Portales empresariales: el futuro ya está aquí

El auge de los portales empresariales en estos momentos de crisis de la tecnología sólo puede entenderse por el aumento de productividad que consiguen. Su punto de partida resulta tan evidente como atractivo: se trata de dar un gran poder de decisión y ejecución a quienes están cerca de los problemas y oportunidades de negocio de la empresa. Mediante un único punto de acceso y una única password, los empleados acceden a través de un cuadro de mando propio de su puesto de trabajo a todas las aplicaciones propias de su función (ventas, compras, producción, etc.).
Obviamente, para las funciones más complejas (desde la elaboración de propuestas comerciales hasta la asesoría interna) una buena gestión de contenidos permite acceder a toda la información disponible en la empresa sobre ese particular y conocer quién es el experto o especialista en cada área de producto. La necesidad de información requiere de una rutina de colaboración entre equipos que se consigue, además de por el estilo de dirección adecuado, mediante las tecnologías idóneas que nos permiten compartir internamente toda nuestra documentación, nuestra agenda, nuestras tareas e incluso nuestras opiniones profesionales sobre cualquier tema de trabajo.

Un mundo de beneficios añadidos
Son muchos y muy variados los beneficios tangibles de un portal empresarial de empleado. Entre ellos cabe resaltar la disminución drástica de los costes en el desarrollo de aplicaciones internas, la reducción de costes de almacenamiento y red asociados a la distribución de correos electrónicos con voluminosos ficheros adjuntos, así como los ahorros en los costes de administración de la intranet. Tampoco debemos perder de vista el recorte, mediante interfaces homogéneas y sencillas, de los costes de formación en aplicaciones complejas, la disminución de llamadas al centro de ayuda o departamentos de soporte, la posibilidad de trabajar de forma permanente en equipo y, en definitiva, un aumento de la productividad por disponer de forma directa de toda la información necesaria para operar y tomar decisiones.
En cuanto a los valores obtenidos de retorno a la inversión (ROI) los resultados son muy variables dependiendo de la empresa. En los tiempos que corren debe recomendarse que la gestión del proyecto contemple el establecimiento de una métrica de la rentabilidad y un control periódico de la consecución de los beneficios empresariales que se persiguen. Como referencia, puede lograrse un ROI del 80% en un año para una empresa de 4.000 empleados en un proyecto correctamente ejecutado. Existen, ciertamente, unas condiciones mínimas de economía de escala en este proceso que estoy describiendo aquí: se requiere al menos una masa crítica de 300 trabajadores de “cuello blanco” para sacar pleno partido a toda la funcionalidad de un portal corporativo. En todo caso, lo importante es concretar objetivos y plazos para cualquier iniciativa de reducción de costes. Por ejemplo: verificar la reducción en un 30% del almacenamiento de correo electrónico, promedio de usuario en un plazo de dos meses, porque se implanta el uso de la publicación en el portal de ficheros voluminosos. El logro de estos resultados debería negociarse con el equipo de proyecto o con empresa consultora como un entregable más.

¿Por qué herramienta decantarse?
A la hora de acometer el proyecto deben buscarse las herramientas adecuadas analizando cuál es la situación de los principales proveedores. Resulta evidente que los portales empresariales, los “escritorios de segunda generación”, han desencadenado entre los fabricantes una guerra sin cuartel. Todos los jugadores del sector (fabricantes de nicho especializados en tecnología portal, fabricantes de ERP y empresas con plataformas completas de desarrollo e-business J2EE ó .NET) se dan cuenta de la importancia de este mercado y del poder de influencia que tiene sobre los clientes para la venta de otros productos software.
Desde el punto de vista de los clientes resulta sorprendente no disponer de un marco suficientemente abierto de componentes para un proyecto de esta naturaleza. Si bien es cierto que es posible elegir de modo multifabricante el directorio de seguridad, el servidor web y el servidor http, el fabricante del servidor del portal tiene que ser en muchos casos el mismo que el del servidor de aplicaciones. ¿Miedo a la libertad? Un proyecto exitoso de portal corporativo dispara y consolida dentro de la organización al menos seis proyectos: clave de paso único, gestión de contenidos, colaboración avanzada, acceso sencillo e integrado a aplicaciones críticas de gestión, funciones de comunicación y autoservicio de empleado, incluyendo el e-Learning.
Desde luego, es muy importante implantar estos proyectos de forma ordenada justificando la rentabilidad y facilidad de ejecución con realismo. Una empresa española del año 2002 debería tener resultados tangibles en tres meses. Quedan atrás los proyectos e-business faraónicos del año 2000. Los proyectos tecnológicos requieren hoy, más que nunca, de un liderazgo empresarial en su diseño y ejecución.

Mariano Chiva de Agustín, Director de Desarrollo de Negocio de Montejava