea relacionada con la persona dentro del propio portal”, afirma David Gurumeta.
Cambio en los hábitos
Si bien la satisfacción del empleado con la puesta en marcha de un portal corporativo se ve incrementada, por otra parte el departamento de recursos humanos percibe un cambio en sus quehaceres, “que no tiene por qué restarle tareas sino más bien dotar a sus funciones de un mayor valor añadido”, explica López Parada. Además si cabe, la responsabilidad del departamento de recursos humanos se incrementa cuando debe ser él quien lidere el desarrollo del portal corporativo.
Los empleados requieren una información mucho más efectiva. Según los analistas, más de la mitad de los empleados están insatisfechos o se muestran indiferentes con la actividad de comunicación de la compañía.
En aras a incrementar la eficiencia de la comunicación con los empleados surge la necesidad del portal corporativo, el cual permite una comunicación más efectiva a los empleados. Para José López Parada, director general de HRM Ross Systems, “el portal es un elemento que sigue la vida de la organización y no da la espalda a la realidad de la misma”.
Por otra parte, el portal permite afrontar una etapa de modernización y dinaminización de la empresa, ya que incrementa la eficiencia de tiempo de los empleados, mejora la capacidad de reacción ante los nuevos retos, y sobre todo, permite una transformación del conocimiento personal del empleado al global de la organización, estableciendo una mayor interacción entre directivos y empleados. Todo portal corporativo debe responder, según López Parada, “a un punto en la red que sirva como puerta de entrada del empleado a un conjunto de servicios, recursos y contenidos, proporcionando un entorno de trabajo más eficaz que aumenta el valor de los empleados”.
“Todos ganan”
En cuanto a los beneficios que reportan al empleado un portal corporativo López Parada enumera, entre otros, una mayor simplificación de los procesos, aceleración de gestiones, aumento de flexibilidad, independencia y ahorro de tiempo, mejor acceso a la información, accesos a servicios únicos para cada profesional, personalización de la oferta de productos y servicios. Asimismo, la implantación del portal corporativo permitirá a la empresa reducir los tiempos de operación y de costes, mejorar la comunicación corporativa y se favorece la función estratégica del empleado al incidir en su formación. Para López Parada, “el portal corporativo favorece a todos”, por un lado, la empresa se libra de tareas que no crean valor, y por otra parte, el empleado progresa en flexibilidad, autonomía e iniciativa. De hecho, según señalan David Gurumeta, director de preventa de Meta 4, “el portal permitirá evolucionar hacia una función de RR.HH más estratégica, simplifica y automatiza los procesos administrativos e incrementa la eficiencia y la productividad de la empresa”.
Contenido contextualizado
“El contenido del portal debe ser algo más que información”, explica Antonio Marco, responsable de ventas de soluciones de HCM y Portales de SAP. El portal, desde un punto de vista del contenido, debe estar contextualizado a las necesidades del empleado concreto y a su rol dentro de la organización. “Debemos tener en cuenta que proporciona contenido para la toma de decisiones”, afirma Marco.
Es por ello que existen tres tipos de contenido. Uno de carácter general para cualquier usuario o empleado, otro para mandos intermedios, y un tercero para especialista concretos. Dentro del contenido del portal más generalista sobresale, cada vez más, el autoservicio. “Lo que se busca es delegar funciones del departamento de recursos humanos en el empleado”, subraya Marco. Con ello, el empleado tendrá un mayor control de sus datos, lo que conllevará una mayor satisfacción del mismo, así como una mayor implicación en el devenir de la compañía. Por su parte, el contenido del portal dirigido a un mando intermedio se apoya en un acceso a la información de cada uno de los empleados que tiene bajo su responsabilidad, así como de permitir una planificación de los presupuestos y de la preselección de personal.
Revitalizar la tecnología
“El portal es una nueva tecnología y lo único que debemos hacer es canalizar lo que ya existe”, afirma Aníbal González, responsable de desarrollo de negocio de soluciones de gestión de la información de Computer Associates. Ante un esfuerzo ya realizado por las organizaciones para crear una infraestructura de gestión de su información, el siguiente paso es tratar dinamizarlas, haciéndolas más colaborativas, mas comunicativas y accesibles. “Debemos revitalizar los sistemas que ya existían y buscar nuevas maneras de presentar la información a los empleados, para que de esta forma, estos puedan aprovechar mejor su tiempo, tomar mejor sus decisiones”, subraya González.
El objetivo es crear un acceso rápido a los contenidos, así como una personalización de los mismos. Para ello, las nuevas funcionalidades de los portales deberán incluir servicios de buscador, nuevos módulos de colaboración, soporte wireless, integración de aplicaciones, administración centralizada y componentes de seguridad, entre otros. El objetivo último es la búsqueda de mecanismos que permitan que la información vaya allí donde esté el usuario. Una despliegue de la información de manera inteligente, “donde se ofrezca la información correcta a la persona correcta en el momento adecuado y de la manera más apropiada”, explica González.
Capital humano intelectual
Además del consabido concepto de capital humano, las empresas se han dado cuenta de que tienen un activo mucho más importante que la persona física, “su conocimiento”, subraya Gurumeta.
Con ello, el portal corporativo debe convertirse en un punto único y personalizado donde no sólo se tenga acceso a aplicaciones, procesos de negocio y servicios sino sobre todo a información y conocimiento. “Lo que se busca es que el empleado tenga una mayor conocimiento del enfoque del negocio, de hecho se intenta aglutinar cualquier tarea relacionada con la persona dentro del propio portal”, afirma David Gurumeta.
Cambio en los hábitos
Si bien la satisfacción del empleado con la puesta en marcha de un portal corporativo se ve incrementada, por otra parte el departamento de recursos humanos percibe un cambio en sus quehaceres, “que no tiene por qué restarle tareas sino más bien dotar a sus funciones de un mayor valor añadido”, explica López Parada. Además si cabe, la responsabilidad del departamento de recursos humanos se incrementa cuando debe ser él quien lidere el desarrollo del portal corporativo.
