TCO: Coste de Propiedad Total

En los últimos tiempos, las opiniones y comentarios sobre el Coste de Propiedad Total o TCO (Total Cost of Ownership) de los ordenadores han sido frecuentes, y por buenos motivos. Diversos estudios han demostrado que el coste de adquirir y ofrecer soporte técnico para un sistema desktop puede suponer una cantidad anual de dinero muy elevada. Aunque el énfasis en el TCO parece haber pasado, está claro que la preocupación por el coste y rentabilidad de las Tecnologías de la Información será una constante durante los próximos años.

Muchos centros de proceso de sistemas de información no piensan en términos TCO, y algunos ni siquiera saben cuál es el TCO en su caso concreto. No obstante, eso no significa que el coste de los sistemas desktop no sea un problema muy importante en esas compañías, ni que no hayan adoptado medidas agresivas y con éxito para controlarlo.
Para poder controlar los costes, una buena estrategia es dividir el TCO en cuatro partes:
• Análisis de requerimientos y cálculo de pedidos: El objetivo es establecer una lista de opciones de estándares muy corta.
• Aprovisionamiento e instalación: Debe establecerse un proceso de adquisición rápido para artículos contenidos en la "lista abreviada de opciones estándar", creando al mismo tiempo un procedimiento riguroso para la compra de artículos no estándar. También puede recurrirse al outsourcing para una gran parte del proceso de adquisición de PCs.
• Reparaciones y help-desk: El mayor ahorro se deriva de encargar esas funciones a una empresa de outsourcing.
• Movimientos/adiciones/cambios: Soluciones como Systems Management Server de Microsoft para gestión desktop remota, eliminan la necesidad de visitar cada PC para realizar los cambios de software necesarios. También resulta más económico a largo plazo adquirir sistemas altamente configurados desde el principio, en lugar de adquirir máquinas con una configuración mínima y que requerirán posteriormente dos o tres upgrades.
• Renovación/sustitución: Conviene estudiar alternativas a la adquisición tradicional.
Una buena idea para controlar el TCO es que todos los usuarios tengan unidades de discos duros locales configuradas de manera idéntica, y los datos de los usuarios se almacenen en servidores de red. Además, hay que tener en cuenta que la distribución del software debe estar totalmente automatizada, y un agente de software remoto debe permitir la detección y corrección de fallos desde el help desk. Para ayudar a mantener esta estandarización -y evitar posibles virus- algunas compañías han optado por algo muy drástico: suprimir de sus sistemas desktop todas las unidades de disquetes. Aunque la supresión de las unidades de discos "floppy" suele ser muy impopular al principio, ya que estamos hablando de eliminar algo que esta contemplado como un habito, la larga los usuarios valoran la rápida resolución de problemas que es posible gracias a unos estándares estrictos.